会议纪要管理程序.docVIP

目 录 目的 适用范围及分类 职责 编码规则 程序 格式  1. 目的 为规范公司会议纪要的印发，特制定本程序。 适用范围及分类 适用公司各类会议纪要的编印发放； 会议纪要分为三大类：公司内部工程类会议纪要、公司内部综合类会议纪要和与业主及其他单位的会议纪要。 公司内部工程类会议纪要 公司内部工程类会议纪要分为常规岛工程和低压管道预制工程会议 纪要。 公司内部工程类会议纪要包括生产碰头会、各种生产专题会、月度计划平衡会等各类有关工程建设施工的会议。 公司内部综合类会议纪要 综合类会议纪要包括经理办公会及其它综合类会议。 与业主及其他单位的会议纪要 主要指由我方召集的与业主工程部、业主施工经理部、ALSTOM或广东火电等单位召开的会议。 3. 职责 公司内部工程类会议纪要 归口管理 公司内部工程类会议纪要由文件中心归口管理。 起草 施工经理部负责生产碰头会会议纪要的起草; 计划部负责月度计划平衡会会议纪要的起草; 专题会会议纪要的起草由召集会议的单位负责起草。 签发 公司内部工程类会议纪要的审查签发由召集会议的公司领导负责。 公司内部综合类会议纪要 归口管理 公司内部综合类会议纪要由综合办公室归口管理。 起草 综合办公室负责公司内部综合类会议纪要的起草。 签发 主持会议的公司领导负责公司内部综合类会议纪要的签发。 与业主及其他单位的会议纪要 归口管理 与业主及其他单位的会议纪要由文件中心归口管理。 起草 召集会议的部门或人员负责会议纪要的起草。 签发 召集会议的公司领导审查并签发。 编码规则 代码 4.1.1 公司内部会议纪要代码 常规岛 MCI 低压管道 MLP 综合 MSM 与业主和其他单位的会议纪要代码 与业主工程部 LCLS 99*** LANS 与业主施工经理部 LCLS 99*** LANG 与ALSTOM LCLS 99*** GGGS 与广东火电 LCLS 99*** LCPZ 编号 4.2.1 公司内部会议纪要编号 代码+年号+流水号 例如：98年常规岛安装行车吊装专题会，工程类第10号会议纪要编码为 MCI98010 与业主及其他单位会议纪要编号 99+流水号 99代表会议纪要，流水号从001开始顺序向后编。 例如：LCLS 990001 GGGS，表示SEPC发至ALSTOM的001号会议纪要。 5. 程序 5.1 公司内部工程类会议纪要 5.1.1 起草人起草会议纪要后,到文件中心编号。 5.1.2 起草人将打印好的文稿交召集会议的公司领导审查并签发。 5.1.3 起草人将签发好的会议纪要送交文件中心。 5.1.4 文件中心将会议纪要登记、发放、归档。 5.2 公司内部综合类会议纪要 5.2.1 综合办公室起草、编号并打印。 5.2.2 主持会议的公司领导审查并签发。 综合办公室将会议纪要的登记、发放、归档。 与业主和其它单位的会议纪要 由我方召集的会议纪要的起草由我方召集人负责，文件中心负责编号； 由对方起草的会议纪要，必要时我方参加会议的负责人应参加审查，并将我方审查意见通知对方。 起草人将打印好的文稿征求与会各方意见后并交召集会议的公司领导审查并签发（必要时由召集人组织与会各方联合签发）。 文件中心将会议纪要登记、发放、归档。 格式 会议纪要必须包括以下信息：如会议的标题，会议召开的时间，地点，出席人员及召集人员等。 标准格式详见附件  （标题） 纪要撰稿人： 撰稿时间：1999.*.* 纪要签发人： 参加会议人员： 纪要发至： 内部管理程序 SEPC/LA/IMP/A005，版次：B 第3页/共6页 会 议 纪 要 （编号） 签发: SEPCL-A