大酒店总经理办公室岗位作业指导书.doc

大酒店总经理办公室岗位作业指导书 部 门：总经理办公室 作业内容：收文管理 职 务：行政机要秘书 作业指导书编号：ZJB-7.5-21 1/2 管理层级关系-直接上级：办公室主任 质量/环境记录： 督导下级： 班 次：白班 工作时间：8:30-17:30 服务规范 服务提供规范 服务控制规范 认真仔细、严谨及时 建立收文登记册，送文人及收文人必须同时签字并登记文号； 办公室主任审阅并签字； 呈交总经理或副总经理批阅并签字； 总（副总）经理批示后，交相关人员办理时应有记录表，并签字； 按文件的类别归档，并在档案目录中登记。 1.自查： a)收文登记、办公室主任批阅签字、总（副总）经理批阅、签字、办理、归档、 登记等工作程序及标准； b)设施设备的养护程序及标准。 2． a)收文管理工作程序、标准培训； b)设施设备养护常识培训。 3.主管检查： 根据检查记录项目，每日进行详细复查，并做好记录。 4. 办公室主任检查： 部经理根据记录，每日对各项目进行抽查，将抽查情况在部门例会上进行评估、纠正、改进。 编制 审核 批准 大酒店总经理办公室岗位作业指导书 部 门：总经理办公室 作业内容：发文管理 职 务：行政机要秘书 作业指导书编号：ZJB-7.5-22 1/2 管理层级关系-直接上级：办公室主任 质量/环境记录： 督导下级： 班 次：白班 工作时间：8:30-17:30 服务规范 服务提供规范 服务控制规范 认真仔细、严谨及时 各部门需发放的文件须有办公室主任审核报总经理批准后上报下发； 总经理办公室接到相关部门的拟稿建立的发文登记册，同时由送稿人、收稿人签字，并注明发文日期、文号； 将文件上呈至（副总）经理审批、签字； 4.发稿时，必须做发文记录。注明收文部门、时间、收文日签字、发文人签字； 5.将文稿的正文、附件入代办卷宗保存。 1.自查： a)拟定文件是否有部经理签字、意见、办公室建立登记册、总（副总）经理审批、签字、打印、复印、发文、记录、签字、卷宗保存等工作程序及标准； 2.主管检查： 根据检查记录项目，每日进行详细复查，并做好记录。 3. 办公室主任检查： 部经理根据记录，每日对各项目进行抽查，将抽查情况在部门例会上进行评估、纠正、改进。 编制 审核 批准 大酒店总经理办公室岗位作业指导书 部 门：总经理办公室 作业内容：档案管理 职 务：行政机要秘书 作业指导书编号：ZJB-7.5-23 1/2 管理层级关系-直接上级：办公室主任 质量/环境记录： 督导下级： 班 次：白班 工作时间：8:30-17:30 服务规范 服务提供规范 服务控制规范 及时准确、安全整洁、保密 登记册上注明日期、文件类别、登记人签字，做好文件索引，以便查找； 归档要注意文件整洁，立卷按时间顺序分别组卷，卷内文件要把正文底稿、文件和附件，请示和批复放在一起，卷内页号顺畅，一律标示在文件右下角； 做好档案目录，装入档案袋，用钢笔写清标题。 1.自查： a)档案登记、归档、电脑存档、装订等工作程序及标准； 2. a)档案管理工作程序、标准培训； 3．主管检查： 根据检查记录项目，每日进行详细复查，并做好记录。 4．办公室主任检查： 部经理根据记录，每日对各项目进行抽查，将抽查情况在部门例会上进行评估、纠正、改进。 编制 审核 批准 大酒店总经理办公室岗位作业指导书 部 门：总经理办公室 作业内容：印章管理 职 务：行政机要秘书 作业指导书编号：ZJB-7.5-24 1/2 管理层级关系-直接上级：办公室主任 质量/环境记录： 督导下级： 班 次：白班 工作时间：8:30-17:30 服务规范 服务提供规范 服务控制规范 使用安全、准确及时 使用印章需先登记，登记表必须注明办理盖章的日期、申请盖章材料的名称或内容，申请人的签字、行政机要秘书的签字； 将申请登记表交办公室主任审批通过后，签字返还交行政秘书； 行政机要秘书检查无误后盖章，并将盖章申请表，保存号备查。 1.自查： a)使用前登记、办公室主任签字认可、盖章、申请表保存等工作程序及标准； 2.新上岗前的技能培训和考核： a)印章管理工作程序、标准培训； 3.对能独立上岗的员工的检查考核和继续培训办法 a)每月对印章管理进行一次技能、素质等方面的考核； b)对考核不合格的员工进行第二次强化培训后再考核； 对第二次考核仍不合格的员工，退回人事部； 4.主管检查： 根据检查记录项目，每日进行详细复查，并做好记录。 5. 办公室主任检查： 部经理根据记录，每日对各项目进行抽查，将抽查情况在部门例会上进行评估、纠正、改进。 编制