会议管理模版课件.ppt

Page ? * 欠缺目标，目标不明确，为开会而开会 没有权威或没有能力组织（高水平）会议 突发情况，会议失控 欠缺记录，没有跟踪，没有执行力 会议前 为什么会议没有实效 会议中 会议后 会议中可能出现的情况 Page ? * 与会者发难 与会者分心 与会者争议 与会者拒绝参与 与会者情绪变化 少数人垄断会议 主席自己离题 现象一： Page ? * 现象二 Page ? * 现象三 Page ? * 现象四 Page ? * 现象五 Page ? * 不仅仅是会议中 跟踪 落实 责任人 总结一：全程跟踪 执行、落实 会议中 准备 总结二：发言 Page ? * 提问 与回答 表扬与批评 Page ? * 具体事项 轻松的氛围 下次再来 总结三：喜欢开会 总结四：开会的目的 Page ? * 感谢！ 会议管理 Gavin/高中良 2011.06.24 调查一：联想 听到会议管理 你想学到什么？你联想到什么？ Page ? * ?“机遇只偏爱那些有准备的头脑”。对一个人而言，无论做任何事，如果事前没有做好充分的准备，那么等待他的必然是一个注定的失败。对一次会议而言，高效的会议其实在正式宣布开始之前就开始了！一次高效会议的第一步准备工作是确定是否真的有开会的必要性。这个确定工作看似多余，实际上必不可少。这一步确定工作的作用相当于一个“筛选器”，它使那些根本不符合发生条件的“会议”提前落选，从而为高效会议的产生把好第一关。 调查二：分享 Page ? * Page ? * 课程目的 开会到底重不重要 失败的会议会带来哪些恶果。 哪些因素影响会议 为什么会产生无效会议。 高效会议的效果 个人如何在会议表现、发言。 Page ? * 会议，会议，还是会议 组织会议的基本要求 影响会议的原因，会议可能产生的利弊 如何组织高效会议，在会议中如何承担角色 目录 从组织形式上分类 Page ? * 面对面的会议 简短非正式的资料收集会议 脑力风暴会议 问题解决和收集会议 普通正常会议 正式会议 演讲呈献 公开会议 Page ? * 会议的产生 沟通 会议 论坛 议题 重要性 话题 影响力 知名的会议 Page ? * 沟通会 茶话会 党代会 二会：全国人民代表大会、中国人民政治协商会议 遵义会议会——毛泽东 六方会谈 联大——联合国大会议 哥根哈根气候大会 三亚论坛 广交会 Page ? * 解决问题 寻找方法 增加了解 互动沟通 洽谈合作 组织活动 职场会议：形式与种类 Page ? * 定义 功能 要求 会议定义 会议是由一些相关的，经选择的人员参加，他们需贡献自己的才智，讨论与他们的兴趣和工作相关的问题，并形成一定的决定。 ?提供信息 ?收集信息 ?解决问题 ?宣传政策 ?培育训练 Page ? * 结果，共识、 执行落实，责任人 时间、地点、人物、 器材设备，相关文件 目标，议程、议题 组织会议的要求 Page ? * 1、确定会议主题、名称、时间、地点、规模、议程和相关安排； 2、参加人员的范围或人员（主持人、领导、工作人员、参会者，记录人员） 3、预定好会议室、布置会议室，打印相关文件，准备相关器材。 4、发布会议通知，邮件、电话、短信。 1、签到及发放相关材料。迟到处理。 2、安议程逐步进行。维持秩序，做好会议记录。 3、注意后勤保障，防止空发情况。 4、及时提问，确认具体情况，相关重要内容签字证明。 5、注意掌控时间。 1、离开的时间及交通。 2、清理会场，统计经费并报销； 3、整理会议材料并公告。 4、相关工作的责任人。相关工作的截止日期。 会议的全程 判断：不开会 Page ? * 已经按惯例每周强调 如果 没什么特别的事情要讨论 会议成本太大 你是唯一做决策并且知道应该怎么做的人（开会只会让人参者把问题弄乱） 还有比开会更好方法 判断：开会 要让别人参与决策以集思广益 如果 给小组委派任务 有些特定的事情需要当众表扬或批评 必须把信息同时传达给很多人 听取部门汇报工作 Page ? * 会议室的布置 如何布置会场 音响设备 桌位名牌 文件准备 桌位排列 花草气味 饮品习惯 Page ? * 主持人的四个准备 四个准备 1、设定沟通的目标 2、制定行动计划 3、预测可能的争执 4、进行SWOT分析 Swot:刻苦的人，努力工作的人 SWOT分析 Page ? * Strength 优势 Opportunity 机会 Weakness 劣势 Threat 威胁 会议主席的角色 批评教育 解决问题 提供信息 宣传政策 收集信息 会议主席的素质及要求 Page ? * 思考清晰敏锐 善于言辞表达，沟通的技巧 良好的分析能力 对事、不对人的态度 公正，营造轻松的氛围 不挑刺、不反问、多引导 能灵活地应