办公室行政方案20100426.docVIP

办公室行政制度 办公室管理 办公环境管理 1.1室内办公用品及各种文具存放整齐有序，不准在室内和走道堆放物品、废纸、乱贴乱画。 1.1.1 办公桌面要求：与办公无关的私人物品摆放不得超过3件，且要求摆放规矩；文件要求统一插入文件栏内，规整有序；桌面临时需要摆放的文件等要求做好归类，尤其是离开案台时要求归放好，下班后文件夹统一放入文件柜内，不得放置桌面，以免泄露公司内部资料。 1.1.2 地面要求：原则上除了凳椅、垃圾桶、电脑主机之外，不允许摆放其他私人物品，确有需要应统装在纸袋内，且要求所有物品尽量摆放在隐蔽角落。 1.1.3文件柜要求：柜顶及柜内不得摆放私人物品，即使是办公用品也需摆放规整，不得杂乱无章。 1.2开源节流，节能降耗，爱惜办公器材、设备，不得野蛮操作。 1.2.1 节约照明用电。白天时间充分利用自然光；电灯根据需要开启，做到人走灯灭，杜绝长明灯。 1.2.2合理使用空调。室外温度高于25℃或低于15℃时方可使用空调；空调温度设置，夏季不低于25℃，冬季不高于25℃；无人时不开空调，开空调时不开门窗；下班时及时关闭空调。 1.2.3节约通信费用。根据工作需要，正确选择网络、座机、手机、快递、挂号和普通邮件等通信方式，大力提倡以网络的方式传递信息；不用座机打私人电话；用座机联系工作业务尽量长话短说，言简意赅。 1.2.4节约办公耗材。充分发挥办公自动化设备的作用，修改材料尽量在电脑上进行，减少重复打印次数；可通过调整文档页面设置、字体大小、段落间距等实现节约纸张；提倡打印双面用纸及废纸的反面再利用；文件尽量传阅，减少复印，努力实现无纸化办公。 1.2.5尽量减少计算机、打印机、复印机等用电设备的待机时间；有省电功能的，启用省电模式；长时间不用要关机，延长设备使用寿命。例如，下班关电脑时要关闭显示器；下班后饮水机电源要关闭等。 1.3 爱护公共物品，平日搞好维护，发现破损及时向行政部报修。 1.4接待区及办公区的公共区域卫生每天由保洁员清理。洽谈区使用完毕后，由接待人负责相关清理事项，并将桌椅归放原位，关闭电源每位员工下班离开前应打扫个人办公区域卫生，整理文件，保持办公桌整洁；部门最后一个人离开前应检查部门区域电源开关是否关闭。 1.不得在办公室内食用午餐，保持空气清新。午餐请至二楼培训室食用。公司电脑禁止安装任何聊天软件，有需要的员工填写申请单，由批准后安装。公司电脑禁止安装任何游戏。禁止用公司电话用于游戏或其它充值 办公室安全管理 2.1不得在非吸烟区吸烟。吸烟区为公司门外及与客户在洽谈室洽谈时。非工作人员不得进入办公区，交款客户、相关领导接见的重要客人及确有需要进入办公区人员，由接见人负责带入并带出，如无接见人，由前台负责带入并带出。 各部门员工每天最后离开的员工，应关闭所有未关闭的电源。注意：不能将门禁开关关闭，以免公司门禁失效。 如遇长假，保证所有设备的电源关闭（除门禁电源外） 。 发现饮水机处于空置状态时应立即关闭电源开关，避免空烧并马上通知前台送水不随意抽取传真机纸槽内放置的纸，容易损坏传真机入纸口导纸的零件，传真纸用完后时补充，否则会影响传真的接收。 打印机在使用过程中一旦有卡纸情况，应先将卡纸取出，如有其他故障不能正常使用，应及时报行政部维修，避免影响正常工作。 工作资料、个人物品、现金等请妥善保存，中午午餐时间及下班后锁上办公抽屉，以免物品文件丢失或损坏。职场纪律 形象礼仪 1.1头发要干净整洁，不得烫染鲜艳的颜色或夸张的造型，不得配戴夸张的发饰。 1.2不得化浓妆，只宜稍作修饰，淡妆即可。保持身体气味清新，不得有异味，不得使用浓烈的香水。 1.3佩戴耳饰、项链、手链、戒指等饰物应简洁大方，不能过分花俏、奢华或另类，不能露出彩绘、纹身等，并且耳饰最多只能戴1对。 1.4留指甲要干净整洁，不宜过长。 1.5上班时间必须穿着全套工装，扣子要都扣好，并且佩戴工作牌。男员工要求佩戴公司统一发放的领带。没有工装的人员应穿着职业装，要求服装款式和颜色要接近工装。 1.6上班时间不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋、旅游鞋、沙滩鞋等与职业形象不相称的鞋子。皮鞋颜色要求黑色或深色，凉鞋应以简单样式的浅色系为宜。 办公礼仪 2.1电话响起，三声内接起：你好（科威国际）。使用电话注意语言简明； 2.2代接同事办公位电话，做好必要记录并及时转达，转接电话的方法为按“*81”，电话转接范围详见“OA-交流共享-总部共享空间-行政部”内表格。 3.3办公时间不擅离工作岗位，需暂时离开时应与同事交代； 3.4不在办公区域高声喧哗，接待来访、业务洽谈要在洽谈室内或其他公司指定区域进行； 3.5适当调整你的手机铃声，在培训/会议中将铃声设为振动； 3.6有来宾进入办公区时，注意笑脸相迎，热情提供咨询或帮助； 3.7当新同事、客户或加盟商进入办