10-9资料档案管理制度.doc

C基金管理有限公司 设立申请材料 资料档案管理制度 目 录 第 一 章 总 则 10-9-1 第 二 章 资料档案管理体制与任务 10-9-2 第 三 章 资料档案的分类管理 10-9-4 第 四 章 资料档案归档办法 10-9-5 第 五 章 资料档案使用办法 10-9-9 第 六 章 资料档案保密办法 10-9-10 第 七 章 资料档案保管办法 10-9-11 第 八 章 资料档案库房管理办法 10-9-12 第 九 章 资料档案的鉴定与销毁办法 10-9-13 第 十 章 资料档案工作统计办法 10-9-14 第 十一 章 附则 10-9-15 总 则 为了加强C基金管理有限公司(以下简称“公司”)资料档案工作的业务建设, 更好地为基金业务工作服务, 根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和财政部、国家档案局颁布的《会计档案管理办法》及国家档案局有关规定, 结合公司的实际情况, 制定本制度。 公司资料档案是完整地反映公司各项工作和业务活动的真实记载, 是考查公司工作和业务, 记载和研究公司历史的重要依据。各部门在工作和业务活动中形成的文书资料档案、基建资料档案、设备仪器资料档案、会计资料档案、人员资料档案、声像资料档案、业务资料档案、审计资料档案、荣誉证书实物资料档案等不同门类和载体的资料档案由公司综合部集中统一管理, 不得分散保存, 以维护公司资料档案的完整与安全。 资料档案管理体制与任务 根据资料档案工作集中统一管理的原则, 综合部设立资料档案室, 对公司形成的各种门类和载体的资料档案实行统一管理。资料档案室由综合部资料档案员管理, 各部门设兼职资料档案管理员, 公司全体员工应配合资料档案室开展工作。 资料档案室的工作任务: 制定公司资料档案工作的计划、规定、办法和细则; 在统一领导、集中管理的原则下, 负责各部门资料档案工作的业务指导和监督检查; 集中统一管理公司各种门类和载体的资料档案; 积极开展资料档案的利用工作, 为公司各项工作服务; 接收、整理、保管与公司业务有关的有利用价值的资料, 做好资料档案提供利用工作; 积极开展资料档案的编研工作, 编写组织沿革、大事记、基础数字汇编、发文汇编和专题文件汇编等编研材料; 对所保管的资料档案定期进行鉴定、销毁工作, 按照有关规定将应进馆的资料档案移交资料档案馆; 严格执行国家和公司保密制度, 维护资料档案的完整与安全; 综合部主管交办的其他工作。 各部门兼职资料档案员应保持相对稳定, 其主要职责是: 认真执行资料档案室制定的各项规定, 主动向资料档案室反映资料档案管理工作情况, 积极配合资料档案室开展工作, 并接受资料档案室的监督、指导和检查; 根据本制度, 负责做好本部门文件材料的立卷归档工作, 并在规定期限内向资料档案室移交, 确保公司资料档案的完整、真实与安全; 配合资料档案室做好资料档案的鉴定、销毁工作。 资料档案的分类管理 根据资料档案集中统一管理的原则, 公司在各项活动中形成的全部资料档案作为一个全宗, 全宗内的资料档案按其性质、载体进行分类归档。 资料档案归档办法 凡是记载和反映公司的业务、工作活动, 具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。为此, 下列文件材料必须按时间、按质量要求归档。 政府部门文件材料 政府部门、监管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要材料; 政府部门、监管部门颁发的属于公司主管业务并需要执行的文件以及非公司主管业务, 但需要贯彻执行的法规性文件; 政府部门、监管部门领导、人民代表、政协委员视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、意见和建议以及题词、照片及有保存价值的录音、录像(声像材料)等材料; 代有关部门草拟并被采用的文件的最后草稿和印本; 政府部门、监管部门转发公司的文件。 公司的文件材料 公司股东协议; 公司章程; 业务牌照; 公司股东会、董事会、监事会会议记录、会议纪要; 其他重要会议的会议记录和会议纪要; 公司重要会议的报告、总结、典型材料、参阅材料等; 公司的请示与上级主管部门的批复文件, 公司下属各部门的请示与公司的批复文件; 公司下发(包括转发的与其他单位联合颁发)的各种正式文件的签发稿、印刷稿以及重要文件的修改稿; 公司内部职能部门形成的工作计划、总结、报告以及向上级的汇报材料; 公司业务活动和基金经营管理专业文件材料; 公司内部稽核监察报告、错误遗漏报告、违规纪录; 证券市场调查研究形成的重要文件和资料; 公司及各部门汇总的统计报表和统计分析资料; 公司形成的财务报表、凭证、账簿等文件材料; 公司领导的述职报告、个人考核评议的文件材料; 公司形成的机构成立、合并、撤销、更改名称、启用印鉴及人员编制等文件材料; 公司制定