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对高校毕业生电子档案管理的思考 ■临沂师范学院 于立华 摘 要：本文分析了毕业生电子档案建立的意义与应用。 通过电子档案的建立，运用现代信息技术—计算机网络管理， 确保毕业生电子档案管理具有完整性和有效性。 关键词：毕业生 电子档案 学籍管理 部的电子档案，一律采用代码形式，学生历年在校情况都将输 入电子档案，学生毕业后自动形成电子文凭。从普通高校、成 人高等教育和高等教育自学考试的毕业生文凭到研究生所有 阶段都要进行电子注册。根据教育部《高等教育学历证书电子 注册管理暂行规定》，从 2001 年开始实行学历证书电子注册。 新生学籍电子注册结果是学生毕业时学历证书电子注册的重 要审核依据。 近年来，考研、出国留学人员越来越多，因而查阅个人学籍档 案的毕业生也越来越多，有的毕业生为了一份学籍档案，要从全 国各地来到母校索取自己的学籍卡、成绩表，用人单位也得费尽 周折，利用多种渠道了解受聘方的真实情况，这无论从人力、物 力、财力上讲都是一种浪费。建立毕业生电子档案后，毕业生的各 种信息可在网上发布，利用者可直接在网上查阅、利用。 电子档案的建立，并不是抛弃学生的纸质档案，而是把它 作为原始材料，作为对电子档案的补充和备份，若对电子档案 的信息有异议，还可查纸质档案，并作为最后的依据。 3.建立毕业生电子档案应注意的问题 3.1 电子档案的保存与维护 电子档案的某些特性与纸质档案有很大区别。首先，要保 证电子档案载体物理上的安全。一般情况下，电子档案是以脱 机方式存储在磁、光介质上，所有对载体所处的环境如温度湿 度要达到有关标准，并满足避光、防尘、防变形的要求，远离强 磁场和有害气体等。其次，要保证电子的原始性。电子档案的 保存可以采取以下措施：（1）在保存电子档案的同时，将与电 子档案相关的软件及整个应用系统一并保存，并与电子档案 存储在一起；（2）保存原始档案的电子图像；（3）保存电子档案 的打印输出件或制成缩微品；（4）对电子档案载体进行定期的 检测与维护。 3.2.电子档案与纸质档案长期并存管理 电子档案的存储载体具有不能永久保存和不具凭证作用 的特性。在实际保管过程中，由于高温、潮湿等因素易使介质 遭到破损，无法确定以后这些电子文件中有多少内容可以读 出来。所以，电子档案介质能否永久保存现在还无法定论。另 外，我国目前对电子文件的凭证作用从技术措施上还不能得 到完全保证，并且国家对电子文件的法律效用也尚未确定。因 此，电子档案与纸质档案长期并存保管，也许是目前最安全的 方法。 3.3 努力提高电子档案管理人员的素质 电子档案保存及开发利用，都要靠管理人员操作。因此， 电子档案管理人员必须具备计算机应用知识，还要有高度的 责任心和使命感，增强为学生服务，为社会服务的意识。 由于有关部门无长久观念，没有形成一支稳定的专业队 随着高校教学改革和科学技术的发展，传统的档案载体 正在临着更新换代，电子档案在高校源源不断地形成和积累。 高校毕业生学籍档案通过电子计算机处理，以数字化信息的 形态在电子计算机里形成电子档案，这样既便于利用又起到 保护原件的目的。 1.高校毕业生电子档案管理的重要性 1.1 有利于提高工作效率和质量 高校历年来毕业生学籍档案主要都是以纸质为基础，手 工操作为主的人力密集型工作方式，这种方式虽然具有直观、 易掌握的特点，但每年需要大量的时间进行整理，消耗大量的 人力、物力和财力，而且缺乏系统性、完整性和真实性。如：我 校 90 年代毕业生学籍档案是由各系院移交教务处，教务处整 理后移交学校综合档案室管理。在这期间由于各部门学籍管 理不到位，有的学籍档案已丢失，给毕业生带来很大的损失。 实行电子计算机管理（教务管理平台），采用高速扫描仪和存 储技术以及强大的专业管理软件，对学生的学籍、成绩等多项 信息进行数据管理，并实现存储信息与网上录取链接及数据 处理，利用者可直接在网上查询。这样既减轻了劳动强度，又 大大提高了工作效率和质量。 1.2 有利于杜绝不正之风、杜绝假文凭泛滥 建立学生电子档案是针对当前假文凭的泛滥而采取的有 效措施。近年来，假学历、假文凭一直是社会的热点问题。为了 维护国家学历和证书的严肃性，保护高等学校及其毕业生的合 法权益，有力打击不法分子伪造、买卖学历证书的行为，有效清 理存在于社会上的假学历，教育部规定 1991 年以后的高校毕 业文凭均要重新登记，经教育部主管部门审核确认后，再实行 电子注册，这意味着 1991 年以来的大专以上高校毕业文凭均 可通过上网点击的方法来验明身份。但是，由于没有图片资料 和身份证配套，从网上下载的毕业生信息有的“偷梁换柱”，有 的“张冠李戴”，实际效果并不尽如人意。为进一步保证高等教 育学历证书电子注册后上网数据的完整性和有效性，教育部规 定从