01文件编制导则.docVIP

湖北宏祥玻璃制品有限责任公司 管 理 文 件 文件编码 HX-C-4.2.3-01 版 本 A 修改状态 2 名称 质量体系文件编写导则 页 码 1/3 1目的 为规范本公司质量管理体系文件的编制方法，指导编写人员在编制过程中的统一管理；明确管理体系文件编写要求、方法、格式、编码、编号规则，特制定本导则。 2范围 本导则适用于本公司的质量手册、程序文件、作业文件和记录的编制。 3职责 3.1办公室负责质量管理体系手册的编写以及管理体系文件的编制和管理，协调和组织各部门有关文件的编制及所有体系文件中的审核工作。 3.2各部门负责本部门文件的编写和执行。 4内容 4.1手册的编制 4.1.1封面设计（见手册封面） 4.1.2手册表头 湖北宏祥玻璃制品有限责任公司 质量手册 章节号 版本号/修改码 标题 页 码 4.1.3管理手册内容 按照管理体系标准条款编写。 4.2程序文件、作业文件 4.2.1封面设计（见程序文件封面） 4.2.2内容 4.2.2.1正文必须包括目的、范围、职责内容、相关文件、记录 湖北宏祥玻璃制品有限责任公司 管 理 文 件 文件编码 HX-C-4.2.3-01 版 本 A 修改状态 2 名称 质量体系文件编写导则 页 码 2/3 4.2.2.2表头格式见下表 湖北宏祥玻璃制品有限责任公司 程序文件 文件编码 版本 修改状态 名称 页 码 4.2.3程序、作业文件编码 HX - (- ((( - ((     顺序号  标准条款号  文件分类号 “宏祥”两字汉语拼音缩写 4.2.3.1程序文件受控编号4.2.2.1 文件类别代码 质量手册—— A   程序文件—— B  规章制度—— C 工艺要求—— D 检验标准—— E 记录文件—— F 4.2.3.2 文件受控编号 总经理—01 管理者代表—02 办公室—03 质技部—04 生产部—05 财务部—06 供应部—07 销售部—08 备注：如果一个部门发放的文件超过2份及以上时，应在上述编号后加分编号。例如办公室发放3份文件，则受控编号分别为03-1、03-2、03-3以此类推。 例：HX-B-6.2-01 宏祥公司办公室执行的人力资源控制程序文件 4.3记录编制 4.3.1封面（整理装订）自行设计制定 4.3.2记录编码，见4.2.3条款中程序、作业文件编码规定 4.3.3记录格式 根据需要制定，应保证反映该记录所要求证实的质量信息准确、真实，同时应有编制人，批准人（或填表人、部门主管）签名，另外每份记录上应有编码、编号、保管部门、保存期眼等项目注明，记录编码位于记录名称下右上方。 湖北宏祥玻璃制品有限责任公司 管 理 文 件 文件编码 HX-C-4.2.3-01 版 本 A 修改状态 2 名称 质量体系文件编写导则 页 码 3/3 4.4文字编辑要求 4.4.1层次名称 编号示例 章 1 条 1.1 条 1.1.1（条可根据要求细分，但应避免过度细分） 段 在页面左边偏后两个汉字符，移动时顶格排列。 4.4.2文件标题可用宋体小二号加粗字，文件的章一般可用宋体小四号加粗字，其余文字可用宋体小四号字，各章之间空一行。 4.4.3正文可用1.5倍行距，打印时页顶尾空2.54cm，左右空3cm。