第五章_采购与付款控制的设计.pptVIP

第五章 采购与付款控制的设计;教学内容：;教学目的：;重点、难点：;第一节　采购与付款控制的内容; 《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》要点： ;请购 ;《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》 第五条指出：;一、部门设置;预算或计划部门 　主要任务：编制、汇总、实施和监控企业的采购计划和资金预算 　主要职责： 按照年度、半年、季度、月份等会计期间编制采购业务计划，并进行规定的审批程序 根据采购活动的实际情况与采购计划的差异，办理采购计划的调整手续 监控采购计划的执行情况，对偏离计划的差异进行分析，查明原因并提出解决方案 对日常的采购活动进行管理。 ;物料或劳务的使用部门 　是指接受采购物料或劳务的部门 　主要职责： 考察部门物料或劳务的短缺情况，及时提出采购申请 编制请购单据，并按程序报送有关部门审批 评价供应商的劳务或物料质量和服务等信息，监督采购实施过程;物料或劳务的验收部门 　按照合同的标准，对购进物料或劳务的数量、规格、质量等属性进行检查 　主要职责： 根据验收结果，评价供应商的产品质量，协助采购部门的供应商选择决策 按照使用部门的要求制定验收标准，并将信息传达给采购部门 制定有关的验收程序和验收人员管理制度，对购进的物料或劳务进行实际的验收工作。 ;仓库管理部门 　主要任务：采购商品的暂时接收、贮存和保管，保证采购商品在仓库内的安全 　主要职责： 　负责制定仓库管理制度，对接近采购商品的人员进行控制 　根据库存商品的数量等信息，负责审核使用部门的请购单 　自身需要使用的商品的请购 　按规定妥善保管采购商品。 ;财务会计部门 　 对采购付款活动的资金运动过程进行控制，并确认、计量采购业务活动的会计信息，以及进行采购资金的结算和使用控制 　主要的控制内容： 　负责制定采购资金预算和使用规范 　传递采购资金运动的结算单据和凭证 　设置专门管理采购业务的会计岗位 　对采购经济活动进行会计核算。 ;二、岗位分工;案例简介 　　据2001年10月5日的《新闻晨报》报道，北京市第二中级人民法院判处原北京市第六市政工程公司水电工程处利用职务之便贪污公款840万元民币的主任沈某死刑，缓期两年执行，剥夺政治权利终身，并没收个人全部财产。法院经审理查明，1998年2月至10月，沈某在担任北京市第六市政工程公司水电工程处主任期间，利用职务之便，用向他人索要的空白合同及空白商业零售专用发票，伪造了工矿产品购销合同，虚构了水电工程处从北京某电线电缆有限公司购买价值382.6万元电力电缆的事实，并指令保管员填写虚假的材料入库验收单，又用写有187.04万元和195.6万元的两张空白发票平账。在此期间，沈某还分个别将其所在单位共计358 万元的两张转账支票转入其女友刘某的人股票账户内，用于个人炒股和购买房产、汽车等，案发后退回及追缴人民币141余万元、港币余130万元。 要求：　 　请分析指出该单位在内部会计控制方面存在的主要缺陷？;　案例点评 　　从本案例可以看出，原北京市第六市政工程公司水电工程处主任沈某之所以能够贪污挪用公款达840万元，除其自身政治道德因素外，还表明在该市政工程公司的采购流程内部控制中存在严重的问题。 　　本案中存在以下内部控制缺陷： 　　（1）电力电缆的请购、审批和实际采购全由沈某一个人完成，没有达到上述不相容职务相互牵制的问题，为虚假采购创造空间。 　　（2）采购和验收没有形成牵制。在采购过程中采购人不能同时负责货物验收工作，否则可能会造成采购人员购买劣质材料。本案例中虽然采购人与验收人为两个人，但是由于保管员受沈某控制，实际上采购职务与验收职务两者根本没有起到相互牵制的作用，导致采购与验收如同一个人执行，从而产生了虚假的材料入库。 　　（3）在采购的最后环节，即应付账款的控制上对于入账凭证的审核不严密造成应付账款的入账依据不真实，沈某是用两张空白发票平账，可能是由于会计部门在审核该应付账款入账依据时没有审核这两张发票的真实性或者会计部门也受沈某一人控制，造成虚假应付账款。;　　此外，市政工程公司支票管理也存在漏洞。在支票支出时，都必须有经核准的发票或其他必要凭证作为书面证据，在支票上写明收款人和金额，且由专人签发。在本案例中，沈某在将两张转账支票转入个人账户时，没有提供任何支票支出所需的任何有效书面证据，造成公款变为私款。 　　总之，本案的发生，让我们进一步明白采购环节内部控制的重要性，内部控制不完善，将会造成严重的公款流失或者采购材料的浪费。 ;三、会计记录;主要的记录： （1）采购申请单 　　　是由使用部门或领用部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。企业各部门所需要的材料、商品和其他物资，应当通过填写申购单的方式申请购货。申购单应进行连续编号，审批后送交到采购部门