第二篇章 秘书人员的素质.ppt

摆正位置，自尊自重，平等待人 　　　　 “下属”而非“奴仆”； 不可盲目遵从； 案例：良禽择木 “协调”而非“指挥”； 不可妄自尊大； 不可越权办事 案例：危险的“错觉” 严守机密，提高警觉 　　第三大硬功：宁死不说的铁嘴钢牙。由于秘书和领导基本上形影不离，领导所作所为、所思所想，秘书最为清楚。如果你是个大嘴巴子，肯定用不了一天就被领导踹出门外去了。功夫老练的资深秘书，就是到了渣滓洞用上火刑，也照样是一个字也透不出来。 　　　－－《没有七大硬功就别去当秘书》 　案例：男朋友 守口如瓶的美德 　 严谨细致，迅速敏捷 　　　无微不至和无懈可击　　 　　秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都有可能带来无法想象的可怕结局，对此绝对不能掉以轻心。 　　　案例： 　　　　One thing,once 　秘书“八戒” 一戒盲目遵从、缺少主见 二戒作风浮躁、处事不稳 三戒心胸狭窄、缺少气度 四戒私欲膨胀、忘乎所以 五戒妄自尊大、脱离群众 六戒头脑空空、不学无术 七戒假承意旨、越权办事 八戒麻痹大意、失密泄密 　　　　　－－《秘书之友》1996年3期 第二节　秘书人员的知识结构及能力要求 　 　　　知识是能力的基础、源泉，能力有赖于知识，但不等同于知识。 一、秘书的知识结构 　　　知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。 　　是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。 　　　“一位秘书常被认为是一位‘万能博士’，她是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家、一位饱学之士、作家、业务律师、机械师、上司的私人财务出纳、跑街女郎与办公桌的清理人。” －－ (美)赖特：《秘书工作手册》 秘书人员的知识结构的总体应体现： 　　一、丰富性（宽阔性） 　　二、动态性－ 　　三、层次性（整体合理性） 了解新技术的秘书小琳 　　　小琳是北京某机械公司总裁办的秘书。由于近年机械行业竞争激烈，利润微薄，公司打算开发纳米技术产品以形成新的利润增长点。一天，公司召开临时董事会，讨论纳米产品项目的问题。由于与会董事大都是从事机械产品的研发和生产的，对纳米技术了解得不多，所以尽管技术总监用原子、电子负荷等原理加以解释，大家还是听得云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了。 　　　这时，坐在总裁身后做会议记录的小琳轻声请示总裁，能否允许自己为大家讲解。总裁马上点头。于是小琳用通俗的语言讲解了什么叫纳米、纳米技术的功效、纳米技术的应用等，使会议达到了预期的目的。 　　　会议结束时，总裁宣布，由小琳负责整个纳米技术产品项目的协调工作。 “作为一个公司的秘书，必须有相应的财会税务方面的知识。会计和税务方面的数据，是一个企业进行管理的最基本资料，公司领导最关心的就是财务方面的数据了。虽然财务部门每个月、每个季度都要向他们提供财务报告，不需要我们具有这方面很高的专业水平，但是，我们秘书一般的财务报告和财务报表还是要能看懂。通过了解财务方面的情况，能知道公司目前经营现状和发展前景，这样，在协助领导工作时，不至于两眼一抹黑。如果你们连增值税和营业税、所得税、费用和成本这些基本的概念都分不清，那我建议你们都辞职，回去念几年书再来上班。”　　　　　 —某秘书科长 二、 秘书知识结构的模式－ 　　　“通才型”（复合型）的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。 　　基础知识－ 　　专业知识 　　行业知识－ 　　边缘相关学科知识 　　　某县1992年刑事犯罪51件，1993年刑事犯罪18件，秘书在上报材料中写道：“1993年刑事犯罪数比1992年下降了1.83倍” 新浪与智联招聘的一项联合调查结果： 　　40%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景，34.30%的人认为具备专业知识的秘书更有出路，只有9.92%的人认为不需要。 日本高等院校秘书学科课程门类设置 课程门类 培养目标 课程设置 教养教育科目 向上分野表现力 类似我国的基础课但又不完全相同，主要是进行秘书的素质培训，既有知识、修养，又包括文艺、体育等在内 体育（健康体格）与书法两科 人文教养 文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化 社会教养 国际知识(类似于世界历史、地理与世界文化、政治等)；现代社会(主要指日本国内的社会文化、经济、政治以及社会服务事务) 科学教养 妇女科学；环境科学；自然科学；健康科学；生活科学；情报科学 专门教育科目 秘书基础知识 即秘书学科专业基础课和专业课，主要培养秘书专业素养和业务技能 秘书概论、社