QP4203质量记录管理程序.docVIP

质量记录管理程序 编 制 审 核 批 准 发布日期 生效日期 文件修订记录 序号 版本号 修订码 修 订 内 容 修订人 审 核 批 准 目的 使记录得到受控管理，为各流程活动提供有效证据。 适用范围 适用于质量管理体系有关产品和原/辅材料的采购、制造（包括设计/开发、样件生产、试生产、批量生产等）、检验和试验及校准、仓储、包装到交付各阶段作业的记录（包括顾客指定的记录和供应商提供的记录及以硬拷贝或电子媒体等形式存在的记录）。 职责 3.1 各责任部门负责本部门相关记录的标识、收集、编目、填写、归档、保管处理。 3.2 管理信息中心负责归档质量记录的保管和对超过保存期的质量记录的处理。 定义 无 工作内容 质量记录的标识 5.1.1质量记录的标识方法见《文件编写导则》。 5.1.2对有存档责任特性值的质量记录必须参照顾客的标识方式对其加以特别标识 质量记录的审批 质量记录表单由各责任部门设计，作为程序文件或作业指导书的附录，随程序文件或作业指导书一同审批。 5.3 质量记录的填写 质量记录填写部门对记录的每一个数据和文字负责；及时、真实、准确、完整、清晰；规定内容无填写时划“无”或“ / ” ；重要内容更改时应由更改者签名或盖章；应有记录者、记录日期等标识。 5.4 质量记录的收集 质量记录产生的当年由各部门自管。质量记录应整理清楚并附上相应的台帐，装订成册于当年年底移交至管理信息中心，填写“文件接收/移交清单”。 5.5 质量记录的编号 质量记录的编号原则以方便检索为原则，一般按年月加顺序号（如2004年2月第3张为040203），但不限于用其它形式。 5.6 记录的查阅、检索 5.6.1当顾客或供应商或第三方认证机构需查阅记录时，由相关单位人员陪同，质量记录负责人应能迅速提供相关记录。 5.6.2当公司内部查阅和追溯各相关记录时，各部门质量记录负责人应能迅速找出所要查阅和追溯的记录。公司对各部门记录的检索方法统一以目录和其相关对应的标识、编号进行。本公司质量记录不外借。 5.7 质量记录的保管/防护 5.7.1凡电子媒体的记录的保管与防护，按《电子文档管理办法》执行。 5.7.2各单位按第5.8条的保存期限要求保管。 5.7.3质量记录的防护须注意保管环境（如防火、防水等），避免受潮、损坏、遗失。 5.8 质量记录保存期限 5.8.1记录的保存必须满足政府、安全和法规及顾客的要求，当有这种要求时，公司应按政府、安全和法规及顾客的要求进行记录保存之作业。 5.8.2生产件批准文件、工装记录（包含顾客的工装记录）、采购订单（包含所有顾客和公司的采购订单）和修改单（包含所有顾客和公司的修订单）的保存期限为零件（或零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期再加一个日历年，如顾客有特殊要求时，依顾客要求保存。 5.8.3质量运行状态记录（如：控制图表、检验和试验状态结果）的保存期限为其产生的当年再加上一个日历年。 5.8.4与质量有影响的各相关工作岗位人员的证书之保存期限长期，如该人员离职后公司将不再保存其证书，而其证书自即日起自动失效。 5.8.5内部质量管理体系审核和管理审查记录保存三年（含）以上。 5.8.6各项记录的具体保存期限参照“质量记录一览表”之保存期限进行保存。 5.8.7来自供应商的记录保存期限为二年（含）以上。 5.8.8以上记录的保存期限不能替代任何政府的有关规定要求，其规定的保存时间应理解为“最短的”保存时间。 5.9 记录的处理 超过保存期限的记录由管理信息中心核对后销毁，但应保留“质量记录销毁记录”。 相关文件 QW-4201-01《文件编写导则》 QW-4201-02《电子文档管理办法》 质量记录 QR-4203-01质量记录一览表 QR-4203-02质量记录销毁记录 QR-4201-01文件接收/移交清单 QR-4201-05文件更改申请表 QR-4201-06文件回收/销毁/留用记录 附录 附一:质量记录管理过程海龟图 附二:质量记录管理过程流程图 质量记录管理程序 编号：QP-42-03 版本：A /0 页码：第1页 共4页