(秘书文档管理课件)项目六归档文件的整理.ppt

项目六 归档文件的整理 项目目标 任务导向 技能训练 项目目标 1．知识点 ◆归档文件整理的原则 ◆归档文件的分类 ◆归档文件的排列 2．技能要求 ◆初步掌握归档文件整理的要领 任务导向 一、归档文件整理的意义 二、归档文件整理的原则 三、归档文件整理的组织工作 四、归档文件的整理 一、归档文件整理的定义 归档文件整理，是 “将立档单位在其职能活动 中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存 的各种纸质文件材料，以件为单位进行装订、 分类、编号、编目、装盒，使之有序化的过 程”。 二、归档文件整理的原则 （一）遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系 （二）区分不同价值 （三）便于保管利用 三、归档文件整理的组织工作 （一）确定整理环节 1．集中式 2．分散式 3．集中与分散结合式 （二）重视归档文件的平时积累 1．严格收发文登记 2．及时收集 3．严格检查 4．随办随归 5．妥善管理 （三）建立相关制度 （四）加强整理工作的指导、监督与检查。 四、归档文件的整理 （一）整理单位 就是以“件”的整理单位，进行文件级整理。一 般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一 件，原件与原制件为一件，转发文与被转发 文为一件，报表、名册、图册（本）为一 件，来文与复文为一件。 （二）文件修整 文件修整一般包括对破损文件进行修校，对 字迹模糊或易褪变的文