档案管理培训(上、下).ppt.ppt

二O一一 年 四 月 一、什么是档案 简单的说：就是记录某个对象发展历程的各种信息 。 一、什么是档案 档案概念有百余种： 法语国家 认为文件（文书）一旦形成就叫做档案 英语国家 认为文件进入档案馆后才叫做档案 国内 有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能称作档案； 有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之为档案 …… 一、什么是档案 档案的最新定义 组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息 二、档案的种类 二、档案的种类 二、档案的种类 二、档案的种类 二、档案的种类 二、档案的种类 二、档案的种类 三、档 案 管 理 档案管理包括哪些内容： 档案管理的意义： 四、企业档案管理 （一）企业档案通常包括的内容 （二）企业档案分类 （二）企业档案分类 （三）企业档案管理 （三）企业档案管理 （四）企业档案归档大致步骤 （五）企业档案的使用 二O一一 年 四 月 企业档案归档大致步骤 （一）收集文件 （二）区分年度 （三）划分期限 （四）文件装订 （四）文件装订 （四）文件装订 （五）文件排序 （六）文件编号 （七）文件著录 （七）文件著录 （八）填写备考表 （九）文件装盒 （九）文件装盒 （十）打印目录 （*）使用原则：“先审批、后使用” 谢 谢！ 祝 大 家 工 作 愉 快！ 保管期限—机构—时间（档案室） 机构—保管期限—时间 机构—时间（部门） 归档文件应逐件在首页上方空白处用红色印泥或黑色墨水端正、清晰地盖上档号章 每年归档工作结束后，发现有未归档文件？ 可将该文件排在相应年度已归档文件之后编目归档。 件 号 期 限 机 构 类别号 年 度 全宗号 即建立目录。著录项目必须准确、详细，以提高利用文件的查准率、查全率。 必须著录的项目有：序号、文件题名、责任者、文号、成文日期、全宗号（没有全宗号可留空）、页数、件号、归档年度、保管期限等。（见图样） 机构 短 期 保管期限 2011 年度 A 类别号 全宗号 归档文件目录 2 备注 文件格式 5 归档页数 2005-06-02 日期 关于×××的通知 题 名 从府[2005] 号 文号 从化市人民政府 责任者 1 件号 备考表：即盒内文件情况说明表。主要用于填写 本盒文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需要 说明的情况，如无上述情况，可暂不填写。 整理人：由负责本盒文件整理归档的人员签名。 检查人：由负责本盒文件归档质量审核的人员签名。 日期：填写归档的年、月、日。 将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，文件松紧要适当，盒满为限。同一盒内同一年度，同一保管期限。 在档案盒的背脊上填上以下项目：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、机构（不分机构的单位可空）、起止件号。（详见下图） 起止件号 期 限 机 构 年 度 类别号 全宗号 全 宗 名 称 1－28 起止件号 短 期 期 限 机 构 2005 年 度 A 类别号 全宗号 × × 公 司 档案盒背脊式样 已填好的档案背脊事例 （十一）入库装箱柜 目录包括内容： 文件盒背脊信息 文件著录 档案柜编号 文件盒摆放原则：由上至下、从左至右 采用竖放 档案使用时限、地点、方式应按照审批范围内使用； 档案使用地点原则要求在公司内，因工作需要需带离公司的，应经批准后方可带出； 档案的收发和传递，由指定人员担任，实行签收制度，各公司可根据需要对档案进行按级别查阅的保密措施； 借用档案文件，须做好登记，并注明用途及归还日期。 档案管理基础知识（2011-4） 档案管理基础知识培训（上） 对象 人类 国家 个人 某个事项 等等 载体 骨头 竹简 锦帛 纸 胶片 等等 按照档案来源、时间、内容和形式特征的异 同点，档案可以有很多层次的划分。 （一）依据档案的形成分 根据档案形成者可分为国家机构档案、党派团体档案、企业单位档案、事业单位档案、名人档案等。 （二）根据档案内容性质分 根据档案内容性质可分为立法档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、经济档案、科学技术档案、艺术档案、宗教档案等等。 上述每种档案，又可具体细分 （三）根据档案的载体形式分 根据档案的载体形式可分为石刻档案、泥板档案、甲骨档案、金文档案、简牍档案、锦帛档案、纸质档案、纸草档案、羊皮档案、蜡板档案、棕榈叶档案、桦树皮档案、胶片档案、磁带档案等等多种新型的载体 （四）按照记录信息方式分 按照记录信息方式可分为文字档案、图 形档