[管理学]第十一章 电子档案的管理ke.pptVIP

内容——是指文件中所包含的表达作者意图的信息。 背景——指能证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源与传送目的地的信息以及与内容信息相关的其他信息，如发文者、签署人、文件生成日期、收件者等。 结构——指文件内容信息的组织表达方式，如文字的段落安排，电子文件所使用的代码、格式，以及载体、附件等方面的信息。 对用文字处理技术形成的文本电子文件，应注明文件存储格式、文字处理工具等。 采用非通用文件格式的图像电子文件，应将其转换成通用格式、如无法转换，则应将相关软件一并收集。 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，应注明其软、硬件环境和相关数据 (四）光盘的标签的制作 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等项目。决不允许在光盘上粘贴口取纸一类的小纸贴 九、电子文件的鉴定 电子文件的鉴定——指鉴别文件的价值，确定其保管期限。 （一）电子文件鉴定工作的内容 1.制定电子文件归档范围 2.进行内容鉴定和技术鉴定,即鉴定有没有用和能不能用. 3.电子文件的处置,如销毁或继续保存. 4.鉴定过程的全记录. (二)电子文件的内容鉴定P336 (三)电子文件的技术鉴定 (四)电子文件鉴定的工作步骤 电子文件归档光盘的选择与保存.pdf 归档时间 逻辑归档可实时进行物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。（不超过2-3月） （三）归档要求P424 1。完整齐全 2。真实有效 3。整理、编辑、划分保管期限、 4。统一规定载体形式、质量要求 5。防病毒 6。编制说明（电子文件内容、软硬件环境、版本号、文件完整、准确性说明） 八、电子文件的整理 遵从一般纸质档案整理工作的原则，充分利用原有的整理基础，注意保持文件之间的历史联系，便于保管和利用。 （一）电子文件的保管单位 电子文件一般以一盘、带（称为一卷）为一保管单位。 （二）电子文件的分类 1.分类:分为一般文件、科技文件、数据文件和命令文件 2.编制分类方案 逻辑归档的分类方案 机构-------年度---------类别（一般文件、科技文件、数据文件和命令文件） 一般文件与纸质载体“文书档案”的范围大体相同，基本上是文本文件。 例如 文传系 2006 2007 一般文件 科技文件 …… 数据文件 命令文件 会计系 2006 2007 3.为目录和文件命名。 不能超过8个英文字符或4个汉字，多用代称如DQ 4.编写“文件目录系统说明” C：\ BGS————办公室 DW______党委 RS______人事处 （三）电子档案文件清单和保管单位清单的编制 盘带号 ：1 保管单位名称：文传系2008年文件 序号 文件名 题名 档号 1 Jxjctz.doc 教学检查通知 2008-jx-1 2 Jxjcjl.doc 教学检查记录 3 Jxjchb.doc 教学检查情况汇报 4 　　　　　电子档案文件清单 表格内容填写方法 1.盘带号 :以盘、带为单位编制的顺序号 2.保管单位名称：ＸＸ部门ＸＸ年文件 ３．文件名：电子文件全名 ４．题名：电子文件中文名 电子档案保管单位清单 盘带号 保管单位名称 1 文传系2008年文件 2 会计系2008年文件 3 金融系2008年文件 黑河市档案局 2003年度电子档案 全宗号：25 类别：党务、综合、业务 保管期限：永久、长期、短期 存入日期：2004年5月18日 序号：2003001 黑河市档案局 2003年度电子档案 全宗号：25 类别：党务、综合、业务 保管期限：永久、长期、短期 存入日期：2004年5月18日 黑河市档案局2003年度电子档案 25 序号：2003001 （五）电子文件的蓍录和检索 电子文件可按档案著录案卷级卡片并组成目录。 与电子文件配套的应用软件，一般均可按著录项目提供方便的检索功能。 十、保管 1.电子文件的载体多为磁性介质，需要特别注意到磁介质的保管要求。 2. 竖放在专门制做的防磁柜里。 3. 盘、带盒应放在防潮、防火、防尘、防腐蚀和远离磁场源、远离热源、安全可靠的地方。有条件的可放在恒温、恒湿的介质库房中。 4.长期不用的磁盘、带，应在盒外加装塑料袋密封，防止灰尘和湿气的影响。 5. 不要用手触及磁盘裸露部分，不要挤压、弯曲盘片，要保持磁盘清洁。 6. 手持磁带中心部分，避免碰到磁带边缘，不能硬推硬挤磁带。