第十章 专门档案的管理J.ppt

常见的会计档案分类方法： （二）会计账簿的组卷 二、声像档案的收集归档 （一）声像材料的收集工作 1、首先要加强宣传工作，增强群众的档案意识。 2、档案机构要采取一定措施引导与控制声像材料的流向，保证收集工作的落实。 3、收集工作要着眼于平时。 （二）声像材料的归档制度 1、声像材料的归档范围： “以我为主” 2、声像材料的归档时间： 随时归档 “两段式归档时间” 年终归档 3、声像材料的归档要求： ⑴归档的声像材料应力求是原底片、原件(原声磁带)。 ⑵归档的声像材料要齐全完整。 ⑶对归档的声像材料要进行选择和鉴别。 三、声像档案的整理、鉴定和编目 底片 照片档案 照片 文字说明 声像档案 录音档案 录音录像档案 录像档案   照片档案的整理： （1） 底片的整理方法、要求 底片采取装入底片册单独存放。一本底片册为一卷。 ①底片分类 ②底片的排列、编号 格式是两段式: 底片册（卷）号---底片号， ③底片装袋插册： ④填写底片册芯页：包括底片编号和底片类型。 ⑤填写底片册内封面和备考表。 ⑥填写底片册脊背项目： 主要包括以下项目： 全宗号： 目录号： 案卷号： 年 度： （2）照片的整理方法、要求 ①照片档案的分类、组卷：按专题---年度分类，就是根据照片所反映的内容，首先设计出专题的名称，每一专题之下按年度产生的时间顺序排列照片，只要照片册中有空位，属于同一专题的照片就按年度时间顺延排列，直到照片册用完为止。 ②照片的排列： *照片排列是指照片在照片册中的排列顺序。 *排列时，注意先排组（一次活动、一次会议形成的照片就为一组），后排张。 *一组的照片，不要分散。 每组照片的排列顺序： 如一次会议的照片排列顺序为： *有会议会标的大会会场的照片； *大会主席台的照片； *大会主持人主持会议的照片； *大会发言人的照片； *领导为先进单位颁奖的照片； *大会群众场面的照片。 ③照片的编号： 格式采用两段式：案卷号---照片号。 在编号时注意：每一本照片册是一卷，每卷内从“1”开始编号，做到不重、不空、不漏。照片号分别填写在该张照片的说明中和照片的背面。 ④填写照片说明：包括总说明和分说明。 ＊总说明是指这一组照片的说明，要求要有时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等六方面的要素。总说明要求填写在每组照片的第一张的上方空白处，字数在200字左右，要求文字简洁、通顺。 分说明:是指每一张照片的说明.包括： 　 ⑥填写照片册内封面和备考表。 （3）照片档案的案卷排列。 ＊照片档案是由底片、照片及文字说明构成，底片册和照片册在整理完成后，按照时间顺序，统一排列案卷号。 （4）填写照片档案案卷目录 （5）特殊规格的照片的整理方法： ①小于照片册芯页的照片（如8—10寸），可采用空白芯页插放，并以每张为单元填写文字说明。 ②超大、超长的照片，可装盒或装袋平放，但是盒内或袋内要有照片的编号和文字说明。 （三）照片档案的鉴定 （1）照片档案的保管期限：应定为永久或长期，或者参照与之同时形成的纸质载体档案，期限应相同。 （2）照片档案价值的鉴定方法：①照片的形成年代；②照片反映的内容；③照片的制成材料和技术质量。 ⑴照片档案在入库前，应认真细致的检查。防止受污染的照片、底片入库，如果已经污染，要进行技术处理。 ⑵在接触底片时应注意不要污染底片，要带上洁净的手套操作 ⑶保存照片档案的库房要干燥、凉爽，防光、防尘。应用专门的档案柜（防磁柜）存放照片档案。照片档案的适宜温湿度为：底片：13-15℃；35-45%。照片：14－24℃；40－60％。库房内昼夜温度变化不应大于±3℃；湿度变化不能大于±5%。 ⑷使用规范的照片档案装具。照片册盒底片册的存放应采取立放形式。 ⑸要建立照片档案定期检查制度，发现问