access数据库应用教程6,使用报表.ppt

为报表添加字段 为报表添加字段 为报表添加字段 从字段列表窗口将选中的多个字段或单个字段拖放到报表设计中，即可为报表添加显示字段的控件，称为字段控件。字段控件是在设计表时指定的显示控件，绝大多数字段默认它为文本框。每个字段控件都有一个附加的标签显示字段名称。 为报表添加字段 为报表添加控件 使用报表设计器可为报表添加控件。 工具箱 使用标签 使用文本框 使用组合框和列表框 使用子报表 工具箱 在“工具箱”中单击控件，然后在报表设计器中拖动鼠标，即可添加控件。 工具箱 使用标签 使用标签 Access的“格式”工具栏 使用文本框 文本框既可用于显示文本，也可用于创建表达式。表达式中可以使用字段、函数（如页码和日期），或者是复杂的数学计算。 使用文本框 使用文本框 使用文本框 文本框控件中显示“未绑定”表示没有为其指定记录源或表达式。要为文本框指定记录源，可在属性窗口中将文本框的“控件来源”属性指定为相应的字段或表达式。 要为文本框指定表达式，可单击文本框，将插入点定位到文本框中，然后输入以等号（=）开头的表达式。 使用文本框 在表达式中，可用字段冒充引用记录源字段，可用方括号将字段名称括起来。 Access在计算表达式时，首先用字段名或函数来匹配表达式中的字符串。若不能解释为字段名或函数，则作为参数处理。在预览或打印报表时，Access则会显示一个对话框提示输入参数。 使用组合框和列表框 组合框和列表框都用于显示一系列数据，两种控件的使用方法基本一致。使用控件向导可快速添加控件，下面分别介绍如何使用控件向导，利用表/查询或输入数据创建组合框控件。 使用表/查询创建组合框 使用输入数据创建组合框 使用子报表 使用子报表 可以从“数据库窗口”中将表、查询、窗体或报表拖动到报表设计器中来创建子报表。拖动表、查询或窗体，Access会打开“子报表向导”，以定义子报表与主报表之间的联系字段，从而在子报表中显示主报表特定记录的相关信息。 对数据排序与分组 排序是确定记录数据在报表中的一个或多个字段的显示顺序。分组则是将相关记录分到一个组中显示。例如，可按药品种类分组显示药品信息。 定义报表排序与分组规则使用“排序与分组”对话框。可用下面的方法打开“排序与分组”对话框： 对数据排序与分组 对数据排序与分组 对数据排序与分组 指定分组和排序字段 指定排序方式 设置组页眉/页脚属性 设置分组形式 设置如何打印分组 指定分组和排序字段 指定排序方式 默认排序方式为“升序”，可在字段右侧的“排序次序”列的对应单元格中选择“降序”排序。 设置组页眉/页脚属性 设置分组形式 设置分组形式 报表设计器创建报表 在“新建报表”对话框中选择“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮。 在“新建报表”对话框中双击“设计视图”选项。 设计视图中显示的就是报表设计器。在设计器中，通过添加字段、控件、图表或者子报表来创建报表。 报表设计器创建报表 使用报表向导创建报表 报表向导通过对话框提问的方式帮助用户创建报表。报表向导创建的报表为表格式报表，可以对数据分组，执行各种汇总计算。 打开报表向导的方法有如下几种： 使用报表向导创建报表 使用报表向导创建报表 使用图表向导创建报表 图表向导用于创建图表式报表，在“新建报表”对话框中选择“图表向导”选项，然后单击“确定”按钮，即可启动图表向导。 使用标签向导创建报表 标签向导用于创建标签式报表，在“新建报表”对话框中选择“标签向导”选项，然后单击“确定”按钮，即可启动标签向导。 使用自动报表功能创建报表 Access 2003提供了两种自动报表：纵栏式报表和表格式报表。 在“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：纵栏式”选项，然后单击“确定”按钮，Access使用执行表或查询中的数据快速创建一个纵栏式报表。 在“新建报表”对话框中选择“自动创建报表：表格式”选项，然后单击“确定”按钮，Access使用执行表或查询中的数据快速创建一个表格式报表。 使用“自动报表”命令创建报表 将表、查询或窗体另存为报表 在“数据库窗口”选择某个表、查询或窗体对象后，选择“文件/另存为”命令，打开“另存为”对话框。 从对话框的“保存类型”下拉列表中选择“报表”选项，为新建报表指定一个名称，然后单击“确定”按钮，即可将选定对象另存为报表。 将表、查询或窗体另存为报表 使用报表设计器 使用报表设计器可定义报表的基本结构、页面大小、指定记录源、添加字段、添加控件、对数据进行分组排序等操作。 报表基本结构 报表页面设置 为报表设计器指定记录源 为报表添加字段 为报表添加控件 对数据排序与分组 应用举例——设计“药品信息”报表 报表基本结构 Access报表各个部分被划分为多个“节”，不同节处理数据