管理沟通第九章书面沟通.ppt

3．撰写这份报告的原因是什么? （是或否） · 获取读者的支持 · 报告调查的结果 · 影响或说服读者 ·对读者提出的问题进行答复 · 对读者以外的人提出的问题进行答复 · 解释说明问题 ·报告进展情况 · 记录事实、信息或观点 ·在某一点上树立权威或声望 ·推销 ·宣传公司组织内外的努力和结果 ·通知一大群体 ·为正在进行的工作提供证据 ·引入或推动关于主题的讨论 ·指示命令  （二）营销决策方案的写作结构格式： 1. 标题 2. 正文：①引言②主体文③结尾 注意：1．在调查研究的基础上，把握全面、准确的信息，充分占有资料；2．目标要明确、具体、可行；3．占有大量资料；4．论证分析，得出利弊得失，避免急功近利的短期行为；5．充分发挥集体的智慧，发扬民主，鼓励发表不同意见，提倡大胆的探索精神。 （三）企业管理制度的写作结构： 1. 标题 2.正文 · 宗旨 ·主体范围 · 管理机构 ·主体的权利和义务 · 主体行为后果 ·制度实施时间3. 时间 例 一份公务便函 便函。致：人力资源部 自：总裁 主题：饮水机 时间：25／5／×× 现在公司内有诸多抱怨，抱怨上班时间内喝水困难。我不希望员工认为公司不关心他们的生活，实际上公司一直在致力于员工福利的提高，应该配备既节省时间又清洁卫生的饮水机。 但我不清楚员工对安装饮水机的反应如何，有些其他什么不同意见，请向我呈交一份报告。 人力资源部给总裁的一份报告： 12／6／×× 关于饮水机的报告 十分有意思，办公室内的饮水问题引起了这么大的关注。给大家配备饮水机，似乎是一个很好的方案，既能节省员工时间，又能提供清洁卫生的饮用水。但实际上配备饮水机的效果却是很不清楚的。 在好几个办公室，经常谈论谁打水，公司开水供应不足，供应时间不够长，水质差等问题，但实际上大家也就这样过来了，办公室内都已形成了一些固定的规范。如果安装饮水机，则会碰到费用、送水时间、饮水机放置位置等问题，很容易造成矛盾。 因此，我们认为应该加强原有开水供应，个别办公室如有此要求，可让它们自行解决。 情境模拟： 从中信银行出来，萧娜踌躇满志，对自己的面试感到非常满意： 练习要求：组成6人小组，按以下步骤进行 1、小组中的3名成员代表这家银行，分别写信给萧娜告知：假如她多一些经验的话，一定会被录用，鼓励她不要气馁。（10分钟） 2、扮演萧娜的其他3位成员分别从刚才3位同学处接到银行的信函，开始阅读。 3、交流信函是否符合撰写者的预期。 4、小组成员一起对三封信进行分析，然后做出修改，形成一封完整的信函。 Part 9 笔头沟通 学习要点： 了解笔头沟通的类型、特点； 理解笔头沟通的障碍； 掌握与运用商务文本写作过程中的语言组织和逻辑结构； 所谓笔头沟通，指利用笔头文字作为主要的表达方式，在人们之间进行信息传递与思想交流。 例：丰田的跨部门沟通 大多数公司决定新车型的变动方案都是通过开会，丰田的做法是：当新车型的变动需要跨部门分工时，主张谁发现问题，谁撰写报告，分析问题并提出解决办法。收到报告的部门阅读后用另一个报告回复。 几个报告的回合，大部分问题已解决。 书面沟通的优点： 容易记录，并可长期保留； 可避免由于言辞激烈与上级发生正面冲突； 易于大规模传播，且不易“污染”； 讲究逻辑性和严密性； 可以反复推敲、修改，直到满意为止； 书面沟通缺点 耗费时间长； 信息反馈速度慢； 无法运用情景和非语言要素； 有时人们不愿意阅读书面的东西； 你无法了解你所写的内容是否被人阅读 根据沟通渠道的不同： 纸张 传真 电子邮件 电子会议系统 受众导向的文字组织原则 1、受众对信息的第一反应 2、受众到底需要多少信息 3、以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 1、受众对信息的第一反应 用主题句向受众表明信息的重要性 把实施的内容尽量简化表达 设定一个可行的截止日期 信息越短越好 2、受众到底需要多少信息 受众对于主题知道多少 受众对于信息主题的常识来自平时阅读还是个人经验 要受众支持你的观点，他们需要你提供哪些信息 3、以何种方式编辑信息以激发受众兴趣 把好消息放在第一段 开头先讲你们之间的共同之处 观点要清楚明确 写作风格友善，适合听众 写作过程4C：正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise) 写作过程