合同协调审查系统方案V1.1.docVIP

合同协调审查系统整体方案 V1.0 修改记录 日期 版本 修改人 修改原因 备注 2011.10.24 V1.0 杨美荣 初始建立 目录 1引言 5 2.背景 5 3.产品定位 6 4.设计理念 6 5系统框架 6 6、系统特点 7 6.1安全性 7 6.2灵活性 7 6.3实用性 7 6.4时效性 8 7.产品功能 8 7.1律师事务所的选择及在线委托 8 7.2合同类型的选择及模板 8 7.3工作流的定制和绑定 8 7.4审批流转过程记录 8 7.5网上付费和评价功能 9 7.6合同范本及模板 9 7.7最新法律条文修改检索 9 7.8以多种形式进行提醒 9 7.9对合同文件修改的痕迹保留 9 7.10合同查询、统计和分析 10 7.11跟踪执行和管理 10 8.产品功能特点 10 8.1公共的对外开放平台 10 8.2严格的审核机制 10 8.3信息互动和评价体系 11 8.4网上支付功能 11 8.5强大的范本功能 11 8.6高度开放性和可扩展性 11 9.系统带来的效益 11 9.1改变时空观念，提高工作效率 11 9.2无纸化审批，管理节约了资源 12 9.3经验积累，知识共享 12 9.4统一平台，方便管理 12 10.开发周期 12 11. 团队建设 13 12.资金预算 14 1引言 合同审查和管理是每个律师事务所的重要工作之一，每个合同的签订都需要层层把关，经过相关专业机构的审查，这个过程往往要花费较长的时间，但随着计算机网络、通信网络、软件技术的不断发展和进步，通过网上协同审查和管理来提高工作效率、节约成本、增强顾客满意度已成为现实。本案从合同网上协同审查和管理系统的研发背景、产品定位、设计理念、系统功能、系统结构、系统特点及其带来的效益、开发周期、团队建设、资金预算等方面进行论述，并对该系统存在的困难、未来发展趋势等进行分析。 2.背景 在当今法制越来越健全的社会，无论作为甲方，还是乙方，甚至丙方；无论是机关，还是企事业单位，对合同的签署、跟踪执行及其管理都十分重视。从业务部门起草合同，到最终签署，中间需要经过多个部门的审查，除此之外很多企业还选择专业律师或事务所对合同的各个条款进行专业审查。随着信息技术的发展，目前基本已经告别了传统纸质流转方式，一般采用邮件的形式进行流转，但是除了合同文件（包含正文、附件等）供阅读、修改，需要流转外；还有一份《合同审批意见单》，用于记录各个条款审查的意见记录，同样需要呈传，另外此过程中审查方还要跟需求方进行不断的沟通确认，需求方也需要对审查进展情况进行不断的询问。审查一份合同往往得经过一周左右的时间，若遇上相关人员出差、开会等情况，花费十天、半个月也是经常遇到的事；特别对有些办公地点比较分散的事务所来说，在流转上就必须花费大量时间。 　　企业和事务所相关人员在合同的跟踪执行过程中需要完成大量的繁琐工作，如大量文字的阅读，逐行检查、修改批注、付款或催款、报销、发票或支票的管理等，若没有一套好的信息管理系统，即使付出了辛苦的努力，也很难保证能按时保质完成任务，有时甚至可能出现遗忘的事项。 　　合同网上审查和管理系统将在这样的背景下应运而生，我单位将独立研发一套合同审查系统，采用公共平台的形式作为企业入口，单独开发客户端供审查方使用，审查方可以把它把它当作是办公自动化系统（OA）或电子政务系统中一个不可缺少的重要组成部分。由于合同形式的多样性，签署和履行过程的多变性，系统根据需要提供不同类别的合同模板，链接与合同有关的最新的法律法规和规定，及时有效地实施合同的起草、委托、审查、审批（签订）跟踪执行、评估、结束等一系列管理工作，并提供审查模板维护，自动校对、查询、统计、分析、更改等功能，根据需要设定预警信息，及时提醒对某个合同的关注，以加强对合同的有效管理与监控，降低沟通成本、提高工作效率以及资金的使用效益和增强顾客的满意度。 3.产品定位 该系统采用自主研发面向，系统基于成熟的J2EE标准、JAVA语言进行架构和设计，是一款产品化程度高、性能稳定、扩展性好、易用性强、支持协同办公系统，从架构、技术、功能、应用、体验、扩展、集成等各个层面上引领着业内同类软件产品的发展走势。安全，针对服务器端使用可通过双机热备份、磁盘阵列、异地数据备份等措施实现，为了确保信息安全，防止有人冒充合法用户对合同进行审批、修改；阻止用户阅看权限范围之外的合同；防止在Internet网上审查时被别人截取。系统才有如下方式进行保障： 　　1、通过CA认证服务器给每个合法审查人签发一个数字证书，每次登录系统时，只有通过证书验证的用户才是合法的，数字证书可存储在USB KEY上，随身携带。 　　2、通过数