某酒店各部门工作程序.doc

物品申购程序 编 号：AC-PP-001 目标： 使各部门能统一及有计划进行物品申购。 程序： 一、正常物品采购 1. 各部门在填写采购单(一式四联)前请检查申购物品是否在酒店仓库内已有存货； 2. 各部门在申购物品时,应注明申购物品之品名,牌子及规格,如有特别要求“在备注栏”标画申购物品图样； 3. 各部门之采购单必须经部门经理签批同意,部门经理批准后把申购单送采购部； 4. 采购部接到各部门交来之申购单后,经市场调查后把申购物品的价格填写在“报价”栏内；并力求做到三家报价,如市场无部门申购的物品时,采购主管应立即与申购部门经理联系商讨解决； 5. 采购部报价完毕后,把申购单送财务签批,如财务对申购数量有异议时,应与申购部门经理商讨解决； 6. 财务签批后交送总经理最后审批,经总经理审批后交回财务部门，由财务部门把申购单送分发至各有关部门； 7. 一般物品采购周期(由部门递申购单至完成物品采购时间)为八个工作日,如特殊情况则视实际情况而顺延.特殊采购物品(如印刷品,大批量的餐具,瓷器及按特别要求订造之物品)需提前30天进行申购； 8. 如申购物品需长期使用,请在申购单上注明需在仓库储备存仓。 二. 餐饮食品每日采购（仅指蔬菜、肉类、海鲜等鲜活食品） 1. 餐饮部每天下午四时前把次日所需采购项目填写“每日市场采购单”送财务成本控制,成本控制核对申购项目及数量有异议时即与餐饮经理进行商讨,双方商讨后经成本控制主管最后核定采购项目及数量,交采购部进行采购； 2. 采购部接到“每日市场采购单”后,按采购项目及数量与供应商进行联系,落实采购项目及数量,如未能落实全部采购项目及数量,既与主厨联系商讨解决； 3. “每日市场采购单”之采购项目只限于没有存仓之鲜活肉类,水果及蔬菜,在填写“每日市场采购单”前请检查申购物品是否酒店仓库已有存货； 4. 采购部在落实采购项目及数量后把每日市场采购单送各有关部门； 5. 餐饮之鲜活肉类及蔬菜每十天由采购,成本控制,主厨联合进行一次市场调查,并由采购部编制市场调查表,以供有关部门进行参考。 采购工作程序 编号：AC-PP-002 目的： 使采购员懂得采购工作顺序和进行采购。 程序： 一. 采购前工作 1. 部门及仓库申购 (1) 采购需检查采购单上之申购物品是否在酒店仓库内已有存货； (2) 与申购部门确认所申购物品的名称,规格,数量及要求； (3) 力求做到三家报价,并注明付款方式及三家物品的质量及优缺点； (4) 采购单经财务及总经理签批后,根据批准内容(如数量,最后确定的报价等)与申购部门进行重新确认； (5) 通知申购部门已按采购单上批准的申购项目及数量进行采购,落实到货时间,并把申购单送各有关部门存档。 2. 餐饮部每日市场食品申购 (1) 餐饮部每日市场食品采购单经成本控制审阅后交采购部,采购部根据每日市场申购单之内容与供应商进行联系,落实所需物品及数量,如供应商表示不能提供某个项目或数量未能达到要求时,必须与主厨进行商讨,并必须有一个解决问题的方法和结果,以确保使用部门之需要； (2) 与主厨商讨后,在每日市场采购单更改变动项目及数量,并应立即知会成本控制； (3) 把每日市场采购单送各有关部门存档。 3. 采购后的工作 (1) 跟催供应商能否按预定日期到货； (2) 如用支票购货验收后,将正式发票连收货记录交应付帐报销； (3) 如以现金购买,按现金报销程序进行报销； (4) 向收货部及使用部门了解物品质量,以保证酒店的利益； (5) 应经常抽出时间,在收货现场既时对供应商所送货物的质量进行观察了解,以方便发现问题可即时解决。 二. 市场调查及鲜活食品报价 (1) 每十天一次联同成本控制及主厨外出进行市场调查,根据市场供应的品类及价格编制市场调查表,送成本控制和餐饮经理参考存档； (2) 每十天与鲜活食品供应商进行鲜活食品的定价,定价前一天由供应商进行报价;采购根据供应商之报价和市场调整的价格进行比较,编制“鲜活食品价格表”,按财务及总经理最后批准之价格与供应商进行定价,并把定价表送成本控制、财务及餐饮经理存档； (3) 发掘市场上的新产品,提供给有关部门使用及参考。 三. 资料的归集与存档 (1) 对各部门的申购单,每日市场采购单进行分类存档； (2) 对申请采购单进行分部门以及已送批,正在采购,已部分完成采购和全部完成采购等项目分类存档处理； (3) 每日对采购的资料进行分析对