兴茂集团报账管理制度及流程汇总.doc

兴茂集团报账管理规定及流程 一、报销总则 为了规范集团各部司各项费用报销程序，确保各部司账务及时报销、各项费用支出得到合理控制，特制定如下报销流程。 二、各项费用报销细则 （一）通讯费 按照集团《通讯费管理办法》享受集团通讯费报销标准的员工将当月通讯费发票交所在部司办公室主任，由办公室主任（或内勤）按照集团通讯费报销标准审核并按部门汇总填制付款凭证，经财务审核登记后到资管中心核对报销。 通讯费报销在集团核定的通讯费报销标准范围内据实报销，超过集团核定报销标准的按集团核定报销标准报销。因特殊情况超过集团通讯费核定标准或因公产生的长话费、漫游费等由经办人凭通讯费发票和通讯费清单填制付款凭证，各部司总经理审签，传集团行政人事部审核签字后传资管中心，经财务审核登记，由办公室主任（或内勤）到资管中心核对报销。 （二）交通费、差旅费及探亲休假费用 1、交通费及差旅费报销要严格按照集团《交通费、差旅费管理办法》的规定进行报销，职工因公交通费报销由当事人凭票填单，部门负责人签字，部司总经理审签，财务审核登记,各部各司办公室（或内勤）汇总后统一到资管中心报销。 2、职工因公出差需要乘坐飞机，需提前三天上报行政部票务专员预订机票（因特殊情况不能提前预订机票必须请示集团领导同意后行政部方能预订机票）。具体流程为：出差人员出差前填制出差申请单（注明起止地点、出发时间等）经部司总经理审批同意后上报行政部票务专员预订机票。每月末行政部票务专员凭机票发票（附经审批的出差申请单）按部司填制付款凭证并编制机票报销汇总清单上报行政部部长签字，经报集团领导审批，财务审核登记后到资管中心报销。 3、按照集团《员工探亲休假管理制度》享受探亲休假的员工，要严格按照集团《员工探亲休假管理制度》规定完善相关探亲休假手续，并按照《员工探亲休假管理制度》规定报销相关费用。职工探亲休假往返途中交通费由当事人凭票填单（附职工探亲休假审批单），部门负责人签字，部司总经理审签，人力部审批，财务审核登记,各部司办公室（或内勤）汇总后统一到资管中心报销。 （三）业务招待费用 集团各部门、各房产公司、建筑公司、物业公司、园林公司等业务招待费由各部司总经理根据下月工作计划及长远规划于每月20日前与董事长统一标准，并将与董事长统一并经审批的外联费用资金计划表交财务部和资管中心备案。发生的业务招待费由经办人填单,部门负责人签字,部司总经理审签,财务审核登记, 到资管中心按资金计划核对后先行报销,资管中心填制各部司汇总报账清单传董事长会签。 临时性外联计划需提前和董事长沟通统一后，由经办人填单,部门负责人签字,部司总经理审签,财务审核登记, 到资管中心按资金计划核对后先行报销，资管中心在汇总报账清单时注明计划外外联费用，并注明是否已请示董事长同意。 （四）材料费用 材料采购要严格按照《材料采购计划程序》进行采购，并按如下支付流程进行款项支付： 1、不能事先预料的小额备件及远程物资的采购，由材料科向分管总经理报告，经书面批准后由采购部直接采购；付款手续由信息员负责填写付款凭证（附验收入库单等），经统计对单审对登记，部门负责人审核签字，材供部总经理审签，资管中心核对报销。 2、锁定品牌及供应商的大众材料的采购，由供应商在信息员的指导下填写付款凭证（附验收入库单等），经信息员核对签字，经统计对单审对登记，部门负责人审核签字，材供部总经理审签，资管中心核对报销。 3、包工包料和设备设施结算（附验收表）按以下报账流程执行，支付进度款时必须由现场工程管理人员对质量签字，工程结算必须附现场验收合格表。 签字 顺序 签字人 承担的责任或职责 第1位 供货商 款项实得人（承担多付退回款项的责任） 第2位 分公司经理 平衡资金、组织现场管理责任、质量、组织现场管理 第3位 接管部门工程管理负责人 负责对工程接管质量确认验收 第4位 信息员或供应商 负责数量、有无方案、合同，质量核对样品、票据准确、往来清楚，平衡资金、支付数据准确， 第5位 统计员 支付数据准确性，核实支付附件的真实性、合理性、合法性、附件签字手续完善性， 第6位 材料科科长及材供总经理 负责有无方案、合同，质量核对样品、往来清楚，平衡资金、支付数据准确， 第7位 资管中心往来会计 支付数据准确性；核实附件张数，扣取借支款项。 4、材料费用单笔对外付款在2000元以上的原则上不予支付现金，须采用转帐支票支付，转帐收款单位名称必须为合同上约定的单位名称一致（若转账收款单位名称与合同约定不符，必须由合同签订方出具委托付款通知书）。 5、包工包料和设备设施采购合同按照合同主体单位项目工程管理负责人划分，属于房产签订的采购合同，由房产公司现场工程管理负责人签字，属于亚东建设集团签订的采购合同，由亚东集团项目公司现场工程质量负责人及栋号长签字。