维保档案管理方案-杭州源牌科技股份有限公司.PDFVIP

杭州源牌环境科技有限公司 维保档案管理方案 第一节 总 则 为规范杭州源牌环境科技有限公司的维保工程档案管理，提高档案管理水 平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资 料的遗失，结合公司实际情况，特制订本方案。 第二节 管理体制和职责 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作 时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、 接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为： （1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、借 记等； （2 ）负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济合同和工程档案 的跟进； （3 ）负责档案管理的各项规章制度； （4 ）负责档案提供利用服务； （5 ）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。 第三节 档案分类分级 1、行政人力部提出档案分类分级及归档管理要求，明确档案的分类、保管 方式、期限、移交责任部门和密级等，编制《公司档案分类分级管理目录》，经 行政人力部分管领导审批后，发各部门和项目公司执行。 2 、档案种类包括，但不限于： （1）制度性文件：各项规章制度、管理办法等； （2 ）会议性文件：股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其他会议形 成的材料、会议记录、会议纪要等； （3 ）计划性文件：企业总体计划或规划、开发计划、项目计划、营销计划、 财务计划等； （4 ）证件性文书资料：法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可 证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书 和证明等； （5 ）汇报性文书资料：企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以 及公司领导相关发言及汇报材料等； （6 ）声像资料：外出学习、考察或外部门提供的，以声像形式记录下来的各 种资料，如照片资料、录音资料、影像资料等； （7 ）题赠性资料：上级领导、友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品 等。 （8 ）技术性资料：各类工程图纸、合作协议、竣工资料、验收资料等。 （9 ）购销资料：各类各类购销合同 3、公司档案管理人员负责对各自保管的档案资料进行编号。 4 、保管期限：根据国家档案局发布的《关于机关档案保管期限的规定》，分 为永久、长期、短期三种。永久为50 年以上，长期为15-50 年，短期为15 年以 下。 （1）永久：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，对本公司有长远利 用价值的档案，列为永久保管。 杭州源牌环境科技有限公司 TEL：4009266646 杭州源牌环境科技有限公司 （2 ）长期：凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查 考利用价值的文件材料，列为长期保管。 （3 ）短期：凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料，列为短 期保管。 第四节 归档时间和归档程序 （一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及 实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案 采取各部门平时累积每月一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。 （二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三 个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试 后由购置部门向公司综合管理部档案室归档。 （三）项目开发合同类档案由项目负责人审定后，于合同签订后一个月内各 项目资料统一整理后有序归档。 （四）人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司综合管理部档 案室归档。 （五）声像、实物档案，在产生后及时归档。 （六）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。 第五条 归档要求 （一）归档的文件、资料必须完整。 （二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、 组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。 （三）电子档案实行双轨制，纸质文件