第十单元 工程项目信息管理.pptVIP

第四节 工程项目文档管理 一、文档管理的任务和基本要求 二、项目文件资料的特点 三、文档系统的建立 一、文档管理的任务和基本要求 文档管理指的是对作为信息载体的资料进行有序地收集、加工、分解、编目、存档，并为项目各参加者提供专用的和常用的信息的过程。文档系统是管理信息系统的基础，是管理信息系统有效率运行的前提条件。 一、文档管理的任务和基本要求 文档系统有如下要求： 1. 系统性，即包括项目相关的，应进入信息 系统运行的所有资料。事先要罗列各种资料并进行 系统化。 2. 各个文档要有单一标志，能够互相区别， 通常通过编码区别。 3. 文档管理责任的；落实，即有专门人员或部 门负责资料工作。对具体的项目资料要确定具体的 问题(见图10-7)。 4．内容正确、实用，在文档处理过程中不失真。 项目十 工程项目信息管理 第一节 概述 第二节 工程项目报告系统 第三节 工程项目管理信息系统 第四节 工程项目文档管理 第五节 计算机在项目管理中的应用 第一节 概述 一、项目中的信息流 二、项目中的信息 三、项目信息管理的任务 四、现代信息科学带来的问题 一、项目中的信息流 1．工作流。 2．物流。 3．资金流。 4．信息流。 这四种流动过程之间相互联系，相互依赖又相互影响，共同构成了项目实施和管理的总过程。 在这四种流动过程中，信息流将项目的工作流、物流、资金流，将各个管理职能、项目组织，将项目与环境结合在一起。它不仅反映，而且控制，指挥着其他三种流。项目中的信息流包括两个最主要的信息交换过程： 1．项目与外界的信息交换。项目作为一个开放系统，它与外界有大量的信息交换。 2．项目内部的信息交换，即项目实施过程中项目组织者因进行沟通而产生的大量的信息。 二、项目中的信息 (一)信息的种类： 1，项目基本状况的信息。 2．现场实际工程信息， 3．各种指令、决策方面的信息。 4．其它信息。 (二)信息的基本要求： 1．专业对口。 2．反映实际情况。 3．及时提供。 4．简单，便于理解。 (三)信息的基本特征 1．信息载体通常有： (l)纸张，如各种图纸、各种说明书、合同、信件、表格等； (2)磁盘、磁带，以及其他电子文件； (3)照片，微型胶片， X光片； (4)其它，如录相带、电视唱片、光盘等； (三)信息的基本特征 2．选用信息载体，受如下几方面因素的影响： (l) 不同的载体有不同的介质技术和信息存取技术要求。 (2)项目信息系统运行成本的限制。 (3)信息系统运行速度要求。 (4)特殊要求。 (5)信息处理和传递技术和费用的限制。 3．信息的使用有如下说明： (l)有效期 (2)使用的目的 (3)信息的权限 4．信息的存档方式。 三、项目信息管理的任务 1．组织项目基本情况的信息，并系统化，编制项 目手册。 2．项目报告及各种资料的规定。 3．按照项目实施、项目组织、项目管理工作过程 建立项目管理信息系统流程，在实际工作中保 证这个系统正常运行，并控制信息流。 4．文档管理工作。 四、现代信息科学带来的问题 现代信息技术，特别是计算机联网、电子信箱、 Intenet网的使用，造成了信息高度网络化的流通。这 不仅表现在项目内部，而且还表现在项目和企业及企 业各职能部门之间。例如：企业财务部门直 接可以通过计算机查阅 阅项目采购订货单；子 项目负责人可直接查阅 库存材料状况；子项目 或工作包负责人也许还 可以查阅业主已经作出 的但尚未推行(详细安排) 的信息，则形成了如图 所示的信息流通。 （一）现代信息技术对现代项目管的促进作用 1．现代信息技术加决了项目管理系统中的信息 反馈速度和系统的反应速度，人们能够及时查 询工程的进展情况的信息，进而能及时地发现 问题，及时作出决策。 2．信息的可靠性、项目的透明度增加，人们能够了解企业和项目的全貌。 3．总目标容易贯彻，项目经理和上层领导容易发现问题。 4. 信息的可靠性增加。 5．比较传统的信息处理和传输方法，现代信息技术有更大的信息容量。 6．使项目风险管理的能力和水平大为提高。 7．现代信息技术使人们更科学，更方便地进行如下类型的项目的管理 。 1、 需要有效的管理系统和管理的规范化； 2、 无法获得的软信息；