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会务接待流程 一、会务工作总体思路 （一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。 （二）责任到人：每项任务均有专人负责。 （三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。 （四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。 二、会前准备 （一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。 备注：任务分解后形成《会务接待方案》。 （二）明确会议概况1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容： （1）会议主题 （2）级别与规模 （3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务） （4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等） 注：日程安排形成会务指南。 （5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。 （三）下发会议通知、登记代表名单 1.责任人：文秘材料小组。2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题（2）参会人员（3）会期安排（4）会议地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）报到日期（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）（8）会议回执（附表2）（9）会址交通导引3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《》。1.责任人：两组分工协作。2.材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：（1）会议代表名单（附房间号）（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等3.会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：（1）会场条幅（2）会议代表证（3）与会领导桌签（4）文件袋、笔记本、笔（5）录音、照相机、摄像机（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）（8）药箱（备常用药品）1.责任人后勤保障小组2.责任：与紧密协调，尽早落实以下工作：（1）1.责任人后勤保障小组2.责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：会议室领导临时休息室各次分会的会场布局，包括：大会还是圆桌会座次安排花卉摆设话筒音响灯光摄影、摄像负责人1.责任人：后勤保障小组。2.责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：（一）接站（二）签到在正式报到前日，应完成以下工作：将分装好会议材料的文件袋至（2）统一领取代表房间钥匙花卉、水果等分发到各房间签到工作包括以下环节：在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到确认返程日期及订票（一）退房、送站（二）