[管理学]第5章 报表.ppt

第5章 报表 报表是Access数据库的对象之一，其主要作用是比较和汇总数据、显示经过格式化且分组的信息，并将它们打印出来。 本章主要内容： 报表的的功能和类型 创建报表的三种方法 自定义报表 打印报表 5.1 报表概述 报表是以打印格式显示数据的一种有效方式。 5.1.1 报表的功能 呈现格式化的数据 分组组织数据，进行汇总 生成清单、订单、标签、名片和其它所需输出内容 进行计数、求平均值、求和等统计计算 嵌入图像或图片来丰富数据显示 5.1.2 报表的组成及类型 1.报表的组成 2.报表的类型 ◆纵栏式：字段的标题信息与字段记录数据一起被安排在“主体”节区域内显示 ◆表格式：字段的标题信息被安排在每页的“页面页眉”节区域内，并在与字段标题信息对应的“主体” 节区域内显示字段数据 ◆标签式：将每条记录中的数据按照标签的形式输出 ◆图表式：用图形来显示数据表中的数据或统计结果 5.1.3 报表的视图 设计视图 用于创建和编辑报表。 版面预览 用于查看报表的版面设置，但忽略基础数据的真实性。 打印预览 用于查看报表页面数据的输出形态。 注意：“版面预览”可以查看报表的版面设置，“打印预览”可以查看报表的打印效果。 5.1.4 报表的创建方法 1．使用自动方式创建 用自动方式可以基于一个表或查询快速创建报表，所建报表能够显示数据源中的所有字段和记录。 2．使用向导方式创建 向导将提示输入有关记录源、字段、版面以及所需格式，并根据用户的回答来创建报表。 3．在“设计”视图中创建 可以在“设计”视图中创建基本报表并对其进行自定义，使其满足自己的需要。 5.2 创建报表 5.2.1 使用自动方式创建报表 1．“自动报表”方式 【例5-1】根据“学生信息”表、“课程信息”表和“选课信息”表创建包含学生姓名、所选课程、课程成绩等信息的表格式报表。分析及设计方案：因为所需要的信息来自于三个数据表，所以必须先创建一个基于这三个表的查询，该查询名称设为“学生信息 查询”（后续例子也要用到）。 5.2.2 使用向导创建报表 虽然“自动报表”方式和“自动创建报表”方式可以快速地创建一个报表，但数据源只能来自一个表或查询中。如果报表中的数据来自于多个表或查询，则可以使用向导。 1.使用报表向导 【例5-2】基于“学生信息”表的“姓名”和“所属院系”字段、“选课信息”表的“课程成绩”字段、“课程信息”表的“课程名称”和“学分”字段，创建一个成绩分析报表，分别按院系及课程名称进行一、二级分组，输出各院系学生得分明细及院系平均得分。 2.使用图表向导 3.使用标签向导 【例5-3】以“学生信息 查询”查询对象为数据源，创建“学生成绩通知单”标签报表。 5.2.3 在设计视图中创建报表 在“设计”视图中创建报表与创建窗体的操作非常类似。 【例5-4】使用“设计”视图创建“各院成绩报表” 。 5.2.4 设计主/子报表 主/子报表可以将主报表数据源中的数据和子报表数据源中对应的数据同时呈现在一个报表中，从而更全面地表现两个数据源中的数据和两个数据源中数据的联系。 创建主/子报表可以在“设计”视图中使用“子窗体/子报表”控件。子报表和主报表可以同时创建，也可以先创建子报表，然后添加到主报表中。 创建主/子报表前要确定主报表数据源和子报表数据源之间存在正确的关联。 【例5-5】以“教学管理”数据库为信息依据，创建报表，显示学生基本信息及其所选课程的成绩。 5.2.5 创建多列报表 【例5-6】将已有的“选课信息”报表设置为多列报表。 5.3 编辑报表 5.3.1 基础操作 1．设置报表格式 2．添加背景图案 3．添加日期和时间 4．添加分页符和页码 5．使用节 6．绘制线条和矩形 【例5-7】在【例5-3】所创建的标签报表中添加图案，在页面页眉处添加日期和时间，在页面页脚处添加页码。 【例5-8】创建一空白报表，在页面页眉处添加日期和时间，在页面页脚处添加页码。 （要求在操作过程中学习使用“表达式生成器”） 5.3.2 使用计算控件 1．添加计算控件 2．统计计算 【例5-9】创建基于Access罗斯文示例数据库中的“产品”表的“产品库存报表”，要求计算出各产品的库存金额。 5.4 数据的排序和分组 5.4.1 记录排序 在报表中对数据进行分组是通过排序实现的。 对数据按照某些字段进行排序，然后再按照某种规则划分不同的组。 对分组后的数据可以进行汇总。 【例5-10】对于已经设计好的“选课信息”报表， 按课程名称升序和课程成绩降序进行排序。 5.4.2 记录分组与计