B489【精品管理文档】环境管理体系内审员培训班2004年第二版2012文档.pptVIP

* 文件编写技巧 文件编写方式一般有以下几种： （1）自上而下依次展开方式。按管理手册、程序文件、记录的顺序编写，这有利于上一层和下一层次文件的衔接、协调。 （2）从程序文件开始，向两边扩展的编写方式。先编写程序文件，再开始概括表述管理手册以及作业文件等基础性文件的编写。 （3）自下而上的编写的方式。按基础性文件、程序文件、管理手册的顺序编写。 具体采用那种方式可根据组织具体情况而定。 3 体系文件编写的基本步骤 组成编写组 确定文件的层次 列出各层次文件清单；各层次文件的相关文件 文件编制的分工 体系文件编写策划 文件的具体编制 管理手册一般由1～２人专门负责；程序文件分工进行编制； 文件汇总、协调和修改 作业的指导书由相关部门负责编制。 * 体系文件的策划是在完成初始评审工作的基础上进行的。 （1）确定环境管理体系组织机构图； （2）确定环境管理体系要素分配图； （3）确定环境方针； （4）确定目标、指标及管理方案； （5）确定体系文件的结构和层次； （6）确定程序文件的名称及其主要内容以及作业文件的名 称及其主要内容； （7）编写管理手册、程序文件和作业文件。 * ⑴ 管理手册是用来阐述一个组织的环境方针和描述其环境管理体系整体信息的文件； ⑵ 管理手册的详略程度和编排格式根据组织的规模和活动的复杂程度可以有所不同； ⑶ 管理手册可以是独立的文件，也可以是组织文件的一部分。 4 管理手册的编写 * 4.1 编写管理手册的原则 （1）指令性原则：环境管理手册有组织的最高管理者批准签发和正式发布。手册的各项规定内容应具有指令性，措词应严谨，表达要明确； （2）目的性原则：环境管理手册应围绕明确的环境方针、目标、对为实现环境方针、目标所展开的各项活动做出规定； （3）符合性原则：环境管理手册应符合国家、地方和其他第三方发布的有关各项法规、标准和国际公约。 * （4）系统性原则：环境管理手册所阐述的环境管理体系，应当结构合理、接口明确、层次清楚。 （5）协调性原则：环境管理手册中各项规定之间、各要素之间，以及环境管理手册与其他环境体系文件之间，必须协调一致。 （6）可行性原则：管理手册中的规定应从组织的实际情况出发，切实可行。 （7）可检查性原则：可检查性是指手册的各项规定不但明确，而且要便于实施和监督。 * 环境管理体系的适用范围； 环境方针； 环境目标、指标及管理方案一览表（该项可单列）； 建立和保持环境管理体系的岗位职责、权限和相互关系； 依据环境管理体系标准的要求，并结合组织活动、产品或服务的特点，对标准中17个要素的实施要点进行描述，提供相关程序文件的查询途径； 关于手册的审批、评审、修改和控制规定。 4.2 管理手册主要内容 * （1）资料收集与分析 （2）职能完善和职责、权限的确定 （3）确定管理手册的结构 （4）制定编写手册的工作计划 （5）落实手册编写组的组织工作。 4.3 编制手册的工作程序 * ⑴ 可直接引用EMS程序，也可用其它文件作为参考。 ⑵ 手册发布前，应由组织的管理者对其进行最后的审查，以保证清晰、准确、适用和结构合理。也可请使用者对手册的可行性进行评定，然后批准发行，并在所有文本中标出批准的识别标记。 ⑶ 经批准的手册内容应保证所有使用者都能适当使用，并按序列号合理的发放和控制。 依据以往通过认证单位的经验，还强调： * ⑷ 应规定手册的编制、控制和更改协调的办法。这项工作应委派给合适的文件管理部门； ⑸ 文件发行和更改控制对确保手册内容经过审批是至关重要的。应考虑使用便于进行实际更改的方式，经审批的手册内容应该易于识别。为了保持每本手册的现行有效，手册在进行修订后，一定及时将更改页下发到手册持有者处，进行更新； ⑹ 为了与标准要求对照，并易于理解和执行，建议手册格式与环境管理体系标准各章节的编排格式尽可能一致起来。章、节、符号、图解和表格的编排均应清楚合理。 4.4 管理手册的参考格式 封面： 组织名称；组织环境管理体系标准编号；手册标题；发布日期、实施日期； 版本号、受控标志；手册的批准、审核、主编以及编写人员名单等。 手册开头： 手册颁布令； 管理者代表任命书； 管理手册目录。 手册正文 前言 　a.企业简介 　b.企业生产工艺 　c.企业环境现状 　d.其他资料 环境方针　　　 环境管理手册的内容　 　　①目的和适用范围 　　②引用标准、定义、术语及缩写代号 　　③手册的管理 　　④环境管理体系每个要素的描述 　　　a.总则 　　　b.职责 　　　c.控制要求 　　　d.相关文件　　 环境法律、法规、标准及其他要求清单 组织的环