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前台文员岗位职责手册 一、职位概要： 做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提公司。 1.总机电话转接 2.来访客人接待，并通报相关部门； 传真、报刊； ； 更新和管理电话号码等联系方式； 7.完成领导交办的其他工作。 三、工作行为规范： 1、电话 （1）听到铃响，至少在第三声铃； 先问候，并自报公司。标准语如下：“您好，！” 对方讲述时并记要点，迅速判断他有何需求？ 咨询业务 先生（小姐），关于这方面，让我们公司为您服务吧，可以全面、专业地解释您所想了解的问题，我把电话转过去，请稍等。 （1）与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员； 无关联业务，则直接回答：先生小姐，我们公司没有这方面需要，请您联系其他公司吧，谢谢！ 先生小姐，您找的X先生小姐名字叫什么？您跟他她预约了吗？请您稍等。 ① 不指明的电话，判断自己不能处理时，马上把电话转给能处理的人； 通话简明扼要，不应长时间占线。 结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒； 所有员工的手机号码不得外泄；主管级以上人员的固话号码不得外泄； ⑤ 每月更新一次员工电话联系一览表，及时掌握员工最新电话号码； 2、客户来访 （1）客户或来访者进门，前台马上起身接待，并致以问候或欢迎辞。 单个人问候标准语：“先生，您好！” 来者二人，标准问候语则为： “二位先生好！”“先生、小姐，你们好！” 来者为三人以上，标准问候语则为： “各位好！”或“大家好” （5）对已知道客户或来访者姓名的，标准问候语如下：“X先生好！” 看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后引导客户或来访者到就座。递上水， 电话联系公司相关接待人员，如需引导其进接待室，进入房间，要先轻轻敲门 注：① 服务过程中实行“微笑服务”，须始终面带微笑，热情主动为用户服务； ② 倒水：在客人来到公司第一时间递上一杯茶水，并有礼貌的说：请慢用。看到客人水已经喝完或接近喝完，可以礼貌的问一下，是否需要再次添加。原则上，倒水次数不超过三次； ③ 如相关人员抽不开身回应，则安抚客户或来访者稍等，退出 ④ 在没有公司员工陪同的情况下，不得允许访客自行进入办公区； ⑤ 客户离去时，应面带微笑道别。 3、快递邮包接收 （1）除总经办快递邮包外，其他部门快递邮包由本人或其部门人员签收； （2）快递邮包签收在《前台收发文件登记》做好记录，防止丢失； （3）快递邮包在到达10分钟内通知收件人。 4、复印纸管控 （1）复印资料须登记，每月统计复印月总数量、耗损量； （2）复印纸剩一包时，统计复印机用纸量，计算出各部门该段时间用纸情况，做好记录，填写物资申请单，交与主任签字后再交与总监签字，后到仓库领纸登记，一般一次性领纸数量为A4纸5包。 5、复印机管理 （1）每天上班后打开复印机（因支持节能降耗工作，谁用谁先打开），下班后确定无人使用后关闭电源； （2）关注复印机内墨粉，及时更新，定期使用管理员自动清洗； （3）打印、复印操作流程 ： 普通复印： A4纸复印：按ON/OFF键→输入部门识别码→输入部门识别密码→输入复印的数量（数字键直接输入）→按启动键 A3/16K纸复印：按ON/OFF键→输入部门识别码→输入部门识别密码→纸张选择→在托盘上放入相应纸张→“+＞”或“＜—”键进行纸张选择→OK→按启动键 纸张转换复印（ＰＯＰ A4→A3：在托盘内放入A3纸→按ON/OFF键→输入部门识别码→输入部门识别密码→复印倍率→按“+＞”键，选至“预置倍率141% A4→A3” →OK→按启动键 A3→A4：在托盘内纵放入A4纸→按ON/OFF键→输入部门识别码→输入部门识别密码→复印倍率→按“＜—”选至70%A3→A4→OK→纸张选择→A4R→按启动键 证件复印： 身份证复印：按ON/OFF键→放入身份证→选择图像质量（文本/照片）→选择浓度（按“+＞”键调至最深）→OK→按“2合1键” →按“+＞”键打开→OK →原稿尺寸→A5R →ＯＫ→纸张尺寸Ａ４→OK →按启动键→身份证在原位翻面→按启动键→ＯＫ→注销 各部门复印机识别码 序号 部门名称 部门识别码 序号 部门名称 部门识别码 001 总 经 办 2009001 008 营业二部 2009009 002 财 务 部 2009002 009 营业三部 2009010 003 人 事 部 2009003 010 自 营 部 2009011 004 客 服 部 2009004 011 行 政 部 2009012 005 核 算 部 2009005 012 对外复印 2009015 006 企 划 部 2009006 013 党 团 2009016 007 温岭招商 2009007 014 SPR咖啡 2009017 008