XS-003 销售出货制度.docVIP

销售出货制度 目的：规范销售出货手续，保证及时出货。 适用范围：所有库存产品销售出库的管理。 职责与权限： 3.1 销售部文员负责销售出库单的开单和送签，并负责安排运输公司。 3.2 区域业务员和销售部经理负责《出库单》的审签，保证出库单的正确性。 3.3 出纳负责对《出库单》的最终审核。 3.4 仓库负责验证《出库单》，按单出货。 3.5 仓库负责安排出库货物的搬运上车和清点。 3.6销售文员负责出库货物运输手续的办理及各地货物件数的清点。 3.7区域业务员负责将货物运输单传真或电话通知客户。 4 程序内容： 4.1 销售文员负责开具《出库单》。 4.1.1《出库单》上应清楚注明客户名称、货物名称、型号或规格、数量、单价、应收金额、实收金额、应收余额、货款支付方式等，有特殊或重要提示在备注栏中注明清楚。出库单号要连续，不得间断,《出库单》的具体格式和说明见附表。 4.1.2 《出库单》开单原则：《出库单》上所开的产品一定要有库存，并且一般都在确认客户货款已到帐的情况下才开单。 4.1.3 如遇客户预约上门交款提货，为提高出货效率，销售文员在接到区域业务员的通知后可提前开好出库单，并通知仓库准备好货物，以便客户一到马上就可以交款提货。 4.1.4 如遇客户的某张订单因为库存数量不足导致不能全部出完，在《出库单》上只开具有库存的产品，其他不能发的产品等有库存时再开。销售文员要清楚每张订单所没有发完的产品，并在《运输日报表》的“未出货”表格中要统计出未出完全的订单及整张未出的订单。 4.1.5 《出库单》一律为电脑打单，除签名外，《出库单》上不允许出现手写笔迹，如有遗漏或更改需重新开单。如因打印机原因导致字迹不清晰，可在旁边注明。遇有停电等特殊情况，可由销售文员手写出库记录，同样办理签名手续后交仓库出货，之后及时补开正式出库单。 4.1.6 销售文员负责将《出库单》交规定人员签字：区域业务员、销售部经理、出纳，并分送仓库、PMC、出纳、客户及销售部留底。 4.2区域业务员和销售部经理分别对《出库单》进行审核签名。区域业务员审核客户名称、货物名称、型号规格、数量、单价、应收金额、实收、应收余额、特殊要求等的正确性，销售部经理审核货物名称、型号规格、单价。 4.3出纳根据公司产品价目表，《销售应收帐款明细》，《每月客户汇款到帐明细对该出库单货款的收付方式、货物单价和应收金额、实收金额、应收余额进行审核，遵循款到发货原则，对以下几种情况进行控制： 4.3.1货款没有支付，不签名。如销售部要求发，需请示总经理签名同意（如总经理当时不在，可事后补签名）。 4.3.2货款已汇但未到帐，不签名。如销售部要求发，请示总经理签名同意后在销售出库单上注明：货款已汇，但未到帐（如总经理当时不在，可事后补签）。 4.3.3货物单价、总额与产品合同或公司控制的实际价格不付，及时与销售部经理及区域业务员联系，并要求销售文员重新开单。 4.4仓库负责验证《出库单》，按单出货。 4.4.1仓库验证《出库单》所有签名手续齐全,并且验证一定有出纳的签名方可出货，此外如有总经理亲自签名也可。否则一律不发货。 4.4.2 仓库按4.1.5验证《出库单》上除签名外一定都是电脑制单，否则不予出货，并要求销售文员重新制单。 4.4.3遇有货物名称或型号规格不清楚或有其他疑问，应直接与区域业务员或销售部经理联系，确认无误后才发货。 4.4.4仓库负责货物的准备和安排货物搬运上车工作，在数量较多时可通知生产主管安排员工搬运上车，并对搬运上车过程中的货物品质负责。对搬运过程中出现的可疑的损坏产品可先更换，之后及时通知品检检查处理。 4.5销售文员负责安排货运。 4.5.1 销售文员在与仓库沟通确认货物能按时准备好的情况下，通知货运公司前来提货，并将货运公司到达的大概时间提前通知仓库，以便仓库做好准备。 4.5.2销售文员协助仓库清点发往各地的货物件数，并负责与货运公司办理《货运交接单》手续。《货运交接单》具体格式见附表2，由销售文员制单，并由仓库、货运公司提货人共同签名确认，留存销售部一份，复印一份交货运公司提货人。 4.5.3对于货物数量较少，货运公司不愿来公司提货的，通知公司生产部经理安排公司的货车发货。销售文员先打印出两份《货运交接单》，经仓库签名后交司机，司机送货至货运公司，办理好签字手续后一份交回销售文员处保存，另一份交货运公司。 4.5.4 如货运公司委托他人来公司提货,一定要有货运公司签名同意他人来提货的委托单,并留下提货人的身份证复印件，照常办理好相关的货运手续。 4.5.5对于特殊情况如货款在公司货物到达客户当地或附近的货运处，由客人本人看货后收款的，以及款已汇但未到帐的，销售文员在办理货运手续时务必填写本公司指定的收货人姓名和电话，不得写最终客户处电话。销售文