安排会议演示课件.pptVIP

教学策划 教学内容:了解会议概念、会议的类型和功能; 掌握会议工作的任务和原则; 熟悉会前的准备工作; 熟悉会中的组织、服务工作; 熟悉会后的善后工作. 教学重点: 熟悉会前、会中、会后各环节的 工作内容及要求。 教学难点：各种会议及活动的筹备方案和组 　　　　　 织工作。 一、引言 会议： 1、有组织、有领导地召集人们商议事情的集会 2、还可以指：一种组织、一种机构 。 二、会议的类型和功能 （一）会议类型 1、按会议的规模分： 小型会议：三五人——数十人。 中型会议：一百人—— 一千人。 大型会议：一千人以上。 2、按会议的性质分： 规定性会议（也叫法定性会议）。 日常性会议。 专业性会议（也叫业务性会议）。 纪念性会议。 座谈性会议。 3、按会议的形式分： 集中性会议 分散性会议 4、按会议的时间特征分： 定期性会议（也叫例行性会议）： 不定期性会议 视频会议与传统会议形式的比较： 1、减轻地方负责人出席多个会议的压力，减少与会者离开岗位对工作的影响； 2、降低差旅成本和会议开支； 3、让更多的人员出席会议，减少了会议精神的传达失真度，增进了会议的效力； 4、方便地方部门邀请高级领导远程出席会议和视频讲；  5、视频会议不能完全取代传统会议形式，但可作为一个有效的补充形式。 （二）会议的功能 1、决策功能。 2、指挥功能。 3、沟通功能。 4、协调功能。 5、动员功能。 6、显示功能。 三、会议工作的任务和原则 （一）会议工作的任务 会议的组织工作、文书工作、组织联络工作、后勤服务工作、接待服务工作、选举工作。 （二）会议工作的原则 1、充分准备。 2、严密组织。 3、周到服务。 4、勤俭节约。 5、安全保密。 6、提高效率。 （二）组建会议机构2 接待组——编制接送计划、迎接礼仪、剪彩礼仪、安排文化娱乐等。 后勤组——负责会议票证准备、会间食宿、用车、生活用品供应、返程票购买等。 组织组——负责与会人员编组、签到、代表选举、代表资格审查等。 保卫组——负责重要会议的安全与保密工作。 （三）发送会议通知 书面通知：便函、通知 电话通知： 当面通知： 要求：及时、准确、 明晰、简要， 防止重发、错发或漏发。 （四）准备会议文件 会议文件主要有：会议日程、会议通知、主席日程和报告、会议须知等。 会议文件的种类 ①?会议指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。 ②?会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。 ③?会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲话等。 ④?会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。 ⑤?会议传达文书。包括会议通知等。 ⑥?会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等。 （五）选择、布置会场 选择会址要考虑以下几个因素： 1．租借的日期和时间？ 2．便利？ 3．大小？ 4．设备配置？ 5．安静？ 6．停车场？ 7．租借费用？ 8．配套的餐饮和娱乐设施？ 2、会场布置 (1)主席台的布置 要求：干净、整洁，色彩协调。 注意：座次排列规则。 与会代表的座次排列 1、按汉字笔划顺序、 2、按地理位置、 3、按行业系统等方法。 (3)装饰性布置 会标、会徽、标语、旗帜、花卉、书画等的布置。 基本要求：朴素、大方，体现出会议的主题和气氛。 (4)附属性布置 1）会议的必备用品：文具用品、桌椅台布、茶具、扩音设备、照明设备、通风和空调设备等. 2）会议的特殊用品： 颁奖时的音乐、 国歌音乐、 投影仪、 录音录象机、 投票箱和选票等。 还有停车场。 （六）人员编组 可按地区编组、按行业编组、按职务、职称层次编组等。 （七）制作会议证件 种类有： 代表证 列席证 工作证 记者证 签到证 出入证 一般采用卡片式，分折叠和单页两种。 （八）安排食宿和车辆 包括预订房间、落实床位、协调餐厅座位、确定会议用车等内容。 （九）会前检查 会前检查的重点是会议文件、会场布置、食宿安排、安全保密等方面。