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PPT资料制作方法和决策的方针 ——关于削减报告资料 一、背景 二、会议的方法 二、会议主持部门及参加者需考虑的事项 三、报告的方法 三、报告的方法 四、作成报告资料方法 报告和说服力非常重要 好的汇报，资料作成占一半，表达能力占一半 应明确要向谁、报告什么、怎么报告 五、决策的方法 六、决策者应注意事项 * 对策:为了达到“速度快质量高”的报告目标 介绍“报告·决策·会议”的指导方针。 目标：在2020年VISION的行动要件就是 “简单·集中·速度·沟通”。 现状：我们经常听到“需要进行报告业务很多， 导致花大量时间制作资料。 导致专心推进主要业务时间很少” 出席者需理解协议内容、 进行事前检讨基础上参加会议 会议时间最好控制在1小时内 最多2小时 会议主持部门在事前应发送会议通知 应明确商讨内容和事前检讨依赖事项 一个项目报告和决策时间在30min以内 高效率的会议 明确会议的目的 (例:决策或情报共享等) 会议期间不浪费时间使之短时间达到会议目的 会议需控制出席者人数，应选择 业务最相关人员参加会议 主持部门会议结束时向在场出席者 确认决策事项，并把决定的事项发送给出席者 明确会议目的、有效利用会议时间、时间内达到会议目的 【主持方】 ①应考虑在有限的会议时间内引导决策项目 从议论到得出结论 ②应考虑不要让一人发言时间过长导致影响 整体会议进度 ③不要让参加者有“不知道在议论什么”的感觉 ④应明确开会目的 ⑤不要让参加者认为需要决策项目事前已经确定好 ⑥可根据内容选择TV会议、Web会议 甚至邮件的会议形式 ⑦会议过程中不要打电话和发邮件 【参加者】 ①参加者在会议期间须集中精神，须进行有效发言 ②参加者如果对提案有异议，需提出代替方案。 有效利用时间 参加者全员发言 尊重他人意见 让全体参加者进行有效发言，尊重他人意见，引导项目得出结论 利用LIMIT15的原则，抓住要点，图文并茂，简明扼要进行报告 字数少、字体清晰、进行简洁总结 听报告人已知的情报可以省略不说明 报告时需要有逻辑的，抓住要点、简明扼要总结 针对承认项目和提案报告，详细说明， 得出结论并进行总结 （不要照读资料，简明扼要说明题目和主要内容） 记录资料报告时间/报告页数、15min内报告完毕 （决策者对报告内容的整体能进行判断） 【Limit15的定义】 资料15页、报告15min 决策15min 一个项目报告控制 30min内报告资料 事前确认时附上 丰富的想法 严选资料 时间的严守 目的明确性 施策的实现性 日程的实行性 把构思先在脑内描绘 挑选决策必要的情报（15页） 报告15min+质疑·决策15min =30min 明确报告目的和传达内容 目标进行数字化 目标的明确化 明确问题原因，整理课题后， 进行OUT/IN计算 日程应设定成最短时间、最迅速 决策方 明确 GO、RETURN STOP GO （承认） RETURN (再报告) STOP (中止) 报告获得承认但资料需要修改时，以文件形式明确修改项目。 决策者报告终了时整理资料后发送出席者 指摘项目应分条列明，明确 决策者在报告终了时整理指摘 内容通知 再报告的资料作成针对指摘 项目削减到最少不必全部回顾 说明中止的理由 决策方应明确GO、RETURN、STOP 1.报告说明途中不要对报告者的资料进行评论 2.听完报告的全部内容。 3.以报告内容和逻辑性为中心进行指摘和评价 4.须注意决策者的指摘对报告者往后业务时间的影响 5.决策者应当场明确传达指示，确认对方已经理解事项 6.需要再报告的情况，与对方确认再报告时间 7.在社内应形成“深思熟虑、利用简单资料、进 行报告”的氛围 8.决策是决策者的事情，尽量提高决策速度。 9.最后向大家说声“辛苦了”和“感谢大家” 总结论点，进行讨论，在最短时间内得出结果 *