实用职场英文写作教程Unit_4_Memorandums教材教学课件.pptVIP

04;Memorandum is a common form of communication within a company, usually called a memo. Memos are written by everyone from junior executives and engineers to CEOs to convey information within an organization. Hence, it is essential to master this basic communication form. Now, let’s look into the content and format of memorandums. ;;;What Is a Memo;How to Classify Memos;What’s the Structure of a Memo;Memo message 备忘录正文部分通常包括：开头（opening）、主体（body）和结尾（closing）。可长可短，可正式或非正式，但一般不超过两页，可以有附件。正文后面往往没有签名（signature），但个别的也有签名。 有些大公司或机构会准备有打印好的备忘录纸笺，纸笺上端通常印有公司或机构的名称或标语（Logo）并印有开头部分：To, From, Date 和Subject，在每次写备忘录时只需填入具体内容即可。备忘录可以是纸质的，也可以是电子版的。 打印或书写备忘录时，通常有两种格式：缩进式和齐头式，前者每段首行缩进，后者每一行顶格左边对齐。 ; 1. Memo是Memorandum缩写，因此也可以用Memorandum，此外还有Internal Memorandum和Interoffice Memorandum，其意思都是一样的。 2. To这一标题后面应写收信人的姓名与职衔，姓名前可以用尊称或不用。如： To：Mr. John Smith，Sales Manager From这一标题后应写发信人的姓名与职衔：职衔可根据需要决定写或不写，但姓名前不要用尊称。如 From: John Smith, General Manager 4．Date日期的写法同书信里日期写法的要求完全一样，不要用数字来表示月份。 5．Subject这一标题后是写事由的，即用一个或几个词汇简单概括便函的内容， 以便查阅。事由必须简洁明了，概括性强，不要用完整的句子，如： Changes in Travel Advance Form Promotion of Staff Vacation Schedule Participation in Training Program 6．Message正文常常不需要注明这一标题。正文与一般书信有所不同，可长可短，往往使用简短地句子和段落。有时只有一句话，有时有好几个段落。为了使阅读者一目了然，各段前还可以写上序号。 7．商务备忘录多用于公司内部，因此无须对背景信息进行赘述，开门见山直奔主题即可。在措辞选择上，应避免繁琐的表达和句式，如“because of the fact that” 可直接用“because”等。 8．限制主题个数，??于读者注意到备忘录全部内容而不会信息遗漏，并做出相应的回应，也便于公司内部存档和检索管理。 9．高效的备忘录写作应突出重点词、重点短语和重点部分，以便读者一目了然，可通过一些排版手段来达到效果，如使用数字或圆点等符号纵向排列要点，词语或短语加粗或斜体，使用标题和副标题分级等。 10．备忘录不像正式的商务信函一样对词的要求程度那么高，普通词、第一人称代词和一些常用缩写是被允许使用的，既要注意语言得体有礼，又不过于拘泥礼节。 ;1. 指示备忘录（Direction Memorandum） 指示备忘录的主要目的是让信息接收者提供信息并有效地执行指令，以协调各部门的合作。首先，备忘录起草人应提供信息来源，或说明要采取的行动，然后激发行动并请求合作。指示备忘录通常是上级指示下级，所以语气比较直接，语言清晰明了，明确陈述相应的时间和行动。 ;2．委托备忘录(Entrust Memorandum)委托备忘录一般是委托他人完成一项工作，应注意主题要明确，语言简洁，交代的工作步骤要清楚，语气礼貌并且覆盖所有的委托信息。首先可以说明委托或授予权利的细节，提供背景信息，说明委托的工作和工作方法，并对被委托人的帮助给与感谢。;;3．通知备忘录（Notice Memorandum）通知备忘录主要用于内部通知通告，解释新政策新规定或是告知新变化。对于上级发出的通知备忘录，写作中常用祈使句，语气较直接，一般只简要地说明期望的行动，让信息接收者了解事情的原委。这类备忘录不是为了证