16949文件编写培训.ppt

2003-11-8 制作文件的目的 —增加管理功能 —使操作者得到足够的信息 —提供培训标准和教材 —增加各种政策、程序解释的一致性 —方便程序的审核及修改 —提供管理效能的证明 —将各种优秀的经验和方法及时转换成公司财产，培育企业核心竞争力。 文件简化的优点 —减轻使用者的负担，员工易于接受 —减短流程周期，提高工作效率 —节省编写的时间及维持的资源 —使用方便（培训、参阅、沟通） —避免重复及矛盾的情况 —便于整合、修改、审批 如何简化文件体系 —避免多层次的结构，简化编码系统 —各部门相同性质的作业用统一的程序、表格 —多用流程图和表格，少用文字叙述 —考虑指令、说明、及记录表单合一 —文件的复杂程度依员工素质、培训效果、员工流动性、使用文件的人数而定 —由同一职位执行不同性质的工作可整合在一起 —沟通！ 管理手册的内容 封面 --- 公司徽标/名称,文件名称/编号/版本/页码/制订人/审批人/生效时间等; 目录 --- 章节号,章节名称,页码等; 前言 --- 管理手册的发布背景,手册覆盖的采用标准范围和应用范围; 修订记录 --- 最新版次,修订章节(或页码),修订内容,修订标记等; 公司介绍 --- 公司性质,行业介绍,发展历程,产品及市场,具备的软件和硬件,经营理念等; 术语和定义 --- 体系文件中出现的管理/行业/企业等专业术语解释; 方针 --- 最高管理者在管理方面的承诺,整个企业行动的方向; 组织机构; 部门职能描述; 管理流程 --- 识别出各主流程及其子流程,确定其层次和顺序,用流程图表达出来; (请参阅本教材附质量管理手册范本) 管理手册的内容 目标体系 --- 确定各主流程及其子流程监控及持续改进的项目,建立公司级/部门级的目标,并策划好统计周期/统计方法等; 管理流程描述 --- 包括输入/输出/控制点/控制方法/职责等; 相关文件清单 --- 参考资料清单(有必要时),管理手册产生的程序文件清单. ---- 其它如发布令\任命书可以加入! ---- 根据管理范围的不同可分为质量管理手册/环境管理手册/职业安全管理手册/行政管理手册/人力资源管理手册等,但一个公司存在多个管理体系时,应尽量使用一份管理手册. (请参阅本教材附质量管理手册范本) 程序文件组成 封面(非必需) — 公司徽标/名称,文件名称/编号/版本/页码/制订人/审批人/生效时间等; 正文(必需) — 流程操作步骤，控制要点，职能分配等。 流程图(非必需) — 将程序文件用流程图的形式表达出来。 相关文件(必需) --- 本程序产生的作业文件、参考文件等。 相关附录（表格）(非必需) —本程序产生的表格清单，并附上表格标准格式。 正文结构 1、目的:制订本程序文件的根本目的,注意应该是该程序描述的过程的控制要点,而非写文件本身的目的； 2、适用范围:程序文件覆盖企业内部的部门\产品的范围； 3、职责:本程序文件描述过程的职能分配,有主责和次责之分； 4、程序:按工作流程的先后顺序进行描述,有文字叙述和流程图2种表现形式； 文件格式 由管理者代表设计，以美观大方、简洁明了为原则；但必须包括文件编号、文件名称、版本、 生效日期、页码、编制、审核、批准等栏目。 编写依据 质量职能分配表 对应标准要素 应用管理标准及相关教材 公司内现有相关文件（程序文件、作业文件、工艺、管理表格等） 其它参考管理书籍 公司管理体系流程图等。 编写步骤1 组织建立公司文件编写小组（在各部门中选择业务熟练且文字基础好的员工）； 管理层审查并确定程序文件清单； 根据确定的程序文件清单分配编写任务、指定起草人； 起草人认真消化吸收编写依据中所列资料的内容； 起草人深入了解该程序文件的主要职能部门和相关部门的实际运作，根据相关部门的意见、咨询师的现场诊断报告、咨询师的培训内容、同事间的日常交流，判断出合理与不合理的地方，合理的适当保留，不合理的考虑改进； 编写步骤2 定出程序文件编写提纲； 起草人将编写提纲交咨询师审查； 起草人按咨询师的意见修改提纲； 起草人开始按修改后的提纲编写程序文件正文； 根据完成后的程序文件正文初稿编制运作流程图； 在编写程序文件正文时，如果发现有些环节比较复杂、内容较多时，就可以考虑引出一个三级文件（支持性文件），最后找出文中所有三级文件列在“相关文件”一栏； 编写步骤3 在编写程序文件正文时，如果发现有些环节比较重要，需要记录时，就可以考虑引出一个四级文件（表格），最后找出文中所有四级文件列在“附录（表格）”一栏； 根据程序文件正文的要求制订相关表格，如原有表格任然适用，可以考虑全部或部分采用； 将完成后的程序文件初稿输入电脑，套进管理者代表制订的程序文件模版中，打印出来； 打印出来的程序文件初稿交咨询师审查； 起草人按咨