接待流程及标准规范.docVIP

XXXX公司客户接待流程及标准 一、目的 为树立XXXX公司良好形象，扩大XXXX公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理”的原则。 二、适用范围 本标准适用于XXXX公司各种商务接待。 三、职责 XXXX公司行政办公室为接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障服务；各部门在接到重要来访预约后，应及时报告总经理及行政办公室，并协助拟定接待计划，须集团领导出面的重要接待应提前2天告知行政办公室。 四、流程 1、接待部门在接到来访预约时，及时了解来宾的具体情况，包括来宾职务、来宾的宗信仰、来访的具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等，填写《接待安排（审批）表》（附后），排出日程安排表，酌情安排接待标准，报事业部总裁审批。 2、根据来宾情况按计划通知参加会晤的领导、陪同人员、后勤保障人员，落实会晤时间及场所。 3、根据来宾情况，确定接待标准，提前按接待标准预约好来宾的下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料、水果、香烟等。按标准预定好来宾的就餐酒店（来宾原则上安排在厂内用餐），酌情安排酒水、香烟、用餐标准。并按接待等级不同准备好附送的礼品（视情而定）。 4、根据来宾行程，安排的来宾的参观、考察、旅游、娱乐等项目行程路线。 接待安排审批表 年 月 日 来访单位 来访目的 来访人员（职务） 接待单位 主接待人 注意事项 费用预算 序号 日期 时间 行程 会晤 人员 陪同 人员 抵达日 抵达时间 计划安排入驻酒店名称 接送、保障 其他行程安排 …… …… …… 总经理审批意见 5、如遇会议，行政办公室须提前布置会场，如花卉、水果、茶点、音响设备、投影设备、领导席签、横幅等，并制作欢迎牌、指示牌、礼仪人员，安排摄影摄像等。 6、根据来宾情况安排接待车辆，保证车辆清洁，安全性能良好，司机车辆听从主接待人员或行政办公室的协调安排，统一调度。 五、接待标准 A.一级接待标准： 来访人员级别：省内、外市级以上领导、金融机构行长以上等； 陪同人员：集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等； 会晤陪同人员：集团领导、董事长、总经理及相关部门领导等； 下榻酒店标准：五星、四星酒店； 接待项目： 1、XXXX有限公司厂区内参观（全程讲解员陪同）； 2、XXXX有限公司会议室，汇报酒业公司发展状况及未来规划，并听取领导的指示； 3、旅游景点：三清山、婺源等地（外省人员，可根据其要求及行程来确定，一般情况下不安排旅游）； B.二级接待标准： 来访人员级别：省外处、局级以上领导，省内县级以上领导等； 陪同人员：总裁助理、总经理、副总经理等； 会晤陪同人员：总经理、副总经理及相关部门负责人等（根据来访目的确定）； 下榻酒店标准：四星酒店； 接待项目： XXXX有限公司厂区内参观（全程讲解员陪同）； C.三级接待标准： 来访人员级别：日常来访人员、经销商等 接机陪同人员：部门经理、外联接待等 会晤陪同人员：副总、部门经理等（根据来访目的确定） 下榻酒店标准： 接待项目： （一般不安排接待项目，如有需求可安排厂区内参观并安排相关人员及讲解员陪同） 六：参观接待流程 七：会议接待流程 为使公司日常工作有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，现将公司会议接待工作特制订以下流程。 （一）、会前准备阶段 1. 接到上级会议接待通知后，承办方应先与主办方的会议策划人取得联系，了解与会人员的相关资料，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。 2. 确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时选择会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。 3. 草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。 4.合理安排相关会务工作人员，相关事宜有：①由公司企业专员负责制作电子欢迎牌和指引牌，标准语句参照“热烈欢迎XXX莅临指导”，力求简洁明了。②安排一位工作人员专门拍摄会场情况，以备将来宣传和纪念之用。③安排负责会场茶水等有关工作人员。 5. 管理部应在会议召开提前，以邮件形式通知员工，按要求着装，并保持良好的办公环境，树立良好的公司外部形象。 6. 重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等设备是否能正常使用 7. 会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有