奥鹏远程教育中心学生入学档案管理办法试行.docVIP

奥鹏远程教育中心 学生入学档案管理办法（试行） 2006年10月08日 为加强奥鹏远程教育中心各合作高校学生入学档案的管理工作，维护学籍管理工作的严肃性，规范学生入学档案的收集和管理，确保报名、录取信息的完整和准确，方便对学生的管理和服务，特制定此管理办法。 一、学生入学档案的范围 学生入学档案的范围，包括奥鹏远程教育中心各合作高校所有录取并交费的学生（含学历教育和非学历教育）的纸介以及电子入学档案。 二、学生入学档案的收集、审核、整理 各奥鹏远程教育学习中心（简称“学习中心”）在招生期间，需按奥鹏远程教育中心要求，收集学生报名所需的相关资料，并进行初步审核。 （一）纸介报名资料的收集、审核 1．报名学生需填写《报名登记表》、《承诺书》。要求学生真实地填写其中的所有内容，字体应工整、清晰，不得缺项。《报名登记表》右上角“贴照片处”须粘贴1张一寸彩色免冠近照（蓝底，浅色上衣）；学习中心应在相应的栏目填写相关信息并签字。 2．审核报名学生身份证件（身份证、军官证、士兵证、护照）原件的真实性，去伪存真；留存身份证件的复印件2份（复印在A4纸上）。若身份证件遗失，须保存该生的《常住人口登记卡》复印件或相关部门有效证明材料的原件。 3．审核报名学生的学历证书原件，去伪存真，具体实施办法参照《奥鹏远程教育中心学生入学资格审核工作实施办法》执行；留存学历证书复印件2份并加盖入学资格审核专用章，审核责任人签字（复印在A4纸上）；若学历证书遗失，须保存原就读院校的有效证明材料复印件。 4．免试入学的学生，需留存学生相关免试材料复印件2份。 5．每名学生需交4—6张一寸彩色免冠近照（蓝底，浅色上衣）（具体数量要求请查看各院校招生简章要求，除必须粘贴在报名登记表上照片外，其他纸质照片请学习中心妥善保管，无需随入学档案移交）。 （二）电子报名材料的收集、上传 1．学生电子照片的采集 采集的照片电子图像为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“zp报名编号”命名，格式为“. jpg”（例如：zpC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下： 扫描分辨率设定为300dpi 图片尺寸（像素）：宽150×高210 文件大小：≤10KB 文件格式：jpg 被摄人服装：白色或浅色系 照片底色：蓝色 可以采用数码照相机拍摄或者扫描两种方式获取电子照片，如果采用扫描方式，则扫描分辨率设定为300dpi；如采用数码照相，则数码相机要求像素不少于3百万。 2．身份证原件电子扫描件 采集的身份证原件为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“sf报名编号”命名，格式为“. jpg”（例如：sfC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下： 扫描分辨率设定为150dpi 图片尺寸：保持原始证件大小（参考数据??宽560×高395） 文件大小：≤50KB 学生如有更名情况，相应证明材料与身份证复印件一起扫描成一张图片，命名方式与身份证扫描件命名方式相同。 扫描分辨率设定为150dpi 图片尺寸：保持原始证件大小 文件大小：≤120KB 3．入学时最高学历证书原件的电子扫描件 采集的最高学历证书为彩色图像，按照1人1个图像文件的方式存储。图像文件采用“xl报名编号”命名，格式为“. jpg”（例如：xlC0202901101730309000001.jpg）。具体参数如下： 扫描分辨率设定为100dpi 图片尺寸：保持原始证件大小（参考数据??宽1300×高900） 文件大小：≤100KB 文件格式：jpg 对于报名还需要提交特殊证明材料的，证明材料与学历证书一起摆放扫描成一张图片，命名方式与学历证书扫描件命名方式相同，最大不能超过120k。 5．将以上各类电子图片压缩为zip格式，通过【学生代理】——【学生图片上传】导入OEMS系统。 （三）整理纸介报名资料 1．纸介质报名资料分两套整理，一般情况下第一套提交合作院校，第二套学习中心存档。 第一套材料整理办法如下： （1）《报名登记表》原件、《承诺书》原件； （2）身份证件（或常住人口登记卡）的复印件1份（或相关部门有效证明材料的原件）； （3）学历证书的复印件1份（或相关证明材料的原件或复印件，如毕业证明原件等）； （4）其它相关证明材料的原件或复印件（如《录取通知书》或《入学通知书》的复印件等）； （5）通过OEMS系统打印的、经学生签字确认的《学生重要信息确认表》一份。 第二套材料整理办法如下： （1）《报名登记表》复印件件； （2）身份证件（或常住人口登记卡）的复印件1份（或相关部门有效证明材料的原件）； （3）学历证书的复印件1份（或相关证明材料的原件或复印件，如毕业证明原件等）； （4）其它相关证明材料的原件或复印件（如《录取通知书》