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实训项目2：文书立卷 一、实训目的 ◎掌握“三合一”制度编制方法。 ◎准确判断文件类别及保管期限。 ◎掌握组卷方法。 ◎掌握卷内文件排列方法。 ◎掌握拟写案卷标题要领。 ◎完整填写档案盒封面及脊背。 ◎正确装订案卷。 ◎掌握案卷目录编制方法。 二、基础知识 ◎1951年我国政务院颁布《公文处理暂行办法》规定，归档文件以一案一卷为原则。此方法沿用至今，目前主要用于档案现代化管理水平低，档案数量不大，机构变动平凡的中小企业、事业单位和其他社会组织。 ◎文书整理归档的基本原则：遵循文件形成的客观规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值、便于保管和查找利用。 ◎“三合一”制度是把一个单位的档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表三个文件统一起来形成一个文件。 ◎文书立卷方法为“六个特征立卷”方法，文书六大特征即作者特征、问题特征、名称特征、地区特征、时间特征、通讯者特征。 三、基本技能 ◎根据一个单位文件材料形成情况及相关规定，制定分类方案、归档范围及保管期限表。 ◎以单位“三合一”制度为依据，划分文件材料类别并确定保管期限。 ◎运用“六个特征立卷方法”组卷。 ◎结合时间、主题、地区、作者、名称、重要程度等排列卷内文件；依次编号，填写卷内文件目录、备考表。 ◎用简明的语言概述卷内文件内容。 ◎确保装订位置正确，利于档案保护。 ◎排列案卷顺序，编制案卷目录。 四、工作流程 工序1 工序2 工序3 工序4 制定 “三合一” 制度 选择分类方法 确定类别 确定归档范围 确定保密期限 分类 将文件材料 按年度分开 将文件材料 按类别分开 将文件材料 按问题分开 将文件材料按 保管期限分开 组卷 平时组卷 年终调整 —— —— 排列卷内文件、 编号、编目 排列卷类文件 编页号 填写卷内 文件目录 填写备考表 拟写案卷标题 分析卷内文件 拟写案卷标题 —— —— 填写封面及 脊背 设计封面 填写封面 设计脊背 填写脊背 装订 修整文件 检查卷内文 件排列情况 沿装订线钻孔 用索子装订 排卷编目 排列案卷 编制案 卷目录 —— —— 实训1：制定“三合一制度” 1.任务：编制单位“三合一制度” 2.要求：⑴分类方法选择正确。 ⑵分类科学。 ⑶简洁，操作性强。 3.评价标准：⑴分类方法项满分40分。没有关于分类方法选择的规定扣40分。 ⑵分类科学项满分30分。分类随意扣30分；分类存在一定错误扣20分。 ⑶制度合理项满分30分。制度缺乏可操作性扣30分；制度叙述不简洁扣20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：学生分组模拟，选派代表发言，教师评价。 6.时间安排：30分钟 实训2：分类 1.任务：把提供的文件材料依据提供的“三合一制度”进行分类、确定保管期限。 2.要求：⑴按年度分开时要具体问题具体分析： ①一般以签发日期（或落款日期）为准，判断文件所属年度。 ②跨年度形成的文件，一般在归类时归入办结年度。 ③几份文件作为一件时“件”的日期，以装订时排在前面的文件的日期为准。 ④实行专业年度的文件。专业年度是某些行业、部门在专门工作中使用的与自然年度的起止时间不一致的年度。如果其专业工作按专业年度进行，其他工作按自然年度进行，且档案文件统一管理，就应将专业年度与自然年度结合起来进行分类。 ⑤档案文件上没有具体时间的情况。用考证的方法来判断文件的准确时间。 ⑵文书材料分类要按照分类方案中最低一级类别分开。 ⑶将文件材料按其内容分开。 ⑷将文件材料按不同保管期限分开。 3.评价标准：满分100分。准确判断年份；将材料按分类方案最低一级类别；将文件材料按其内容分开；将文件材料按保管期限分开。每一项不符合扣25分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组模拟，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：20分钟。 实训3：组卷 1.任务：将已经分类的文件组卷。 2.要求：⑴以按“问题特征”立卷为主，兼顾其他特征，保持文件之间的紧密联系，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。 ⑵组卷时应考虑每一个案卷内的文件数量。一个案卷卷类文件一般不多于200页左右，一般也不能少于40页。否则，则应考虑与其他类案卷合并。避免“一柜子档案，半柜子卷皮”。 3.评价标准：⑴卷类文件数量合适满分20分，过多或过少扣10分。 ⑵能正确运用文件“六大特征组卷”满分40分，卷内文件组卷混乱扣20分。 ⑶案卷保管期限准确满分20分，保管期限混乱或者在特殊情况下没有就高来确定保管期限扣10分。 ⑷组卷能保持文件之间的有机联系满分20分。 4.评价办法：百分制。 5.实训组织：分组进行，按照评价标准，学生互相评价。 6.时间安排：10分钟。 实训4：排列卷类文件、编号、编目。 1.任务：把准备组成一卷的文件进行排列，依次编页号，填写卷内文件目录。 2