文件跟进管理规定QW-PZ-006-008.doc

文件跟进管理规定 文件编号： MJWY/QW-PZ-006-008 修改版号： 0/A 页号： 第 1 页 共 2 页 1．0 目的 跟进公司下发通知、制度、会议纪要等文件执行、落实情况，履行品质部监督、督促和检查职能，达到公司上传、下达的各项任务、要求得到严格执行。 2．0 适用范围 公司下发的通知、制度、会议纪要及各项目向公司递交的工作计划、工作汇报等文件。 3．0 职责 3.1 品质部负责人负责确定文件跟进责任人、跟进内容和跟进注意事项。 3.2 文件跟进责任人负责全程跟踪文件内容执行情况，监督、督促执行部门、执行人完成 工作，并给与应有的指导。 3.3 品质部文件管理人员负责跟进记录的登记、发放和该项工作完成后的文件存档工作。 4．0 控制程序 4．1 品质部文件管理人员在收到公司总经理签发、批示的文件，或各项目向公司递交的工 作计划、汇报、方案等文件后，递品质部负责人审阅，确定是否需要跟进和传阅。 4．2 品质部负责人在收到文件管理人员递来的相关文件后，在两个工作日对文件如何处理 做出批示，对需跟进的文件需提出跟进“主要内容”和“跟进事项”。 4．3 文件管理员接到批示后，做好《公司文件跟进记录》编号，编号为PZGJ+年号+三位 数流水号，登记后递跟进责任人签收开始跟进工作。 4．4 文件跟进责任人在接到“跟进文件”和《公司文件跟进记录》表后，详细阅读文件内 容和《公司文件跟进文件》要求，如有不清晰或不明白之处，及时向品质部责任人请 示，确保按管理者意图跟进工作。 4．5 文件跟进责任人对文件内容如有不明之处，要及时向文件拟定部门相关责任人了解情 况，确保清楚掌握文件意图，以防跟进过程中产生误解，误引导文件执行部门、执行 人。 4．6 在跟进过程中，执行部门、执行人如需品质部协调处理或给予指导。跟进责任人要积 极配合和协调，超出能力范围的及时向上级请示，根据上级的指示开展工作。 文件跟进管理规定 文件编号： MJWY/QW-PZ-006-008 修改版号： 0/A 页号： 第 2 页 共 2 页 4．7 若文件执行部门、执行人在完成工作过程中，有执行不得力现象，跟进责任人要及时 提醒和督促，如不能得到有效改善，可向文件执行部门或执行人主管上级提出，要求 督促执行。 4．8 文件跟进过程中及时做好跟进记录，便于追索和了解跟进过程。 4．9 文件跟进责任人可通过电话、面谈、工作联系函等形式跟进工作。 4．10 无特殊缘由未能按公司要求完成文件执行工作，文件跟进责任人有权向公司提出处理建议。 4．11 文件跟进责任人要恰当掌握跟进力度，引导文件执行部门、执行人自觉按文件要求完成工作，促使文件执行责任人提高执行力。 4．12 文件执行结束后总结“跟进结果”，阐明执行大致经过，得出执行结果是否达到公司意图。 4．13 文件跟进结束后将文件文本和《公司文件跟进记录》表递品质部文件管理人员。 4．14 文件管理人员在接到《公司文件跟进记录》后，要审核记录过程是否清晰或缺项情况，如有问题要求跟进责任人修改和完善，确定无误后递品质部负责人“审核”。 4．15 品质部负责人在接到已完成的《公司文件跟进记录》后，在1个工作日内完成审核， 递回品质部文件管理员。 4．16 品质部文件管理员将经审核的《公司文件跟进记录》递品质部主管领导“审阅”，待审阅后存档。 5．0 相关支持文件 5．1 《文件记录控制程序》 5．2 《公司绩效考核管理规定》 5．3 《公司奖惩制度》 6．0 相关质量记录 6.1 公司文件跟进记录 MJ/QR-PZ-015 6.2 公司文件跟进记录一览表 MJ/QR-PZ-016