公路工程档案管理办法.doc

平湖市青阳汇大桥及接线改建工程项目部资料管理办法 质量管理文件及档案管理制度 为贯彻实施《中华人民共和国档案法》，确保平湖市青阳汇大桥及接线改建工程质量管理文件和档案资料的完整，提高档案的科学化和规范化管理水平，结合本项目《工程建设管理办法汇编》及《施工内业编制办法》，特制定本制度。 一、收集范围 从工程开工到工程竣工决算为止所有与本项目有关的，具有保存价值的文字、资料、图纸、图标、声像各种载体的文件材料等。 二、职责分工 项目部建立规范的档案室，设立专职工程技术档案管理人员。 1、工程科：工程合同、劳务协议、招投标文件、工程概算结算、工程定额、索赔资料，质检资料及管理资料，计量资料，施工计划及进度报表，图象、照片、录象等施工部分技术部分资料。 2、综合科：重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；上级机关发来的与本项目有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料及项目部所有的行政文件资料。 3、群工及安全科：负责所有与本项目有关的安全资料、其他群工协调文件及协议等资料。 4、机料科：机械租赁协议及平时机械维修材料使用记录等资料。 三、档案的立卷和归档要求: 1、应归档的文件材料齐全、完整； 2、资料按其内容的联系，合并整理、立卷； 3、归档的资料，应区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 四、档案保管制度 ⒈项目部办公室应有存放档案的专门库房，设置存放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫等安全条件。 ⒉归档资料要进行登记，编制归档目录。 ⒊按《施工内业编制办法》科学地编制分类法，根据分类法，编制分类目录；根据需要编制专题目录，完善检索工具，以便提供利用。 ⒋档案要分类，分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。 ⒌库存档案必须图物相符，帐物相符。 ⒍档案管理人员要熟悉所负责的档案资料，了解利用者的需求，掌握利用规律。 ⒎经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经项目部领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。 8、 严格遵守档案安全保密制度，做好档案流失的防护工作。 9、凡公司工作人员调离岗位前必须做好资料移交工作，方可办理调动手续。 四、档案借阅制度 ⒈档案属于项目部机密，未经许可不得外借、外传。外单位人员未经项目部领导批准不得借阅。 ⒉内部职工借阅档案材料，须经档案所属部门负责人批准。阅档必须在办公室指定的地方，不得携带外出。需要借出档案的，须经项目经理或总工批准。 ⒊借阅档案，必须履行登记、签收手续。 4借出档案时，应在借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、借阅单位或借阅人，以便查阅和催还。 5借阅档案者必须妥善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、损污文件，归还时保证档案材料完整无损。否则，追究当事人责任。 ⒎借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告项目经理及总工及时处理。 平湖市青阳汇大桥及接线改建工程项目部 2013年3月1日 平湖市青阳汇大桥及接线改建工程 档 案 管 理 制 度 海盐秦山交通建设有限