[管理学]第六章 机关行政.pptVIP

第六章 机关行政 1、? 行政办公室管理 ?2、公室管理的主要内容 3、? 行政机关后勤事务管理 4、行政工艺设计及计算机运用 一、?行政办公室管理 （一）办公室管理的含义 办公室管理是指作为机关单位综合办事机构的办公室，对本机关单位综合性的日常事务、规章制度、工作秩序等所做的管理。任何行政机关，都设有办公厅或办公室，它们作为行政机关总枢的辅助部分，是整个机关不可缺少的重要组成部分。 （二）办公室管理的特征和任务 1、办公室管理的特征 办公室除与行政机关其他部门一样具有服务、辅助、执行、管理等特征外，还有自己鲜明的独有的特征，这就是它的政策性、综合性、辅助性和服务性。 （1）政策性/（2）综合性/（3）辅助性 /（4）服务性 1、办公室管理的任务 作为行政机关总枢的辅助部分的办公室管理，承担着“参与政务、处理事务、搞好服务”这三大任务。 （1）参与政务，即协助领导进行决策和指挥。具体说，就是在领导决策过程中，提供准确的信息、资料，拟制方案等供领导者参考，在执行决策过程中，利用自身的枢纽地位，收集反馈信息，根据情况变化，及时提出调整、补充性意见，为领导者灵活指挥和及时控制工作进程提供依据，在决策贯彻落实后，组织好工作总结，为领导者提供总结经验和完善化措施。 （2）处理事务，即处理大量的、例行的日常事务以及种种临时性、突击性的事务，诸如文电起草印发、上下级公文处理、公务接待、会务组织、来信来访、督促检查、外事活动等诸方面事务。 （3）搞好服务，这具体体现在为机关行政领导工作服务、为本单位各项工作提供条件与服务、为机关全体工作人员的生活福利服务等方面。 3、办公室管理的作用 办公室管理由于承担了上述任务，被公认为是综合性的枢纽管理，在整个机关行政中具有重要作用，因而也就发挥着参谋、助手、耳目等作用。 （1）辅助领导决策和处理问题的参谋作用 （2）协助领导管理信息的耳目作用 （3）协助领导者管理日常工作的助手作用 二、?办公室管理的主要内容 如前所述，办公室管理的任务可以用“参与政务、处理事务、搞好服务”这三句话来作总体上的概括，如果细分下来，这些任务又可具体分为日常性工作、综合协调工作、辅助决策工作和领导者临时交办的工作四大类。 （一）日常性工作 办公室的日常性工作，也称为程序化工作，它主要有如下九大项： 1、会议工作 /2、信息处理 /3、机关事务管理 /4、公文处理 /5、文书档案工作 /6、信访工作 /7、公关工作 /8、印章管理 /9、机要保密工作 （二）综合协调工作 办公室的综合协调工作，从内容上看，有计划、制度、信息、事务等多种协调工作之分；从总体上看，是有内外或上下左右协调之别。为方便起见，下面主要谈工作任务的协调、管理事务的协调和领导机构的协调三个方面。就其特点而论，前者主要是工作组织性质的，而后两者则往往表现为关系的调整、疏通以及信息的交流、沟通。 1、工作任务性的协调 2、管理事务的协调 3、协调领导机构内部的关系 （三）辅助决策工作 这是办公室的一项重要工作，也是办公室工作人员充当领导参谋助手的首要任务。办公室工作人员辅助领导机关或领导者决策，包含四个方面的主要内容。 1、在领导机关或领导者决策之前，协助他们进行调查研究，了解情况，掌握、收集有关信息，为决策做好准备工作。 2、在掌握情况、收集信息后，提出或协同有关职能部门提出一个或几个决策方案，供领导机关、领导者决策时参考、选择。 3、承担决策事务。在领导机关或领导者的决策确定以后，办公室应履行自己的职责，迅速地将领导的指示或决定记录、理整，并通过发布文件或召开会议等方式把决策公布。 4、协助领导机关实施决策和检查决策的执行情况。 （四）领导者临时交办的工作 这类工作，虽不是办公室及其工作人员的主要任务，但也是一种经常性的工作。这类工作，不分昼夜，也不论节日假日，领导者随时都可能交下来，带有很大的突然性，事先很难估计到，没有什么规律可言。说办公室工作被动，指的多是这种工作。例如，上级机关发来电报或挂来电话，要求在几天之内综合某方面的工作情况上报，办公室就要立即组织人力，收集材料，分工整理，送领导审批后按时上报。由于这些工作大多是事务性，比较琐碎，又对时间要求较高，因而容易滋生抱怨，这需要办公室工作人员提高思想认识，以满腔的工作热情、主动、积极地报领导者临时交办的事做好，让领导者可以腾出更多的时间，集中更多的精力，去总揽全局，考虑本单位的大政方针。 三、机关后勤事务管理及其改革 一、机关后勤事务管理的意义和原则 机关后勤事务管理是指对本单位的物资和日常生活事务的管理，任务是为保障机关正常运转提供良好的工