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会议值班 任务情景 大宇公司2013 年度全国销售表彰大会召开时间是2013 年12 月19 日和21 日，共两天， 2013 年12 月20 日上午9:00 至11:00，表彰先进个人和先进集体，下午14:30 至17:00， 2014 年工作部署，12 月24 日上午9:00 至11:00，会议分组讨论，下午14:30 至16:00，参观新型、新款家电产品的生产线，参会人数约250 人，受表彰人员40 人，会议地点在北京市海淀区颐和园路×× 号。会议由助理赵亮协助办公室王浩主任筹划，请安排会议期间相关的值班工作。 教学任务： 编制会议值班表、各类记录表； 能处理会议期间临时突发事件； 任务实施 知识基础 会议值班，是指从与会人员报到当日开始到代表全部离会期间，实行24 小时值班，及时联系并解决各种可能出现的问题。 知识基础 会议值班工作的主要内容是： （1）电话、通知和传真的转达； （2）来访接待； （3）重要紧急事项的报告； （4）突发性事务的处理； （5）信息传递工作； （6）领导临时交办的事项； （7）安全工作。 知识基础 制定值班工作制度 （1）信息处理制度：保证信息传递快捷，重要信息要第一时间向领导汇报。 （2）岗位责任制度：要求值班人员坚守岗位，做到人不离岗，岗不离人。 （3）交接班制度：会议值班要坚持交接班，由前一班值班人员将所接收的信息及处理情况逐一交代给下一班值班人员，保证尚未处理完毕的事项得以延续。 知识基础 会议值班人员的主要工作任务如下： （1）在会议中协助搜集有关文件和资料，传递各种信息。 （2）要加强对与会议无关人员出入会场的控制。 （3）要有公司和各部门领导的联络方式，以便出了问题及时与之联络、请示。 （4）要备有一份设备维修人员、车队调度人员和食宿等后勤服务部门主管人员的电话通讯录。 知识基础 会议值班人员的主要工作任务如下： （5）要坚守岗位，保证会议信息的畅通无阻。 （6）必要时，要负责督导和协助专职会议服务人员为与会者做好各项具体的服务。 （7）做好会议期间各项活动与矛盾的协调工作。 （8）必要时，应建立主管领导带班制度。 知识基础 具体会议值班表应包括以下内容： （1）会议值班时间期限和具体值班时间； （2）会议值班人员姓名； （3）会议值班的地点，并在会议须知上注明会议值班室的房间号； （4）会议值班负责人姓名或带班人姓名； （5）用简明的文字表明值班的工作内容； （6）表明人员缺勤的备用方案或替班人员的姓名 知识基础 编制会议值班表 会议值班表是根据会议工作的需要，在不同的时间里需要不同的人进行同样的工作，这就要编排一个班次表，标明由谁在什么时间或日期上班或休息。 知识基础 知识基础 值班电话记录。记录来电时间、来电单位、来电人员的姓名、来电内容、回复的方式等 知识基础 知识基础 值班接待记录。记录来访人员的单位、姓名、来访时间、来访事由、联络方式等 知识基础 知识基础 值班日志。对来电、来访、突发情况等进行认真登记，详细记录处理情况，以保证交接班时值班工作保持连续性。 知识基础 知识基础 秘书值班工作的要求 （1）要坚守岗位，熟练掌握各项业务。 （2）要认真处理好值班时的各项事务。 （3）要认真做好电话记录、接待记录、值班日记、大事记。 （4）要请示汇报，不可越俎代庖。 （5）要规范高效，不得推托扯皮。 深化训练 浙江省×× 市职成教中心学校于2014 年9 月6—7 日邀请了华师大徐国庆教授带领的专家团队校做各专业工作任务与职业能力分析，为了保证工作不出差错，每天需要二位教师从早上8:00 到下午5:30 在接待现场。请你制定一份会议接待人员值班表。 课堂小结 1．制定值班工作制度 2．编制会议值班表 3．会议期间值班记录的编写 巩固拓展 1．假设你是神州公司的值班秘书，你在值班时，一个电话打入，一名访客到来， 三封信件送到。请你设计并模拟练习填写值班工作日志。 巩固拓展 2．某制衣有限公司值班室接到公司电话，仓库保管员报告成品库起火，火势较大，难以控制。假设你是值班秘书，你该怎样处理？ 谢谢