电子档案单套制背后的电子文件管理思想转变.docVIP

电子档案“单套制”背后的电子文件管 理思想转变 沈欣瑜 上海大学图书情报档案系 电子档案正面临从“双套制”向“单套制”的转变，这一转变对电子文件管理 工作有着深刻的影响。电子档案“单套制”的推广不仅需要管理技术的支持，还 亟须组织机构和档案部门转变自身的电子文件管理思想。在电子文件归档走向 “单套制”的路上，电子文件的认识、电子文件的理念和电子文件的归档都在发 生着改变。 关键词： 单套制;电子档案;电子文件;电子文件管理;双套制; 2017-08-19 Shift in Electronic Records Management Thoughts behind Electronic Archives’ Single—Set System Shen Xinyu Abstract： Electronic archives are facing the transition from double-sets” to single-set and this change has a profound impact on electronic record management. The promotion of single-set electronic archive system not only requires technical support, but also needs organizations and archivists to change their ideas for electronic document management. As the electronic record archiving on the road to “single—set” ， the understanding of the electronic record, management of electronic record and archiving of electronic record are all changing. Keyword： single-set system; electronic archive; electronic record; electronic record management; double-sets system; Received： 2017-08-19 前目 2016年国家档案局在《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到，在有 条件的部门开展电子档案单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、 单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点m。这一提法改变了长期以来电子文 件管理中同时保存纸质和电子两份不同载体档案的做法，预示着电子文件管理 工作中即将发生的重要改变。目前，电子档案的“单套制”管理己在上海浦东自 贸区成功试点，正在以可见的速度向外推广。不同于过去的“双套制”保存方法, 这种新的保存策略尽管已在实践屮初露失角，但与之对应的理论研宄却显得极 为贫乏。显然，“单套制”的改变并不只是在于减去一份纸质文件，与此同时还 有许多关于电子文件的多出来的要去完成。笔者认为，电子档案“单套制”保存 的背后牵涉到整个电子文件管理工作，为了少去归档过程中纸质档案的保存与 管理，在此之前的全过程都应当相应地做出调整和改变。基于这点考虑，在“单 套制”的起步阶段，极有必要对这一改变背后的电子文件管理思想变迁进行分 析。 1研宄背景 电子档案“单套制”是指对于由电子设备生成的电子文件，在进行归档吋只保 存电子档案，而不再生成和保存纸质档案的归档制度。在我国电子文件管理发展 了 20多年以后，这种制度才刚开始崭露尖角，并且在社会发展和科技进步的推 动下有望成为未来电子文件归档的趋势。通过对比原有的“双套制”所受到的争 议，分析“单套制”推行背景，并简要介绍“单套制”的建设现状，有利于我 们认识和把握本文研究“单套制”管理思想转变问题的基本背景。 1.1电子档案“双套制”受到争议。 长久以来，我国电子文件管理工作中同时归档纸质和电子两套档案，即所谓的 “双套制”。2003年，国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》中规定：电子 公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原 电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联m。由于“电子档案法律地 位尚未确立及其长期可存取性尚没有技术保证” UL “双套制”多年来在我国 被广泛践行，己经积累了较多的理论研宄和实践基础。目前电子文件“双套制” 基本已经全部覆盖了全W档案事业，2016年全国47家副省级市以上档案馆以及 一大批地、县级档案馆完成了异地异质备份工作￡11。同时学界对于“双套制” 的探讨也始终没有间断，2002年彭坚认为“双