公文功能介绍.pptVIP

公文特征 重要性 公文是协同产品中的重要功能，有着不可替代的作用 公文在政府单位、事业单位、集团单位都有着重要的作用，甚至成为政令上传下达的重要手段 应用范围 公文的应用范围较广，除了在内部流程外，还会涉及与上下级单位的公文交换 主要特点 支持发文、交换、收文、档案的公文全过程管理 支持大范围的定制，帮助用户形成适合本单位的公文应用模式和方案。自定义的范围涉及公文元素、公文文号、公文单、套红模板、稿纸模板 公文交换支持内部交换、外部交换，并支持与异构系统间的公文交换 公文应用结构图 公文的形态演变 公文设置中各要素关系 公文应用的进一步理解 套红模板设置 公文设置-外部单位 设置公文管理员 公文模板设置 公文发送 公文发送 发文拟稿 发文审核 发文复核 发文审批 知会 发文签发 套红 发文用印 发文封发 公文交换 公文交换 公文交换 公文交换 公文交换 收文登记 收文拟办 收文阅读 收文处理结果 公文查询 公文统计 公文统计 公文督办 公文督办员查看公文办理情况界面 结束语 完整的公文应用，由四个部分构成：发文管理、公文交换、收文管理、公文档案。 发文管理，主要是完成，公文成文的全过程，通常由拟稿、审核、复核、签发、用印、套红、封发等环节构成。其中拟稿、签发、封发是必不可少的，其他的流程节点，依据各单位的实际应用，审批环节有多有少，用印套红等节点的顺序也会有所不同； 封发后就可以进入公文交换了，内部交换时填写送文单和签收单就行了，涉及外部交换时，填写送文单后要将公文文件下载，再通过邮件或协同的方式传递给收文单位的公文管理员，由他上传后填写签收单。需要说明的是，这个公文文件有单位编号和名称的双验证，保障其在传递过程的安全。也就是说，公文交换过程中，公文文件是被打包的，负责交换的，收发文双方的管理员都看不到公文内容，他们只需要填写送文单和签收单。就象邮局的邮递员看不到信件内容一样的道理。 涉及外部交换的情况比较复杂，有的单位会认为手工上传下载公文文件会不安全，有的单位需要在两套OA系统上做公文交换，而这两个系统很可能不是一个厂商、一个产品，这时侯您可以考虑公文交换中心。公文交换中心您在报价单上看不到，它是做为方案提供的，有需要时请联系渠道经理单独沟通。 公文交换后相关单位进行收文处理，收文一般分二种：收阅件和收办件。收阅件收到后交相关人员阅读即可；收办件通常经过拟办、承办、办理各环节实现。 在图中，我们还可以看到几个蓝色的文件型示意图，这些是公文应用过程中的各种公文信息载体。 交换过程和收文过程都比较好理解，我们主要介绍一下发文管理过程。 在发文管理过程，公文的正文，要从普通 WORD 文件 变成 红头文件，内容上要进行审批和签发，格式上要 利用 套红模板 通过 套红操作来完成 对内容的套红。 那么，发文单和发文稿纸是怎么回事呢？大家知道，纸质公文中红头文件的上面 都要有一张纸，这张纸有的单位叫发文单，有的单位叫发文稿纸，从实际公文业务上讲应用比较相近，作用都是记录公文文号、发文单位等公文要素和审批签发的意见与印章。唯一的区别是在档案保存方面，公文档案一般只保留结果就是发文稿纸和红头文件，发文单中的审批过程不要求做为档案保存。 在系统中有一个问题，我们又要保存好各审批领导对公文内容的具体审批意见，也就是过程信息，又要展现最后的结果，就是不包含具体审批意见只有同意的意见和签字印章，又中间就出现矛盾了。因此我们需要两张单子，公文单用来承载全部公文元素和审批过程，公文稿纸从公文单中取出公文元素，打印后走领导签字盖章的流程，用于公文纸质存档。 这样，发文管理过程，就有四个载体：发文单、公文稿纸、WORD正文、红头文件。 将WORD正文按照套红模板的格式要求套红变成了红头文件。 在封发时，按照稿纸模板的格式要求生成稿纸，就有了公文稿纸。发文单从拟文过程形成，在封发节点确认。 要稿清楚公文该怎么设置，我们首页要清楚公文设置中的几个内容之间的关系和作用。 公文是按照公文流程模板来流转的，公文模板=公文单+正文+流程，公文单中承载了公文的全部元素和各节点处理意见。 公文单的内容需要进行三个设置，公文元素、公文单LOGO和公文文号。 公文流转后，就要涉及封发和后面的存档工作了。因此将涉及电子公文和纸质公文两种方案。 如果采用电子方式，把公文正文套红就可以了，也就是只需要定义套红模板，公文单+套红后的正文就是公文的全部内容了。 如果采用纸质，需要将公文单中各节点审批意见去掉，形成干净的发文稿纸，打印出来供领导签字用印。就是说，发文稿纸+套红后的正文，这两个纸质文档组成公文，因此需要设置套红模板和发文稿纸。 我们再回过头来看这张图，是不是更清晰了呢？我觉得公文的操作并不复杂，只要能将公文应用的结构、规则、流程、要点清楚了，就已经是60分