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浅议提高年鉴时效性和可读性的几点做法 ——编纂出版2008年卷《雨花年鉴》的体会 2008年卷《雨花年鉴》编纂出版工作，坚持“为各级领导的决策服务、为党和国家的工作大局服务、为全面建设小康社会和中国特色的社会主义建设服务的原则，发扬“求实、创新、协作、奉献”的精神，落实区委“生态雨花、科学雨花、和谐雨花”三大发展要求，在区委、区政府领导下，在市地志办领导、专家关心指导下，全体人员团结奋进、顽强拼搏，以只争朝夕的精神，8月末率先在全市完成2008年卷《雨花年鉴》的编纂、出版发行工作。 年鉴是地方政府的公报性工具书，作为“百科全书”式的大型资料性工具书，年鉴的作用是其他一般工具书所不能替代的。信息量是年鉴功能的标志，其所含的信息量和真实性决定了年鉴的社会价值和经济价值，更决定了其附属功能——存史、教化能否得到充分发挥。随着数字化、网络化时代的到来，信息来源渠道广泛而全面，读者可以通过各种传播媒介获取所需信息，年鉴如果不重视出版的时效性和承载内容的可读性，势必会失去部分读者群，影响了年鉴的使用价值。因此，年鉴时效性和可读性显得越来越重要。近年来，在编纂《雨花年鉴》的过程中，我们对提高年鉴出版的时效性（指在一定时间内所起的作用）和可读性进行了认真的探讨和实践，并取得了较好的成效。 一、年鉴出版的时效性决定了所含信息量的实用价值，是年鉴赖以生存的支柱??? 年鉴的特殊性就在于，他所承载的信息是上一年度的，随着时间的流失信息会失去其最大利用价值，也就是说年鉴时效性的强弱直接影响到整部图书的使用价值。围绕提高年鉴出版的时效性，我们做了以下几点尝试： 利用网络优势，缩短出版周期。知识经济时代，年鉴与社会经济的联系更直接、更紧密，要提高年鉴的时效性，就必须充分利用网络优势。自2007年以来，《雨花年鉴》稿件基本通过网上传递，并逐步走向完善。为了准确和及时收集区委各机关、街道和驻区企事业单位各类信息资料，方便组稿，编辑部与所有撰稿单位建立了网络联系。年鉴所需的各类资料都是从网上收集，然后编辑归类，在信息资料的组织上通过撰稿人撰稿、调阅区电视台广播稿、查找二次文献和栏目约稿等多种途径收集，并将采用的信息有编辑人员按年鉴要求编写后，通过网络反馈给基层撰稿单位领导审查通过，尽可能地保证收录足够、准确的信息。对于一些当年需要新增加的内容及早与有关部门和单位联系组稿，在编排手段上讲求优化和高效；对于一些已经编好的稿件及时送交印刷厂排版，现代化的编纂发行手段提高了年鉴出版的效率，大大缩短出版周期。同时，为了及时获取同行业信息和借鉴学习兄弟省市、区县的先进经验，我们还加入了年鉴QQ群，通过网络推介《雨花年鉴》、探讨年鉴编纂出版创新方法、捕捉有价值的信息、关注行业动态、跟踪重大事件的发展变化、实现资源共享。 制订行为规范，确保编纂质量。2007年10月，区地方志办公室首先从规范年鉴编纂方式做起，制订了《主编、副主编、编辑岗位责任制》《雨花年鉴编校规范》《雨花年鉴编纂大纲》等一系列纲领性文件，对年鉴编辑人员的责、权、利进行明确规定，规范年鉴编校工作的管理，从根本上保证了年鉴的编校质量。规范性文件出台后，编辑部人员严格按标准，按流程和时间要求组、编、校稿，主编、副主编抓编校规范的贯彻执行。每个单位和部门撰稿员都明确自己的工作职责和撰稿方向、内容、图片要求、截稿日期；每个责任编辑都知道自己在什么时间应该做什么，如何去做，做到什么地步等等。从领导到办公室的每一位成员心里都有目标，做到有的放矢，确保年鉴编纂工作环环紧扣、一着不落、如期完成。 落实工作计划，确保编纂进度。在经济飞速发展的今天，知识和信息是基本的生产要素，社会各阶层人士对信息的需求格外迫切和强烈。2007年末，在2008年卷《雨花年鉴》启动之初，我们就安排出版周期：1、2、3月份组稿；4、5月份送审和校对；7月份按出版社和专家意见修改、排版；8月份交付印刷、发行。编辑部按照编纂精品年鉴的要求，制订缜密的年度编纂计划表，确定各个阶段的工作重心。按照“年有计划、月有总结、旬有分析、周有汇报”的要求，逐一抓落实。月进度完成情况与每位编辑的工资和奖金挂钩，激发了全体编辑以时不我待的政治责任感，全身心地投入到2008年卷《雨花年鉴》编纂工作之中，确保年鉴编纂的序时进度。各个阶段工作结束后，局领导与全体编辑人员一道对编纂质量、完成进度进行评议，对编纂过程中出现的问题，采取集体会商的方法，找出问题的症结并及时解决。同时，布置下一个阶段的工作，严把质量关、时效关，让年鉴所承载的信息能够以最快的速度传播给读者。 二、年鉴的可读性决定了其所承载信息的社会价值，是年鉴的生命力之所在 衡量一部精品年鉴，除了材料真实、数字准确、行文规范、内容丰富、编排合理外，更重要的是能体现区域和年度特色。同时，精美的装帧和新颖的表现手法能提高年鉴