设定列印的范围.PPT

第 8 章 列印工作表與圖表 本章重點 8-1 預覽列印結果 8-2 列印工作表中的內容 8-3 版面的設定 8-4 列印圖表 8-1 預覽列印結果 預覽列印可以讓我們在列印文件之前, 先在螢幕上檢查列印的結果, 若發現有任何不理想的地方, 便可立即修改, 以節省紙張及列印時間。 請開啟範例檔案 E08-01, 然後按下 Office 按鈕 執行『列印/預覽列印』命令,就可進入預覽列印模式： 預覽列印結果 預覽列印結果 瀏覽前、後頁內容 調整文件的檢視比例 離開「預覽列印」模式 瀏覽前、後頁內容 若列印資料較多, 則 Excel 會自動將資料分頁。你可以在預覽列印模式下方的狀態列中看到資料一共被分成幾頁以及目前顯示的是哪一頁。如果要切換到其他頁次, 可按下視窗最上方的上一頁、下一頁鈕來瀏覽不同的頁次。 調整文件的檢視比例 預覽列印有兩種檢視列印文件的比例, 分別是整頁預覽及放大預覽： 整頁預覽：一進入預覽列印模式是以整頁預覽的比例, 將一頁的資料完整地呈現在螢幕上。此時限於視窗大小, 資料會被縮小, 所以只能看到大略的排列情形。 調整文件的檢視比例 調整文件的檢視比例 放大預覽：按一下功能區中的顯示比例鈕, 可放大資料的檢視比例；再按一次顯示比例鈕, 則又回到整頁預覽的比例。 調整文件的檢視比例 離開「預覽列印」模式 確定要列印的資料正確無誤後, 可直接按下列印鈕進入列印交談窗, 然後按照下一節的說明將工作表列印出來；若發現要列印的資料超出版面, 或是需要再做修改, 則可按關閉預覽列印鈕離開預覽列印模式繼續進行編輯。 8-2 列印工作表中的內容 要列印工作表的方法很簡單, 首先請將印表機的電源打開, 然後開啟欲列印的活頁簿檔案, 例如開啟範例檔 E08-01, 接著按照下面的步驟操作即可： 從活頁簿視窗中選取欲列印的資料範圍；如果沒有選擇範圍, 那麼預設會列印整張工作表的內容。在此我們以列印整個 Sheet1 工作表為例, 請切換到 Sheet1 工作表。 列印工作表中的內容 接著請按下 Office 按鈕, 然後執行『列印/列印』命令, 開啟列印交談窗, 依序選擇印表機、列印範圍、列印對象、…等, 按下確定鈕即可將工作表列印出來。 列印工作表中的內容 列印工作表中的內容 底下再為你深入說明列印交談窗中的各項設定內容。 選擇印表機 設定列印的範圍 指定列印對象 指定列印份數 選擇印表機 請先檢查印表機區內設定的印表機名稱, 是否就是你要使用的印表機, 如果不是, 請拉下名稱列示窗重新選擇： 設定列印的範圍 如果你選取的工作表共有 10 頁, 可以選擇全部將所有頁數全部印出來, 或者是只印其中的某幾頁： 全部：將所有頁數全部列印出來。 頁數 從…至…：只列印其中的某幾頁, 例如從 3 至 6, 表示只將 3、4、5、6 頁列印出來。 指定列印對象 接著在列印內容區指定列印的對象, 共有 4 種選擇： 指定列印對象 選取範圍：若選擇此項, 則必須在執行『 列印』 命令之前, 就先在工作表上選取欲列印的儲存格範圍, 以做為列印對象。 選取工作表：列印目前在活頁簿視窗中選取的工作表。而若要一次印出多張工作表 (非整本活頁簿), 可在執行『 列印』命令之前, 先選取欲列印的工作表頁次標籤, 然後在列印內容區選擇選取工作表為列印對象。 指定列印對象 整本活頁簿：列印活頁簿中的所有工作表。 表格：若選擇此項, 必須在執行『 列印』命令前, 先選取表格的範圍, 才能指定以此項做為列印對象。 指定列印份數 若工作表要分送給許多部門或人員查閱, 則可在份數區的列印份數欄設定欲列印的份數, 一併列印出來。 指定列印份數 當你要列印多份, 可勾選自動分頁項目, 那麼在列印時會先印完第一份再印下一份 (否則會將每一份的第一頁全部印出, 然後再印下一頁, 依此類推)。 8-3 版面的設定 插入頁首與頁尾資訊 調整頁面邊界 列印方向 放大或縮小列印資料 縮放比例 調整成：…頁寬…頁高 列印工作表的格線與欄、列標題 插入頁首與頁尾資訊 報表除了要有資料內容外, 還可以在報表的頁首、頁尾加上各式標題, 例如：日期、報表名稱或頁碼, 讓我們在閱讀報表時可以更清楚地知道報表的時效性與來源出處…等各項訊息。 請切換到插入頁次, 然後在文字區中按下頁首及頁尾鈕, 此時會切換到整頁模式, 並自動出現頁首及頁尾工具頁次, 你可以使用此頁次中提供的各項功能設定頁首及頁尾資訊： 插入頁首與頁尾資訊 插入頁首與頁尾資訊 要加入頁首資訊, 你可以直接在頁首區中輸入文字, 或是按一下頁首及頁尾項目區中的各項按鈕套用現成的範本。例如我們想在頁首的地方加入 檔案名稱 及 目前的日期 就可如下操作： 頁首及頁尾區分成 3 個部份, 分別為左、中、右 3 個區域, 其作用就像靠左