第三章-会议筹备阶段的会务操作.pptVIP

? 海报——是一种公开性的会议通知形式，通常采用招贴的方式，主要用于可以自由参加的学术性报告会。 ? 公告——是一种专门用于股份公司召开股东大会时，通过登报发出的会议通知。 3.3 制定会议通知 3.3 制定会议通知 会议通知方式 会议通知的三种方式 口头通知 电话通知 书面通知 适用于小型例会，三五个人的碰头会 一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告 便条式或卡片式的会议通知卡 张贴式即黑板启事栏的会议通知 秘书在通知 开会时是口头 和书面并用。 即使采用 口头通知， 秘书也必须 一一面告， 不宜请人 转捎口信。 这是秘书 会务工作的 第三个原则 案例： 3.3 制定会议通知 天地工程有限公司总经理秘书沈君请前台秘书初萌协助，向公司的各部门主管发送此次重要的临时会议通知。通知的内容如下： 会议通知 致：各部门经理，发总经理秘书沈君。 定于12月16日（星期三）下午1.:30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席，您能否参加，请于12月14日（星期一）之前打电话告知秘书陈红。电话 初萌没有向各主管发送通知，她想反正是内部会议，只要在公司布告栏上贴一张通知就可以了，可是她忽视了一个问题：此次会议是临时召开的重要会议，并非公司例会。因此有些主管因为一直在工程现场，未能及时看到通知，造成了三位主管未能准时到会，待发现时，是星期三的中午，初萌只得匆忙用电话通知三位主管迅速赶到开会地点。其中销售经理王宾接到电话后不满地说：“这么重要的会，为什么不早下通知？我下午约客户，会议只能让我的助手去开了。”初萌急忙说：“那可不行，总经理特别指示，有关人员务必准时出席。”王宾说：“可是我已通知了客户，改期已来不及了，你说怎么办？”初萌张了张嘴，可什么也说不上来。 3.3 制定会议通知 三、会议通知的内容 会议通知的拟写格式一般包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。正文主要包括会议的背景、议题、时间、地点、参加对象等事项。 3.3 制定会议通知 会议通知的内容包括： 会议名称；目的；议题；会期；参加人员范围；报到时间与地点；开会时间与地点；接站及行车路线；需携带的材料及其他要求；会议主办单位。 案例： 3.3 制定会议通知 通 知 明天下午2点，全体党员集中第二会议室开会，切切此布。 即日 四、会议通知的发放管理 （1）除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。 （2）有几个人参加的非正式会议，可用多种方式进行，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。 3.3 制定会议通知 （3）一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。 （4）如果有预备议程、事先需准备的材料或其它需让与会者事先了解的情况，应随信寄发一份。 （5）对书面通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。 3.3 制定会议通知 （6）不管以什么方式发出会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。 （7）可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等）与会议通知一并发出。 （8）如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线. 3.3 制定会议通知 3.4 准备会议材料 第三章 会议筹备阶段的会务操作 一、会议材料可以大体上分两种： 一类是直接反映和表现具体的会议议题的材料; 另一类是反映会议程式特征的材料。 会议文件资料主要包括 开幕词、闭幕词、领导人讲话稿、主题报告、专题报告、会议简报、会议记录、会议纪要、新闻稿、会议通知、日程安排等。 （1）开幕词 开幕词是在重要会议或重大活动开始时，为会议主持人或主要领导人讲话所用的文稿。开幕词的主要特点是宣告性和引导性。不论召开什么重要会议，或开展什么重要活动，按照惯例，一般都要由主持人或主要领导人致开幕词，这是一个必不可少的程序，标志着会议或活动的正式开始。 开幕词通常要阐明会议或活动的性质、宗旨、任务、要求和议程安排等，集中体现了大会或活动的指导思想，起着定调的作用，对引导会议或活动