办公室管理规章制度及工作流程.docx

会议管理制度及工作流程会议分为：行政会议、月度总结大会、全体员工大会会前准备公司召开的公司级会议会务服务统一归口办公室负责。各部门召开会议需用公司会议室，应由办公室统筹安排。会议召集人在会议召开2日前将会议的主题、地点、时间和对与会者的要求等下发或通知所有与会者。会议主持人和与会人员都应在会议召开2日前做好有关准备工作，包括拟好会议提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案等。记录人根据会议通知和与会者的会前准备资料在会议召开2日前拟定《会议议程》交会议召集人审核。所有与会者都应该遵守公司的会议制度，不迟到，不早退，不无故缺席。因为特殊原因不能完整地参加会议的与会者，应提前向会议召集人说明情况，并且将自己的观点尽量用书面的形式转达给会议召集人，由会议召集人代为表达。会议的基本人员应该包括：召集人，与会者，记录员。会议原则上应由召集人主持，也可由召集人指定他人代为主持。第四章 会议组织及要求会议组织遵照“谁主办，谁组织”的原则。会议主持人须遵守以下规定：主持人应提前10分钟到达会场，检查会务落实情况，做好会前准备。主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、须解决的问题及目标、议程推进中应注意的问题等，进行必要的说明。会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。主持人应将会议议决事项付诸实施的程序、实施部门、达成标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。参会人员须遵守以下规定：应提前5分钟到达会场，并在《会议签到表》上签到或由主持人点名签到；准确、充分地表达自己的立场，会议发言应言简意赅，紧扣议题；会议讨论过程中，与会者应注意文明用语。遵循会议主持人对议程控制的要求；属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言；遵守会议纪律，与会期间应将手机调到至静音或将手机呼叫转移至部门另一未与会人处，原则上不允许接听电话，如须接听，请离开会场；做好本人的会议纪录。第五章 会议记录公司各类会议均应设专用记录本进行会议记录并由会议召集人确定专人负责记录。会议记录应遵守以下规定：以专用会议记录本做好会议的原始记录及会议考勤记录，根据需要整理会议纪要；会议记录应坚持实事求是的原则，尽量采用实录风格，确保记录的原始性，记录员应署名；对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；会议原始记录应于会议当日、会议纪要最迟不迟于会议后2个工作日呈报会议主持人审核签名；如需下发文件，主持人审核后由行政副总、总经理逐级审核批准后再下发，如非下发文件，逐级审核后归档。负责会议考勤记录，并报会议主持人核准；做好会议原始记录的日常归档、保管工作，及时将经主持人核准的《会议签到表》的考勤记录报考勤人员。会议纪要和会议记录的发放、传阅、归档：1 公司级会议纪要的发放或传阅范围由会议主持人、行政副总审核、总经理确定，并由办公室存档备查，按年度移交公司档案室。各部门的会议记录，由本部门常设会议记录员负责日常归档、保管；会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按照公司文档管理制度和保密制度的有关规定执行。第六章 会议精神的督办及执行会议跟进 1 会议决议、决策事项需要会后跟进落实的，按照部门职责分工由主办部门跟进落实，会议主持人另有指定的，从主持人指定； 2 会议跟进的依据以会议决议、纪要及会议原始记录为准； 3 办公室负责会议议定事项的督办和催办，定期检查会议决议、纪要及会议记录及落实情况，并将督办和催办情况报告会议主持人，并将作为考核当事人工作的依据； 4 部门会议的跟进落实、督促检查工作由各部门自行安排。第七章 会议纪律和要求公司级会议的保密 1 与会人员要严格遵守保密纪律，不得将会议内容、讨论的有关情况向外泄露。 2 会议议决事项，应严格保密，除按规定履行职责需要外，与会人员不得外传会议讨论和议决情况。 3 故意泄漏、传播会议有关情况的，视负面影响的大小作出相应处罚。管理权责和处罚办公室负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。会议主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。迟到、早退、缺席迟到：参会人员在会议规定召开时间后5分钟内未到的，计为迟到；早退：凡参加会议人员，如未经主持人同意在会议结束前5分钟提前离开会场的，计为早退;缺席：凡必须参加会议人员未经请假擅自不参加会议或请假未批准而不参加会议的，计为缺席。处罚无正当理由迟到、早退每次处10元的罚款；无正当理由缺席每