撷取使用者需求.pptVIP

3-2 擷取使用者需求 在分析使用者需求的階段，第一步的收集既有的資料之後，系統分析師對產業的現況、企業背景以及將要開發的資訊系統目前的作業狀況，已經有一定的了解，接下來的工作項目是和使用者接觸，進行問題的發現，擷取使用者的需求，這一節將介紹一些擷取使用者需求的方法，包括開會、訪談、問卷、實地觀察等。 需求會議 開會可以說是擷取使用者需求最有效率的方法，各方相關的人員，空出一段時間來，針對將要開發的資訊系統的目標、範圍和功能，進行面對面接觸，溝通彼此的認知，找出真正的使用者需求，決定將來這個資訊系統要做些什麼，以開會的方式擷取需求，過程會是一連串的會議，一次會議要將資訊系統的需求決定，幾乎是不可能的事，在擷取使用者的需求時，必須一再的溝通、修改和確認，最後才可能找出真正的需求。 開會的過程: (依上圖之區分) 第一次的會議： 開始的會議是非常重要的，主要的目的是宣誓這個資訊系統開始開發，會議相關的人包括使用者單位的主管、主要使用者(key user)、專案經理、系統分析師、跨功能性單位的相關主管等人，再需求分析階段開始時舉行，這個會議有幾個重點: 1.高階主管的態度 高階主管的態度是資訊系統開發成功的關鍵因 素，會決定資訊系統開發時，受重視的程度，高階主管必須要正面、積極、肯定的態度來主持會議，並且能參與會議了解該資訊系統的目標和概念性功能。 2.開發團隊的準備 必須先收集資料，對企業運作、作業流程等有一定的了解，並且準備了將要開發的資訊系統可能的開發目標、範圍和功能，再來召開第一次會議，基本上，開發團隊會主導此次會議，認識使用者單位的人員，建立彼此溝通的管道，確認將來需求擷取的方法和會議的時程，事先的準備越是周全，越能獲得企業相關人員的支持。 3.使用者單位的認知 使用者單位的認知是另一個重要的關鍵，使用者和開發者之間的關係的建立，從第一次會議開始，資訊系統的擁有和使用是屬於使用者單位的，使用者要認知資訊系統是企業運作的重要助力，開發適用、有擴展性、具有競爭性的資訊系統，對企業或是部門本身都是很重要的事，開發資訊系統絕對不只是開發團隊的事，使用者必須當成是很重要工作來參與資訊系統的開發，使用者有正確的觀念會使接下來的需求擷取更順利。 需求會議： 和第一次會議不同，需求會議是比較小型的會議，針對這個資訊系統的特殊需求，由開發團隊和使用者單位的代表來開會討論，一次一次的腦力激盪、修改、確認，找出現行的作業方式以及操遇到的問題，接著討論可以怎麼利用資訊系統的作業來改進。使用者單位的代表，通常也稱為主要使用者(Key user)，必須是最了解部門實際運作的人，但不能是單位主管，因為通常單位主管非常的忙碌，有各式各樣的會議要主管去參與，比較沒有辦法及中心力在發展新的資訊系統上，主要使用者通常是在該單位的時間較久，而且熱心的人，了解部門運作的各種狀況，當資訊系統有新的做法時，主要使用者可以協助判斷可不可行。 需求會議必須要舉行多次，因為需求的確認，會使用多種工具，比如圖形化的工具，UML中的Use Case、次序圖、功能圖，或是一般的作業流程圖等其他的工具，使用者和設計者之間必須多次溝通，另外，開發者也可以使用雛形(Prototype)系統來確認需求，每一次的會議都必須確認上次會議的進行結果，以及下一次會議的進度。 確認需求會議 在最後的確認需求會議，必須把使用者對資訊系統的需求確認下來，包括系統的輸入、輸出、功能、績效和安全性，也就是將需求分點列出來，需要將相關的人再度召集起來，做最後的需求確認，使用者同意之後，就進入下一個階段系統設計。 開會要如何開才會有效率呢?首先開會的目的必須很清楚，要決定哪些項目必須一一的列出來，需要討論的議題應該先有提案，另外，會議的主持人必須節奏明快，不能在同一個地方打轉，非相關的人不需要出現，否則會很浪費人力時間。有幾個開會的重點，包含： 人：相關的人必須要出席，不相關的人不需要出席 事：開會的目的要很清楚，提案和討論都必須先事先準備周全，提案、附件都應該要事先給與會的人員 時：開會的時間要通知給每個與會的人員並且要確認 地：開會的地點要適宜 物：報告的設備要準備好 控制：開會的時間和節奏，必須要控制得宜，先報告上次的進度及結果，進行本次會議的討論內容，並決定下次會議的時間 開會的圖片: 訪談 訪談是由系統分析師對相關的人員進行面對面的細節的訪問，主要進行的步驟如下： 訪談準備 訪談人員決定 進行訪談 整理訪談內容 訪談準備： 訪談的內容，必須要事先準備，先對該使用者的工作內容有所了解，才能擬出適合的訪談內容，如果對該系統的開發已有一定的概念，那訪談的題目可以是封閉式的問題的方式，將範圍確定下來，如果對將要開發的