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第五章 行政管理制度 一、文件管理制度 （一）发文处理 由本单位所发出的文件材料，称为发文。发文处理包括拟稿、核稿、会签、签发、核发、缮印、校对、用印、登记、分发、归档等环节。 1、拟稿。就是公文承办人员根据领导交拟或批办的意见草拟文稿的过程。这是发文处理的第一道程序，是关系到文件质量的基础工作，必须十分认真细致。 2、核稿。即对文件草稿进行审核。在草稿未送领导审批之前，行政部依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核和检查。 3、会签。发文需要相关领导在《文件会签表》上签字。 4、签发。签发是领导对文稿的最后审批。文件草稿经领导在《发文处理笺》签字后，即成为最后定稿，文件据此生效。 5、核发。是在公文正式印发之前，对经领导签发的文稿进行复核并确定发文字号、分送单位和印制份数的工作。核发的内容与要求是： （1）是否按规定的程序报请有关领导审批，手续是否完备齐全。 （2）人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、印发范围、主题词是否准确、恰当，标点符号、计量单位、数字的用法，文种使用、公文格式是否符合规定。 （3）编排发文字号。文稿经领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式的规定编排，包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分，如：豫佳投字﹝××××﹞××号。 （4）对需要标明密级、紧急程度的公文进行标注。 （5）确定分送单位和印制份数。 （6）文件标准格式： ① 页面：1.页边距：上3.7cm 下3.5 cm 左2.8 cm 右2.6 cm 2.页 码：用“—1—”格式 下2.5 cm ② 标题：1.大 标 题：2号 中宋 2.一级标题:3号 黑体 3.二级标题：3号 仿宋（加黑） ③ 正文：1.字体：3号 仿宋 2.行间距：固定值30磅 3.每行28个字，每页22行 6、缮印。即对经领导签发后的文稿进行印制，在缮印过程中，必须做到： （1）必须以经领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。 （2）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿。对印制的底板保存好，密级文件废页应用碎纸机销毁，防止泄密。 （3）尽量避免末页无正文的现象，如无法避免，则应于末页注明“此页无正文”字样。 7、校对。是发文过程中的一个重要环节，也是行政部的一项重要工作职责。要坚持三校制度，一校由起草人进行，二校由核稿人员进行，三校由部门负责人进行。校对时要以文件定稿为基准，认真仔细地校对，把住发文的最后一关。 8、用印。即在制成的公文上加盖印章，是公文生效取信的凭证。 （1）必须以领导签发的公文原稿为依据，经核对无误后始得用印；如签发手续不完备，在未补办手续时，不得用印。 （2）用印要端正、清晰，位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”，不得模糊歪倒。 （3）公文用印一定要与发文机关、部门或单位相一致。 （4）要核实份数，超过份数的不能盖，防止将印章错盖在漏页的空白纸上。 9、分发。发放文件时，严格在《文件签收表》上履行收文人签字手续，保证文件发放不出差错。 10、归档。这是发文处理工作最后一道工序，即将制成的文件连同文稿及相关程序文件一起，按文件在上，文稿及相关程序文件在下的顺序收集起来，年终按档案管理的要求，整理归档，并在《发文登记簿》上登记。 （二）发文流程 （三）收文处理 发至本单位的所有文件、材料等，统称收文。收文处理包括签收、登记、批办、承办、注结、归档等环节。 1、签收。收到来文，核实来文无误后，方可签字、注时。 2、登记。将收到的文件先按来文单位进行分类，按收文日期、收文序号、来文单位、来文字号、密级、文件标题、份数、收文编号等在《收文登记簿》上逐项进行登记后转交领导。重要和紧急的文件，须及时提醒领导；每天将送交领导看阅批示的文件清理一次，并核对后登记。 3、拟办。收文登记后，要填写《收文处理笺》，并提出拟办意见。为方便领导批办，可将与文件有关的资料附在文本之后，供领导参阅（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。 4、批阅。来文由领导批阅并提出处理意见。需办理件，要写清承办单位、承办要求、承办时限等；需阅知件，要提出阅知范围；需传达件，要提出传达范围和时间；需复印件，要提出复印份数和发放范围等；最后要签名、注时。 5、分办。需要办理的文件，要按批办意见，分送有关部门或承办人员办理。 6、传阅。需要传阅的文件，要按批示意见传阅。传阅中，应先送主要领导阅示，领导阅示后要签字、注时。如有阅批意见，要按意见做好处理工作。文件传阅前，要认真登记，阅完后检查，并随时掌握文件的去向。 7、承办。承办单位接到需办文件后，要认真及时办