昌平区档案整理课件-昌平区教委.PPT

文书、教学档案整理各个环节要点 分类 保管期限 工作流程 收集整理内容和要求 卷皮和卷内目录书写要求 口取纸的填写 * * 教育系统文书、教学档案整理课件 档案的基本概念 档案业务工作的内容 文书和教学档案收集整理要求 教科研档案归档范围 一、档案的基本概念 1、档案的定义：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”很显然，“档案”这个概念的内涵是人类在社会实践活动中直接形成的原始的历史记录，它的外延是具有这种属性的各种形式的文件材料。 2、档案的特点： 档案是直接形成于社会实践活动的原始记录。档案都是伴随着人们实践活动自然而然地产生的，是最为原始的历史记录。 档案和文件是处于不同阶段的同一事物。二者既有密切联系，又有显著区别。其间的联系在于文件是档案的前身，是形成档案的基础 档案来源广泛，内容丰富，形式多样。就档案载体来说，古有甲骨、金石、竹木、缣帛、纸张，近现代又有胶片、磁带、磁片和光盘等；就信息记录方法而言，有手写、刀刻、印刷、摄影、录像和数字化存贮等；就信息表达方式来讲，有文字、声音和图像等。 二、档案业务工作的内容 按照我国档案界的习惯，档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等六个方面，简称“六个环节”。 1.档案收集工作 2.档案整理工作 3.档案鉴定工作 4.档案保管工作 5.档案统计工作 6.档案的利用工作 综合档案室 文书档案 专业档案 会计档案 基建档案 设备档案 科研档案 实物档案 照片档案 学校党、政、工、团的计划总结，光荣册,信息,行政管理,人事材料等等德育教学学生管理开的材料会计凭证、会计帐簿、会计报表、其它类等材料学校工程项目改扩建购买机器、设备科研课题、论文成果学校所获奖牌、奖杯、证书各种会议、活动照片（纸质、数码） 2、保管期限 永久 50年 30年 15年 5 年 档案工作整理流程图 贴签 审核 套打卷内目录 归档组卷 写封面 排号 套打案卷目录 盖章 存入学校综合档案室进行统一管理、查阅 资料收集 确定内容 编页码 拆除书钉 打孔装订 收集工作的内容 按照归档制度的要求，结合中小学归档范围和保管期限表中规定的内容，制定自己单位需要归档的文字资料。 本单位形成的文件材料是归档重点内容。 文件材料的不归档范围 ①无查考价值的文件：临时性的文件或外机关抄送本单位参考的文件。 ②重复性文件：同一文件的重份文件，一般文件的历次修改草稿、复制本等。 收集注意环节 平时过程性材料要注意留存，因为上级来检查，不能凭借光听课和领导汇报，需要听从档案中看到过程中活动是如何进行的。 档案整理上架时间：各部门形成的文件材料，由兼职档案员在次年3月底前收集、审定交到学校档案室，在次年6月底前完成立卷、归档和上架工作。教学档案在9月底前完成收集、审定，在本学年11月底前，完成分类、立卷、归档、上架任务。教科研材料是课题结束后交档案室。 分类、卷内整理 排列卷内文件 编页号 填写卷内文件目录、备考 拆除文件上的金属物 装订案卷 拟写案卷的标题，揭示卷内文件的成分和内容 档案上架之前的检查及调整 档案整理环节 归档文件材料质量要求 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等符合档案保护要求。铅笔、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸等字迹材料不能归档。字迹模糊或易退变的应复制并附于原件后一并归档，已经破损的应托裱，纸张按A4规格折叠。 文书和教学档案归档卷皮书写要求 1、文书档案归档按年度机构分类，即党支部、工会、团队、办公室、总务处，卷皮第二行处写机构名称 2、教学档案归档按学年度，不写机构名称，卷皮第二行只写“教学类”，案卷排列的先后排序是德育、教育、学生管理 3、文书、教学档案是从开始建档案以来并按保管期限大流水排序。 卷内目录及卷面打印 档案皮 套打后 卷皮、卷底、卷内目录 都要求是计算机打印 将文件目录内容逐项镶入档案专用卷皮表格中 卷 内 文 件 目 录 顺序号 文 号 责 任 者