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浅谈工程建设档案信息资源开发利用工作 　　摘要:工程建设档案是企业档案管理的重要分支,属科学技术档案的范畴。它具有分散性、复用性、多样性等特点。工程建设档案管理者不仅需要熟练掌握档案现代化科学管理技能,还要懂得工程建设各个工作环节的业务知识、经营特点,以便及时提供工程建设档案信息资源,为有效缩短工程建设周期,多、快、好、省地为企业经营活动服务。因此,必须建立起一支稳定的、高素质的工程建设档案管理者队伍,使工程建设档案、工程建设规范、标准、情报信息资源实现一体化管理。 　　关键词:工程建设档案;档案管理;信息资源开发 　　中图分类号:G271文献标识码:A文章编号:1009-2374(2010)01-0134-02 　　 　　工程建设档案是企业档案管理的重要分支,属科学技术档案的范畴。一项大型工程的建设会形成如设计图纸、往来信函、会议纪要、施工文件和合同文件等各种各样的文件,这些文件都必须按照时间顺序,分类、分项妥善归档管理。严格规范的工程建设档案管理,可以避免工程失误、施工错误、工期延误和索赔事件的发生,对于建筑产品的使用管理、维护修养具有重要作用,是工程建设工作的重要内容。 　　工程建设档案是在项目建设过程中形成的具有利用、保存价值的历史性文件。一个建设项目,从概念提出、规划思路、可行性研究,到初步设计、施工图设计、竣工报告以及实施过程中大量的往来文件等,归纳起来就形成完整的工程档案。 　　 　　一、工程建设档案的主要内容 　　 　　(一)主管部门的公文、信函等 　　主要包括有关主管部门的立项批复、工可批复、规划部门的“两证一书”、土地批准文件和有关证书等核准文件、环保和安全等部门的批准文件以及报建、质量监督等有关文件。 　　(二)项目前期工作文件 　　包括规划方案、预可研报告(立项报告)、工可研报告、环境评价报告、劳动安全卫生评价报告、初步设计文件、设计变更通知、工程地质报告、施工图、以及竣工验收报告等。 　　(三)项目内部管理文件 　　包括各种合同文本、招投标文件、监理报告、技术咨询报告、施工日志、竣工图、工程付款单据、事故调查报告、会议纪要、会议记录和现场报告等。 　　 　　二、工程建设档案信息工作的特点 　　 　　(一)分散性 　　工程建设档案信息资源主要来源于城乡经济建设,生产管理活动中,是从事基本建设项目规划、设计、施工等一系列管理活动的组织和个人之间形成的有价值的材料。 　　由于城乡规划建设活动的各个环节由各种人员来完成,这就需要有许多个单独的立档单位来反映整个经济活动的真实面貌。 　　单从甲小区住宅项目开发来说,从建设单位的可行性研究报告开始到设计单位的施工图设计再到施工单位的竣工、验收等环节,必须由这三个独立的立档单位提供,缺少其中一个单位的档案,就无法全面地反映整个过程的状况。 　　(二)复用性 　　工程建设档案信息来源的分散性决定了其复用性。从甲小区住宅项目开发来说,建设单位把从可行性研究报告开始到设计前形成的材料归入档案,这部分档案中的有关内容提供给设计单位作为设计依据,当设计完成后,这部分材料也就随着施工图一起归入设计档案中,设计单位再把施工图提供给施工单位和建设单位。这样,三个单位的档案就出现复用现象。这种复用现象必然贯穿于整个工程建设档案的形成之中,使其形成一道独特的风景。 　　(三)多样性 　　在工程建设项目规划、设计、施工过程中,各部门的经营内容和经营方式的不同,决定了档案信息来源的多样性。 　　一个工程由设计前期准备阶段-施工图设计-施工阶段-设备及管线安装-竣工验收阶段组成。这必然使其档案形成的周期较长,内容多样,且自始至终将有许多变更、修改。这就需要各个工作环节的互相配合、互相提供、互相制约。 　　 　　三、工程建设档案信息资源的有效利用途径 　　 　　鉴于工程建设档案信息资源来源的分散性、复用性、多样性,可以从以下几个方面来更好更科学地使工程建设档案信息资源得以有效利用。 　　(一)建立科学有效的工程建设档案网络系统 　　按照工程建设档案建档工作的基本原则,以基建项目规模大小和投资性质建立分级控制的网络系统。各单位领导要积极创造条件,以各种方法开展档案业务活动,定期对档案管理中存在的问题作专题性探索,并寻找解决的办法。以技术责任制为核心,形成建设单位、设计单位、施工单位互相制约的机制,各单位之间及时提供设计、施工变更、修改信息,完整、准确地保存好各个工作环节上产生的档案材料,真正使其起到全面鉴定基建工程质量,全面使用和维护建设工程的重要依据作用。 　　(二)工程建设档案、工程建设规范、标准、情报信息资源一体化管理 　　随着现代企业生产经营不断向外扩展,市场竞争日趋激烈,仅靠档案信息反馈还远远不够。工程建设规范、标准