Microsoft Office Outlook 2007 自动存档操作指引.pdf

Microsoft Office Outlook 自动存档操作指引 您的 Microsoft Office Outlook 邮箱会随着您创建和接收项目 （项目：项目是在Outlook 中保存信息的基本元素（类似于其他程序中的文件）。项目包括电子邮件、约会、联系人、 任务、日记条目、便笺以及投递的项目和文档。）而不断增大，越来越臃肿，Outlook 用起来 也会越来越慢。我们有必要对我们的邮箱进行清理。在此重点讲述删除和存档这两种邮箱清 理方式。 一、删除邮件 关于删除邮件，关键点是如何找到需要邮件删除的邮件。一封一封地找这种方法我 就不再介绍了，在这里重点讲一下Outlook 如何帮助我们找到我们需要删除的邮件。 当我们打开Outlook 后，我们就找到“搜索文件夹” 默认情况下，“搜索文件夹”下已建立三个子文件夹，其中“大邮件”对于我们清 理邮箱非常有用，而且效果明显。 除默认的三个子文件夹外，我们还可以根据自己需要建立新的搜索文件夹。右击“搜 索文件夹”，选择 “新建搜索文件夹”： 在“新建搜索文件夹”对话框中左键双击你所需要的条件，例如“旧邮件”，并对 条件进行设置即可建立自定义的搜索文件夹。 点击对应的搜索文件夹，Outlook 即会为我们列出符合条件的邮件。 二、存档邮件 为了让邮箱保持便于管理的状态，需要用另外一个位置来存储（即存档）那些重要却不 常用的旧项目。还需要用一种方法将这些旧项目自动移动到存档位置，并放弃那些内容已经 过期、不再有效的项目。自动存档可以帮您完成这些过程。下面针对outlook 2007 自动存档 给以说明。（存档就是删除旧项目或将旧项目存档到存档文件。存档文件是一种特殊类型的 数据文件后辍名为PST，Outlook 2007 中的 .pst 文件的大小限制配置为 20 GB ） 1. 在做outlook 自动存档前先介绍一下邮箱个人文件夹的使用（方便邮件自动存档） 为了邮件使用的高效性一般建议大家建立个人文件夹：如下图 我建立了张三、李四、王五等，但我要怎么做才能把张三的邮件乖乖的放到 “张三”文 件夹中呢？”Outlook 邮件规则可以帮我们做到。 2. 如何建立邮件规则高效办公： 2.1、 打开Outlook,点击菜单栏“工具”中“规则和通知” 2.2、出现邮件规则对话框：新建一条规则“凡是张三（szhang@ ）的邮件都存放 于“张三”文件夹内” 1 2 3 4 5 6 7 依此规则我们可建“凡李四的邮件就发到李四的文件夹中，王五的邮件就到王五的文件 夹”，具体情况视个人而定。 3. 现在我们开始做自动存档。要求存档后文件夹要与邮箱文件夹一致。 3.1、 右击 “李四”文件夹属性： 3.2、 打开自动存档： 我们选择“使用默认设置保存此文件夹中的项目（D）”，点击下面“默认存 档设置（S ）”。 “自动存档时间间隔”：就是outlook 自上一次自动存档的时间间隔。一般 选默认，具体情况可视个人而定。 “运行自动存档前提示”：一般建议默认打勾。 “自动存档过程中”中的勾全部打上默认就好，中间有一项“清除早于所 示时间的项目”：建议选3 个月，具体情况可视个人而定。 “将旧项目移到”：点浏览，把文件放到非系统分区的位置保存好。 设置好后，点确定退出。这样outlook 就会自动把臃肿的数据库文件瘦身定期存 档邮件。 1 2 ．视个人需求