[500强外企入职培训资料]企业电邮沟通规范和技巧.pptVIP

1、重要事项要跟踪 勿期盼他人会立即回复你的信件 。注意时间结点，除工作特别需要外，要顾及收件人工作的轻重缓急。 对重要沟通事项，在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注；或请对方确认收到Email 富士康的办公文化“跟催” 重要会议通知再会前向与会人员提醒开会时间 迎心：评审之前对评审意见的跟催 如果重要邮件发出去后石沉大海，不一定是对方不重视，尝试再次提醒 2、及时回复 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。 对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时。 如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。 如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。 回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。 回信时注意保持线索 想回复对方的回复，就不要创建一封新邮件。因为它打断了原始邮件和回复邮件之间的关联（“线索”） 一旦失去关联，双方就难以跟踪邮件的次序，尤其是经过多次收发的邮件 情绪高涨时避免立即回复邮件。 谨慎处理恶意中伤的邮件 。 将同一主题的所有后续意见阅读完毕，再回复自己的意见。 切勿在未经同意前，将他人邮件转送给第三者。 考虑替代性的沟通管道。电子邮件的沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助（如表情、肢体语言等）。见面三分情，即使是使用电话，状况也会完全不一样的 。 当他人误送邮件给你时，尽可能代为传递或通知发件人。 3、不要多次重复回复邮件 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。 主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。 4、要区分回复对象 要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情 。 如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！ 转发邮件要突出信息。 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 学了这么多,晕了？ 要记的就3条！ 1.邮件发送对象（TO）： 代表和邮件内容直接相关人，所有TO的对象必须在24小时内回复邮件。除非发信人注明“无需回复”。 员工需养成上下班第一时间查看邮箱的习惯，出差过程中也必须保证每天至少查看一次邮箱。 2.邮件抄送对象（CC）： 代表邮件内容仅作告知，CC对象可以自行选择回复或者不回复。 每个人的时间都很宝贵，所以不要乱抄送浪费别人的时间。特别是细节问题不要抄送隔级领导。 *目前的抄送规范是：日常邮件仅抄送直系领导，特殊重要事件才隔级抄送。如普通销售日常邮件只抄送销售总监，特殊重要事件才抄送ada 3.紧急/重要邮件： 标题中必须做出如“【紧急邮件】”的清晰易识别的说明，并且紧急邮件需要电话/短信收件人提醒查看。 “提醒”是以收件人做出明确反馈“已经收到信”才视为已经提醒成功的，未能提醒成功则发件人负责。 有用的建议 重要的邮件尽量不要选择在周五或长假前发给对方发邮件 重要的邮件发出之前再读一遍，正文和附件中的关键数据再核对一遍 如果觉得自己邮件措辞过于激烈，不妨写