1、C版文件控制程序(CX01)1-11.docVIP

标准要求（4.2.3） 文件控制程序 文件编号：JDFDC/CX01 1.目的 为了对所有与质量管理体系运行有关的文件进行控制，使公司各部门都使用有效版本的文件，以防止失效、作废文件的误用，确保文件的充分性与适宜性，特定本程序。 2.适用范围 本程序适用于质量管理体系有关的文件(包括外来文件)的控制。 3.职责 3.1办公室、体系办公室负责组织质量手册、程序文件和本部门主管的作业文件的编写、修改、发放和保管，以及外来文件的识别、获取、控制和分发。 3.2预算部、工程部、采购部、资金部、各项目部和销售部负责主管业务的作业文件的编写、修改和管理。 4.工作程序 4.1文件编写 4.1.1质量手册由体系办公室负责编写。 4.1.2体系办公室组织各职能部门编写和修改本部门有关的程序文件；并负责审核相关的外来文件的适用性及有效性。 4.1.3各部门编写本部门使用的作业文件。 4.2文件的识别 4.2.1文件识别标识 a)对每份文件均以文件编码和名称进行识别； b)由办公室对文件的标识作统一规定； c)工程部、各项目部、销售部、预算部、采购部、资金部等部室对主管的作业文件进行保管并分类标识。 4.2.2文件有效状态的标识 a)质量手册和程序文件：加盖红色“受控文件”印章，编写控制号，并填写《质量管理体系文件一览表》（JDFDC/CX01－JL07）； b)各部室负责本部门相关的外来文件的收集，并填写《外来文件清单》（JDFDC/CX01－JL08），上报办公室，由办公室进行汇总，填写公司的《外来文件清单》（JDFDC/CX01－JL08），经管理者代表批准后下发各部门。若外来文件修改或更新，各部门应及时下载新样本，并上报办公室。 c)作废文件：加盖红色“作废”印章，作废后的留用文件再加盖红色“保留”印章。 4.2.3受控文件印章的管理由办公室专人负责。 4.3文件的审批和发布。 4.3.1质量手册、质量方针、质量目标由管理者代表审核，总经理批准并发布实施。程序文件由与程序有关的部门经理审核，管理者代表批准实施。 4.3.2管理、策划、业务和经营等作业文件由相关各部门负责人审核，报办公室，由办公室上报总经理批准后发布实施。 4.3.3外来文件由各部门负责人审核其适用性，办公室进行汇总，管理者代表批准后采用。 4.4文件的发放及管理。 4.4.1受控质量管理体系文件（包括质量手册、程序文件、作业文件）由办公室主任确定发放范围，确保各使用场所均应得到文件的有效版本。 4.4.2受控文件发放时，由办公室文件专管人员填写《文件发放/收回记录》（JDFDC/CX01－JL02）。 4.5文件的评审和更改 4.5.1文件评审 a)对质量管理体系文件，由各使用部门或人员，在实际应用中进行评审； b)在内部审核，管理评审过程中对文件的适用性、符合性进行评审。 4.5.2文件经评审需要更改时，应由文件的使用或编制部门提出， 并填写《文件更改申请（通知）单》(JDFDC/CX01－JL03)，说明更改原因，提出更改意见，由相关部门负责人、管理者代表审核，总经理批准后，体系办公室负责质量手册和程序文件的更改，其它作业文件由主管部门负责更改，并填写《文件更改记录》（JDFDC/CX01－JL04）。文件更改时应改变修改状态的版本号，每一次修改时，按0、1、2顺序变化。 4.6文件的换版和作废 4.6.1文件经多次修改后影响使用或采用标准更换则换版，由文件批 准人决定是否换版，版号按大写英文字母A、B、C顺序变换。 4.6.2质量手册、程序文件的换版由体系办公室办理报总经理批准后执行，并修改《 受控有效文件清单》(JDFDC/CX01－JL01)。 4.6.3作业文件的换版、作废应由各部门提出，主管领导批准，体系办公室办理。 4.6.4作废文件应填写《文件发放/回收记录》(JDFDC/CX01－JL02)，由办公室文件专管人员收回并销毁。若作为参考，应加盖“保留”红色印章，妥善保管。 4.6.5作废文件由办公室填写《作废文件/记录销毁登记表》（JDFDC/CX01－JL05）。 4.7文件管理 4.7.1加盖红色“受控文件”印章的质量管理体系文件不允许随意复印，若复印经主管部门同意后，上报办公室并由办公室做编号登记。 4.7.2文件使用人应对文件加以妥善保管和使用，防止污损、遗失。 4.7.3受控文件的使用人工作岗位发生变动时，其使用文件按如下方式管理： a)在本公司内部调动其性质相同的岗位，保留原使用文件； b)调出本公司或在本公司内部调动与质量无关岗位的，原使用文件由办公室负责收回并予以调整。 4.7.4当文件破损、严重影响使用时，应办理更换手续，由办